Software para sistemas de gestión integrados: funciones principales y criterios de selección

La evolución de las operaciones empresariales progresa a un ritmo vertiginoso. Con ella cobra especial relevancia la gestión integrada de sistemas y, de su mano, la necesidad de trabajar con un software para sistemas de gestión integrados. Las organizaciones encuentran en la integración oportunidades y ventajas, entre ellas, la eficiencia operativa y la disminución de costes. La tecnología se convierte así en un elemento potenciador de esos beneficios.

Las áreas que estos modelos acogen con mayor recurrencia son las de Calidad (ISO 9001), Seguridad y Salud en el Trabajo (ISO 45001) y Gestión Ambiental (ISO 14001). Es probable que esto se deba a que se trata de los tres estándares esenciales que constituyen la base operativa, de cumplimiento y de crecimiento comercial para una organización.

Un software para sistemas de gestión integrados facilita la identificación de riesgos, reduce los puntos en los que es preciso prestar mayor atención, identifica áreas críticas y, en síntesis, ayuda a la organización a tratar de forma colectiva los problemas, que es lo que al final se espera de un sistema de gestión integrado.

Funciones y criterios esenciales para elegir un software para sistemas de gestión integrados

El software para sistemas de gestión integrados que elija una organización tendría que entregar funcionalidades para facilitar y automatizar la gestión de riesgos, contar con interfaces para compartir información desde y hacia diferentes fuentes y entregar informes visuales inmediatos en tiempo real, entre otros muchos criterios de selección.

La tarea de selección del software para sistemas de gestión integrados es compleja. Una forma de simplificarla es utilizando un checklist de funciones y criterios clave que influyen en la selección. Los doce siguientes serán de gran ayuda:

1. ¿En qué proporción el software soluciona las necesidades de la empresa?

La respuesta ideal sería 100%. Sin embargo, en la práctica, esto depende de la calidad del inventario de necesidades y expectativas que se ha elaborado antes de iniciar la búsqueda. Cuanto más real sea la lista y más se acomode al logro de los objetivos propuestos, más fácil será encontrar el software para sistemas de gestión integrados ideal.

Conocer y entender las necesidades de gestión implica revisar cada una de las áreas involucradas. Algunas de ellas son obvias y, por ello, recurrentes: gestión del cumplimiento de la IA, cumplimiento normativo y regulatorio, informes de auditoría, gestión de riesgos, etc.

2. ¿Es una solución configurable y personalizable?

Los estándares ISO se suelen actualizar en una media de cinco años. El entorno regulatorio es vertiginoso en su evolución. El contexto de una organización, tan importante para definir objetivos y gestionar riesgos, es igualmente cambiante. Ante este panorama, es lógico buscar un software para sistemas de gestión integrados que se adapte a los cambios, que escale con la organización y que le permita adaptar las funcionalidades a sus condiciones únicas.

3. ¿El software para sistemas de gestión integrados es fácil de utilizar y el proveedor ofrece soporte?

Se podría pensar que una condición excluye a la otra: si es fácil de utilizar, en teoría no requeriría capacitación y soporte. No es así en la práctica. Lo ideal es tener una solución intuitiva, predictiva, fácil de utilizar, pero que ofrezca capacitación y soporte a través de varios canales. No existe software que, por fácil de utilizar, no genere una duda o no requiera una dosis mínima de entrenamiento.

4. ¿El programa se integra con facilidad con otras soluciones o herramientas vigentes en la organización?

El objetivo más importante que se puede alcanzar con la automatización es ahorrar tiempo. El CRM, el software HSE, el programa de contabilidad e, incluso, las herramientas ofimáticas como Office necesitan integrarse en el software para sistemas de gestión integrados, compartir información en los dos sentidos y eliminar así la redundancia de funciones y flujos de trabajo.

5. ¿El software garantiza el cumplimiento normativo?

Una razón fundamental para automatizar un sistema de gestión es asegurar el cumplimiento en todas sus variantes: normativo, legislativo, regulatorio, contractual, local, nacional o internacional. Se espera que el software para sistemas de gestión integrados conserve una lista de obligaciones de cumplimiento con sus requisitos y que esa lista se actualice de acuerdo con los aportes que hagan los encargados o con la revisión automática del espectro regulatorio que haga el software.

También es importante que la solución cree flujos de trabajo automáticos para que las personas lleven a cabo las acciones que se requieren para cumplir. Además de ello, el software debe emitir alertas sobre retraso de las tareas o indicar cuellos de botella cuando sea necesario.

6. ¿Cuenta con protocolos de seguridad para garantizar la privacidad de los datos y la seguridad de la información?

El estándar de seguridad de la información es uno de los llamados a integrarse con otras normas ISO. Incluso sin que esto sea así, la organización necesita trabajar en la gestión de la seguridad de la información. Los encargados de selección del software necesitan comprobar protocolos de cifrado, controles de acceso y todas las características con las que cuenta la solución para prevenir ciberataques o infracciones de seguridad.

7. ¿El software está preparado para las acciones correctivas o preventivas?

Los sistemas integrados de gestión son dinámicos. Y los que se integran en este caso, además de dinámicos, tienen requisitos que obligan a la mejora continua. Esto significa que la implementación, monitoreo, auditoría y nueva implementación, de acuerdo con un modelo PDCA, son tareas básicas. El software para sistemas de gestión integrados debe adaptarse con facilidad a estos cambios.

8. ¿El proveedor cobrará por las actualizaciones y por el soporte?

El software en la nube, o SaaS, tiene una gran ventaja sobre los antiguos modelos de diseño y programación a la medida que imperaban hace años. El software en la nube no implica costes de implementación y, mucho menos, por actualizaciones. Es importante verificar, entonces, que el producto que se ofrece esté desarrollado y alojado en la nube.

9. ¿Cuenta con funcionalidades de gestión de riesgos y de incidentes?

Se ha mencionado la importancia de obtener funcionalidades que automatizan la gestión de riesgos. A esto se suma la gestión de incidentes. Ambas son esenciales en cualquiera de las áreas involucradas. El software para sistemas de gestión integrados debe identificar riesgos, hacer seguimiento de la gestión, proponer estrategias de gestión, revisar el desempeño y hacer esto de forma cíclica. Lo mismo para los incidentes.

10. ¿El software es accesible desde dispositivos móviles?

Los sistemas de gestión no se detienen nunca. Por ello, el software debe ser accesible desde todo tipo de dispositivos móviles, incluso sin conexión a Internet. Reportes de incidentes, solicitudes de equipos de protección personal o sugerencias, entre otros eventos, se pueden reportar en tiempo real gracias a la accesibilidad móvil.

11. ¿El software para sistemas de gestión integrados entrega informes útiles para la toma de decisiones?

El software necesita entregar informes en paneles de control, pero también informes impresos configurables, de acuerdo con el propósito: analizar tendencias, tomar decisiones, encontrar problemas, predecir escenarios futuros, preparar auditorías, presentar informes ESG o de gestión, etc.

12. ¿La solución ofrece retorno de la inversión?

Esta es la pregunta clave que hará la Alta Dirección cuando se le solicite el aval para el proyecto. Los expertos saben bien que un software para sistemas de gestión integrados que responda de forma positiva a las preguntas planteadas, tendrá un retorno de la inversión rápido e interesante.

Software ISOTools para Gestión de Sistemas Integrados

Todas las funcionalidades expuestas, y otras más, se reúnen en el Software ISOTools para Gestión de Sistemas Integrados. Esta herramienta es fruto de la integración de la Inteligencia Artificial y la computación en la nube. El resultado es una plataforma predictiva, con funcionalidades que interactúan entre ellas para entregar resultados reales, todo sobre un modelo PDCA de mejora continua.

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