Infografía: Sistema HSEQ, 5 razones de peso por las que automatizar su gestión

Automatización de Sistemas Integrados

Hoy en día, las empresas exitosas y que actúan responsablemente con su entorno, deben responder eficientemente a una serie de requisitos que abarcan diferentes áreas: salud, seguridad, protección ambiental y gestión de la calidad en la prestación de servicios o productos.

Todos ellos se encuentran resumidos en el acrónimo HSEQ, que significa:

• Health (salud)
• Safety (seguridad)
• Environment (medio ambiente)
• Quality (calidad)

Estos sistemas de gestión se diseñan para ser herramientas útiles de trabajo. El momento en el que se descubre que un sistema de gestión empieza a ser un inconveniente más que una ventaja, es necesario adoptar medidas.

Para reconocer que es necesario replantearse una mejora del sistema se pueden responder a preguntas, tales como: ¿Considera que invierte demasiado tiempo cumplimentando formatos?, ¿La coordinación entre responsables no es fluida? o ¿Tarda mucho tiempo en recopilar los datos y analizar los indicadores?

Si la mayoría de las respuestas han sido afirmativas, necesita una manera de facilitar la ejecución de los procesos dentro de la organización, su solución es la automatización de los mismos.

La automatización de los procesos implica la utilización de herramientas tecnológicas para realizar las actividades que antes se ejecutaban manualmente.

Este proceso tiene unos objetivos muy evidentes en los procesos de la organización. Se reducen costes, el trabajo es más rápido y se eliminan los riesgos que ponían en peligro la seguridad del empleado.

Además, disminuyen los problemas de calidad por realizarse el trabajo de una manera más uniforme debido a las especificaciones dadas al automatismo.

Asimismo, las ventajas que ofrece una herramienta de automatización a cualquier empresa en la organización de sus actividades diarias son muy variadas:

• Se adapta a cualquier sector económico y tipo de organización, independientemente de su tamaño, ya que se puede personalizar en función de los requisitos particulares de la organización.
• Centraliza y facilita la disponibilidad y el manejo de la información desde cualquier dispositivo, permitiendo que el responsable pueda consultarlos y modificarlos en cualquier momento y lugar.
• Propicia el dinamismo en los Sistemas de Gestión enfocados hacia la mejora continua y a la obtención de resultados, con una notable mejoría de la eficiencia empresarial.
• Reorganiza la comunicación interna y externa al vincular una agenda de contactos. Permite al gestor planificar, asignar y avisar las tareas pendientes o prioritarias, de forma inmediata y sencilla. Así mismo, potencia la colaboración y la involucración de todo el personal, al estar todos implicados en los procesos y sus procedimientos.
• Ahorra recursos materiales, tiempo y costes, además reduce los riesgos de pérdida de registros y preserva la seguridad de la información de la organización.
• Al estar en red, facilita que se puedan realizar actualizaciones automáticas de la propia plataforma o de las normas y sus requisitos.
• Asegura que todos los procesos o incluso productos que llegan a través de los proveedores o contratistas, desarrollen su actividad respetando su política medioambiental, de salud y seguridad.
• Favorece la identificación de No Conformidades y la aplicación de acciones correctivas y preventivas, impulsando la implantación de un sistema que camina hacia la mejora continua.

Para organizaciones certificadas, cuyo sistema de gestión esté consolidado, una herramienta de informatización de procesos constituye una excelente solución para seguir avanzando en el proceso de mejora continua.

En el caso de que la organización esté en proceso de implantación, se convierte en una guía durante el transcurso de establecimiento de un sistema de gestión. Desde primera hora la organización logrará una total ensambladura del Sistema de Gestión.

Las organizaciones no pueden olvidarse de que el proceso de automatización de los sistemas de gestión requiere de serias inversiones, esto se traducirá en un incremento de la eficacia para la propia organización y para sus clientes.

Software ISO Integración

Con la incorporación de la Plataforma Tecnológica ISOTools, muchas organizaciones están descubriendo ya las ventajas que aporta la automatización de la implementación y mantenimiento de los sistemas de gestión, logrando una simplificación y dinamización del proceso.

No os perdáis esta divertida infografía en la que os damos 5 razones por las que debería de automatizar su sistema de gestión a través del Software ISO de ISOTools Excellence.