Beneficios de ISO/TS 37008

En el mundo empresarial actual, donde la integridad y la transparencia son esenciales para construir confianza, las organizaciones enfrentan el desafío de gestionar relaciones con terceros de manera ética y eficiente. La norma ISO/TS 37008, una extensión del marco de la ISO 37001, surge como una herramienta esencial para establecer, implementar y mantener un sistema de gestión de la gobernanza de terceros que fomente prácticas responsables y prevenga riesgos relacionados con el soborno y otras irregularidades.

Este artículo explora en detalle los beneficios de la ISO/TS 37008, su importancia para las organizaciones y cómo implementarla con éxito.

ISO/TS 37008

La ISO/TS 37008 es una especificación técnica diseñada para ayudar a las organizaciones a establecer procedimientos eficaces para la gobernanza de terceros, garantizando que las relaciones comerciales con proveedores, socios y otras entidades externas se gestionen de manera ética y conforme a las normativas vigentes.

Esta norma complementa a la ISO 37001 (Sistema de Gestión Antisoborno) al centrarse específicamente en los riesgos asociados a terceros, como el incumplimiento normativo, el fraude o la corrupción, que pueden poner en peligro la reputación y sostenibilidad de una organización.

Beneficios clave de implementar ISO/TS 37008

Adoptar la ISO/TS 37008 ofrece múltiples ventajas a las empresas, tanto en términos de cumplimiento normativo como en la mejora de las relaciones comerciales.

Mitigación de riesgos asociados a terceros

La relación con terceros puede implicar riesgos significativos, como:

• Fraude financiero.
• Incumplimiento normativo.
• Daño a la reputación organizacional.

La implementación de ISO/TS 37008 permite identificar y gestionar estos riesgos mediante la evaluación sistemática de terceros, asegurando que cumplan con los estándares éticos y legales establecidos.

Mejora de la transparencia

La norma fomenta una mayor transparencia en las interacciones con terceros, estableciendo controles claros y procedimientos documentados. Esto ayuda a las empresas a:

• Prevenir conflictos de interés.
• Monitorear la trazabilidad de las actividades comerciales.
• Garantizar la responsabilidad compartida en la cadena de suministro.

Incremento de la confianza

Las organizaciones que adoptan la ISO/TS 37008 envían un mensaje claro a sus socios comerciales, clientes y partes interesadas: están comprometidas con prácticas éticas y responsables. Esto fortalece la confianza en las relaciones comerciales y puede ser un diferenciador clave en el mercado.

Cumplimiento normativo

La norma ayuda a las empresas a alinearse con las leyes anticorrupción y otras regulaciones internacionales, evitando sanciones legales y asegurando el cumplimiento de las expectativas regulatorias.

Optimización de procesos

Un enfoque estructurado y basado en ISO/TS 37008 permite a las empresas establecer procesos claros para evaluar, monitorear y auditar a terceros, reduciendo la complejidad operativa y mejorando la eficiencia.

Elementos clave de la norma

Para entender cómo funciona esta especificación técnica, es fundamental analizar los principales elementos que la componen.

Gobernanza de terceros

La norma establece directrices claras para:

• Evaluar la idoneidad de terceros antes de establecer una relación comercial.
• Implementar contratos que incluyan cláusulas éticas y anticorrupción.
• Monitorear y auditar regularmente el cumplimiento de los estándares por parte de terceros.

Gestión de riesgos

ISO/TS 37008 promueve un enfoque proactivo para la gestión de riesgos mediante:

• La identificación de posibles amenazas asociadas a cada tercero.
• La implementación de controles preventivos para mitigar riesgos específicos.
• El desarrollo de planes de contingencia en caso de incidentes.

Documentación y auditoría

Un aspecto fundamental de esta norma es la documentación detallada de todas las interacciones y procedimientos relacionados con terceros. Esto incluye:

• Informes de evaluación inicial.
• Registros de auditorías periódicas.
• Reportes de seguimiento de incumplimientos.

¿Cómo implementar ISO/TS 37008 en tu organización?

El proceso de implementación de la ISO/TS 37008 requiere un enfoque estratégico y estructurado. A continuación, se describen los pasos clave.

Realizar un análisis de brechas

El primer paso es evaluar la situación actual de la organización en relación con las directrices de la norma. Este análisis permite identificar áreas de mejora y diseñar un plan de acción.

Establecer políticas y procedimientos

Es esencial desarrollar políticas claras que aborden aspectos como:

• La evaluación inicial de terceros.
• Los criterios para establecer relaciones comerciales.
• Los mecanismos de monitoreo y auditoría.

Capacitar al personal

Todo el personal involucrado en la gestión de terceros debe recibir capacitación específica sobre los requisitos de la norma y cómo aplicarlos en su trabajo diario.

Monitorear y auditar

Una vez implementado el sistema, es crucial realizar auditorías regulares para garantizar que los terceros cumplan con los estándares establecidos y que las políticas internas se mantengan actualizadas.

Retos comunes en la implementación

Aunque los beneficios de la ISO/TS 37008 son numerosos, las organizaciones pueden enfrentar desafíos como:

• Resistencia al cambio: Es posible que algunos empleados o socios comerciales no comprendan la importancia de los nuevos procedimientos.
• Falta de recursos: Implementar un sistema de gobernanza de terceros requiere inversión en herramientas y formación.
• Complejidad de la evaluación: La diversidad de terceros puede dificultar la aplicación uniforme de los criterios.

Superar estos retos requiere un compromiso firme de la alta dirección y el uso de herramientas tecnológicas que simplifiquen el proceso.

Estrategias para maximizar los beneficios de la norma

Para garantizar que la implementación de ISO/TS 37008 sea exitosa, las empresas deben adoptar las siguientes estrategias:

Promover la cultura ética

Fomentar una cultura organizacional que priorice la ética y la transparencia es esencial para que la norma sea eficaz.

Usar tecnología avanzada

El uso de herramientas digitales puede facilitar la evaluación de riesgos, la gestión de datos y la automatización de procesos, reduciendo el esfuerzo manual y minimizando errores.

Mantener la mejora continua

La gobernanza de terceros no es un proceso estático. Es importante revisar y actualizar regularmente las políticas y procedimientos para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial y regulatorio.

Software de ISOTools para implementar la ISO/TS 37008

Para gestionar eficazmente las relaciones con terceros y cumplir con los estándares de la ISO/TS 37008, es fundamental contar con herramientas especializadas como el Software ISO 37001 de ISOTools. Esta solución está diseñada para optimizar la implementación y el monitoreo de sistemas de gestión antisoborno y de gobernanza de terceros.

Funcionalidades principales:

• Identificación y evaluación automatizada de terceros.
• Monitoreo en tiempo real del cumplimiento normativo.
• Auditorías internas digitales y generación de reportes detallados.
• Integración con otros sistemas de gestión ISO.

El Software ISO 37001 de ISOTools no solo simplifica la implementación de la ISO/TS 37008, sino que también fortalece la transparencia y la confianza en las relaciones comerciales.