Certificación de la norma ISO 42001: proceso a seguir paso a paso

La certificación de la norma ISO 42001 garantiza que la gestión de sistemas de Inteligencia Artificial de una organización es adecuada, eficiente y cumple con los estándares internacionales generalmente aceptados.

Obtener la certificación de la norma ISO 42001 es el proceso que cierra la etapa de implementación e inicia el de mejora continua y mantenimiento del sistema de gestión. La organización que certifica su sistema de gestión ISO 42001 no necesita hacer nada más para demostrar que hace uso responsable, transparente, ético y legal de la nueva tecnología.

Por qué es importante obtener la certificación de la norma ISO 42001

La Inteligencia Artificial es uno de los mayores avances tecnológicos desarrollados, pero también ha generado polémica debido a las connotaciones éticas, legales y sociales que le son inherentes. A pesar de las reservas, lo cierto es que un número importante de organizaciones ya hace uso de productos, aplicaciones y sistemas de Inteligencia Artificial o bien se dedica a desarrollar esos productos.

Esas organizaciones necesitan demostrar que gestionan con eficacia los riesgos que implica el uso de Inteligencia Artificial. Por eso es tan importante obtener la certificación de la norma ISO 42001.

Un sistema certificado no tiene que explicar nada más. La certificación es prueba indiscutible de que la organización se compromete con la ética, la ley, con su comunidad y con sus empleados, haciendo un uso responsable de la tecnología.

¿Cómo se obtiene la certificación de la norma ISO 42001?

Una organización que decide afrontar la auditoría de terceros para obtener la certificación de la norma ISO 42001 habrá concluido su trabajo de planificación e implementación. Es probable que ya haya efectuado incluso una o más auditorías internas para evaluar la eficacia y la conformidad de su sistema. Si la organización está lista, solo queda dar algunos pasos para obtener la certificación.

1. Contactar con un organismo de certificación acreditado

Los sistemas de gestión ISO se pueden certificar en algo más de 170 países. En la mayoría de ellos existen organismos acreditados por ISO para expedir las certificaciones. Algunos países, muy pocos, tiene solo un organismo certificador. La mayoría dispone de dos en adelante.

Aunque los criterios de auditoría son iguales, los organismos no funcionan igual: las tarifas, la rigurosidad de los auditores y el tiempo de espera difieren de un organismo a otro. La organización elegirá de acuerdo con su presupuesto y la premura con la que desee obtener la certificación de la norma ISO 42001. Lo siguiente es contactar con el organismo y obtener cita para la auditoría de certificación.

2. Afrontar la auditoría de certificación

Cuantas más auditorías internas se hayan practicado, mayores serán las posibilidades de aprobar la auditoría en el primer intento. Dependiendo del tamaño de la organización, el alcance del sistema y la complejidad del negocio, la auditoría puede tardar uno o varios días. Pueden ser semanas en algunos casos.

Los auditores se rigen por lo determinado en el estándar ISO 19011. Son profesionales estrictos, de modo que cuestiones como la puntualidad y la disposición inmediata de todos los elementos y recursos solicitados son de enorme importancia. Recomendaciones útiles para que la auditoría de certificación de la norma ISO 42001 sea exitosa son las siguientes:

• Prepararse para la auditoría realizando diversas auditorías internas o simulacros de auditoría. Cuanto más exigentes sean las auditorías internas, mejor preparada estará la organización para afrontar la visita del organismo certificador.
• Planificar la tarea con suficiente antelación, asignando los recursos físicos, humanos y tecnológicos necesarios, así como los espacios adecuados para el trabajo del auditor o auditores.
• Realizar reuniones de socialización y entrenamiento con las personas que tendrán interacción de cualquier tipo con los auditores, que suministrarán evidencia o que ejecutarán procesos.
• Revisar y preparar todos los documentos que sean susceptibles de ser solicitados durante la auditoría como evidencia del cumplimiento de los requisitos.

3. Solucionar los problemas

Las auditorías de certificación en las que los auditores no presentan objeciones, no reportan hallazgos o no hacen ningún apunte son excepcionales. En cierto modo, las objeciones agregan valor al trabajo del auditor.

Por lo general, esos problemas no representan una negación de la certificación de la norma ISO 42001, apenas un retraso. El auditor programará una nueva visita para comprobar que el problema se ha resuelto. El trabajo de la organización es hacerlo y hacerlo bien. La resolución del problema puede necesitar crear un documento, actualizar otro, diseñar un proceso o implementar un control.

4. Mantener la conformidad

Obtenida la certificación de la norma ISO 42001, empieza la etapa de mantenimiento y mejora continua de un sistema que será nuevamente examinado por el organismo certificador en tres años. Ese trabajo puede ser arduo, sin embargo, mantener el cumplimiento y mejorarlo será más fácil si se adoptan algunas estrategias eficaces:

• Identificar necesidades de capacitación y formación en todos los trabajadores, particularmente los que tienen a cargo procesos relacionados con el uso de Inteligencia Artificial o los que tienen responsabilidades dentro del sistema de gestión.
• Propiciar charlas o espacios de discusión sobre el tema para concienciar a los empleados y mantener vivo el interés en la gestión.
• Integrar la gestión en todos los procesos de la organización, especialmente en los comerciales.
• Automatizar y digitalizar la gestión utilizando una plataforma diseñada para tal fin, que bien puede aprovechar también la Inteligencia Artificial.

Software ISO 42001

El Software ISO 42001 es una plataforma tecnológica diseñada para ayudar a organizaciones de todos los tamaños y sectores a planificar, implementar y certificar un sistema de gestión de Inteligencia Artificial.

La plataforma integra prácticas funcionalidades y herramientas que también han sido desarrolladas en colaboración con Inteligencia Artificial. Gracias a ello, se convierte en aliada imprescindible para gestionar todos los aspectos del sistema, desde la documentación hasta la gestión de riesgos, pasando por la seguridad de la información y, por supuesto, los aspectos éticos, legales y sociales. Puedes conocer más sobre esta solución contactando aquí con un asesor.