Estructura documental de los Sistemas de Gestión Integrados

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Sistemas Integrados

La relación de procedimientos escritos de un Sistema Integrado de Gestión es una de las características que permite conocer con elevada profundidad y detalle los aspectos más relevantes de dicho sistema, gracias a que contienen las actuaciones principales previstas en el mismo. Por otro lado aportan una visión de su complejidad y dimensión.

En este punto es preciso diferenciar entre el alcance del Sistema de Gestión Integrado y el de los procedimientos que lo constituyen.

Alcance de un SIG: está determinado por cada uno de los Sistemas de Gestión que lo forman.
Alcance de un procedimiento escrito: está condicionado por los Sistemas de Gestión que la actividad gestiona.

El alcance de un Sistema Integrado siempre será mayor que el de sus procedimientos escritos.

Si nos detenemos en los requisitos de las normas más frecuentemente integradas, ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001, comprobaremos que la primera requiere seis procedimientos documentados, la segunda 12 y la tercera 14 procedimientos de este tipo.

El número de procedimientos de un Sistema de Gestión va a depender de la complejidad de las actividades que se lleven a cabo, por tanto dependerá de la organización. Mientras que para una será suficiente con 20 procedimientos para otras estos serán escasos o demasiados.

Tomando como ejemplo una organización que requiera de 30 procedimientos escritos, ¿cómo será la distribución de los mismos? Estos se pueden distribuir del siguiente modo:

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16 procedimientos para actividades integradas en las tres funciones técnicas.
2 procedimientos integrados en el par de actividades Calidad y Seguridad y Salud Laboral, 1 para el par Calidad y Medio Ambiente y otro para Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo,
4 procedimientos individuales para Calidad, 3 para Medio Ambiente y otros 3 para Seguridad y Salud Ocupacional.

Esto no es un objetivo óptimo de la integración, es un caso utilizado a modo de ejemplo.

La causa por la que para una organización le sea suficiente contar con 30 procedimientos y a otras no les baste o les vengan excesivos, es que a la hora de llevar a cabo la integración no existe un estándar de Sistema Integrado de Gestión que esté aceptado y reconocido internacionalmente. Es destacable decir que según determinados estudios, la mayoría de las organizaciones encuestadas apoyan la publicación de un estándar de este tipo en un futuro.

Hace falta un estándar de Sistemas de Gestión Integrados para eliminar diferencias y dudas

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A pesar de esta diferencia entre organizaciones en el número de procedimientos, se viene siguiendo una aplicación común en el proceso de integración de los procedimientos escritos del sistema, algunas de estas pautas comunes son:

La tendencia de trabajo radica en elaborar un número máximo de procedimientos que cubran las tres funciones: calidad, medio ambiente y SST, y gestionar el resto de elementos de un modo individual. Se intenta reducir los procedimientos escritos que abarquen aspectos parcialmente integrados en dos de las tres funciones técnicas.
Los procedimientos escritos de doble alcance que contienen elementos susceptibles de ser integrados corresponden a las funciones Medio ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional.
La función que cuenta con más procedimientos escritos individuales suele ser con mayor frecuencia Calidad.

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Estos aspectos que acabamos de comentar pueden decirnos que la función más difícilmente integrable es Calidad, mientras que las más afines para la integración de sus procedimientos son Medio ambiente y SST, para corroborar esto solo necesitamos fijarnos en los índices de las normas respectivas.

La Plataforma Tecnológica ISOTools facilita la integración de los procedimientos escritos de los Sistemas de Gestión objetivo, posibilitando una gestión común que ahorre tiempo y dinero para la organización.