Elementos de un Sistema de Gestión Antisoborno según la ISO 37001

Sistema de Gestión Antisoborno

La Norma ISO 37001 está diseñada para simplificar la incorporación de un Sistema de Gestión Antisoborno en cualquier organización. Esta norma detalla una serie de medidas que las empresas deben adoptar con el objetivo de prevenir, identificar y abordar las prácticas comerciales indebidas relacionadas con el soborno.

Cabe destacar que la ISO 37001 puede ser aplicada tanto por empresas pequeñas como medianas o grandes, ya que su adopción no depende del tamaño de la compañía. Asimismo, es relevante señalar que esta norma no está limitada a un sector específico, siendo aplicable tanto en el ámbito público como en el privado. La flexibilidad de la norma ISO 37001 permite adaptarse a las características particulares de cada empresa, ya sea en términos de tamaño, naturaleza o nivel de riesgo de soborno al que pueda estar expuesta.

Elementos principales de un Sistema de Gestión Antisoborno

Entender los elementos esenciales de un programa antisoborno efectivo nos permite dirigir nuestros esfuerzos hacia la mejora del sistema en nuestra organización. Los 10 elementos clave a considerar son:

1. Compromiso de liderazgo de la alta dirección

El compromiso de la alta dirección es fundamental para cualquier programa antisoborno efectivo. Establece el tono para el resto de la organización, fomenta una cultura de transparencia y respalda las políticas, proporcionando los recursos necesarios para el programa.

2. Procedimientos anticorrupción

Los procedimientos actúan como el lubricante esencial del motor que representa el programa anticorrupción. Al desarrollar estos procedimientos, es crucial tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Deben abarcar a todos los miembros de la organización, desde la alta dirección hasta el personal de producción.
• La redacción de un código de conducta debe considerar el contexto cultural, social y político de la región en la que opera la organización.
• Los procedimientos deben asignar responsabilidades, establecer controles internos y definir oportunidades para auditorías.
• Incluir protocolos para informar sobre la funcionalidad y los resultados de los procedimientos.

3. Evaluación de riesgos con un Sistema de Gestión Antisoborno

Las evaluaciones periódicas de riesgos son un componente esencial dentro de un programa antisoborno efectivo. Es crucial analizar tanto los riesgos internos como los externos, priorizándolos para concentrar los esfuerzos en aquellos que generen un impacto significativo o tengan una mayor probabilidad de ocurrencia. Aunque todas las áreas de la organización son susceptibles al riesgo, existen elementos críticos que requieren consideración especial, como representantes, consultores, socios y otros terceros, el sector de operación de la organización, y la ubicación geográfica, ya sea país o región.

4. Monitoreo y evaluación con un Sistema de Gestión Antisoborno

La organización debe asignar departamentos, unidades y empleados con la responsabilidad de prevenir la corrupción. Una de sus funciones principales es el seguimiento constante del programa y la evaluación de su rendimiento. Esta práctica asegura que el sistema opere de acuerdo con las definiciones establecidas y permite identificar oportunidades de mejora de manera efectiva.

5. Debida Diligencia

La Debida Diligencia se refiere a los pasos que la organización toma para evaluar los riesgos de corrupción asociados con terceros. Dado que los terceros generalmente presentan un mayor riesgo de corrupción debido a la falta de control total sobre sus acciones, esta evaluación se vuelve crucial para mitigar posibles amenazas.

6. Formación y comunicación con un Sistema de Gestión Antisoborno

Establecer una cultura antisoborno implica difundir un mensaje claro contra el soborno a todos los empleados. Por tanto, es crucial que las políticas y procedimientos sean comprensibles para todos los empleados y partes interesadas. En este sentido, la capacitación de cada empleado es esencial, y es probable que los proveedores, contratistas y consultores también requieran capacitación específica para terceros.

7. Informes y canales de denuncia

Es fundamental contar con canales de denuncia específicos que permitan a los empleados informar sin temor sobre cualquier sospecha o acto indebido. Este aspecto está recibiendo especial atención en las nuevas normativas a nivel global. Garantizar el anonimato del denunciante es crucial para evitar represalias.

8. Incentivos y medidas disciplinarias

La organización debe aplicar procedimientos disciplinarios y, para ello, contar con sanciones y correctivos proporcionales a la falta. Además, es esencial que el programa incluya elementos que incentiven el cumplimiento, como bonificaciones y otras recompensas.

9. Informes confidenciales e investigación interna con un Sistema de Gestión Antisoborno

Frente a posibles acciones relacionadas con el soborno, las organizaciones no deben dudar en investigar, independientemente de quién esté involucrado. Se requiere una investigación interna profunda que culmine en un informe con respuestas contundentes si es necesario. Responder de manera clara a este tipo de actos es fundamental para mantener una cultura que prevenga la corrupción.

10. Mejora continua con un Sistema de Gestión Antisoborno

El programa de cumplimiento de una organización debe ser dinámico y adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno. Debe evolucionar conforme cambian las operaciones y responder a las condiciones del mercado. Implementar un sistema de evaluaciones y auditorías garantiza que los aspectos susceptibles de mejora sean abordados eficazmente y en línea con los cambios.

Software de ISOTools para implementar un Sistema de Gestión Antisoborno

Facilitar la implementación de un programa anticorrupción efectivo se simplifica con el uso de soluciones avanzadas, como el Software ISO 37001 de ISOTools. Esta herramienta no solo automatiza las tareas rutinarias, sino que también proporciona herramientas especializadas para aplicar la debida diligencia, evaluar y abordar los riesgos, y asegurar el anonimato a través de su canal de denuncias. Al contar con funcionalidades específicas diseñadas para cumplir con los estándares de la norma ISO 37001, este software se convierte en un aliado integral para las organizaciones que buscan fortalecer su defensa contra el soborno y la corrupción.

Además, el Software de ISOTools destaca por su enfoque en la mejora continua. Este sistema dinámico permite adaptarse a las cambiantes condiciones del entorno empresarial, garantizando que la organización esté siempre actualizada y en cumplimiento con las normativas anticorrupción vigentes. Implementar esta solución no solo simplifica la gestión del programa, sino que también proporciona una sólida base para la construcción y mantenimiento de una cultura organizacional íntegra y transparente.