Gestión Documental con ISO 9001: Buenas Prácticas Internacionales para un Sistema de Gestión de la Calidad Eficiente

Gestión Documental con ISO 9001

La gestión documental es esencial en los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) basados en la norma ISO 9001. En este artículo, exploraremos las buenas prácticas internacionales para mantener un SGC adecuado, optimizando así la gestión documental. La correcta implementación de estas prácticas garantiza la eficiencia, coherencia y cumplimiento de los requisitos de calidad.

Importancia de la Gestión Documental en el SGC 

La gestión documental en un SGC desempeña un papel crucial para asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos de calidad. La norma ISO 9001 establece requisitos específicos para la documentación, como la identificación, control, distribución y retención de documentos. Estos requisitos aseguran la trazabilidad, mejora continua y satisfacción del cliente.

La gestión documental eficiente permite:

• Identificar y documentar los procesos clave de la organización.
• Establecer y mantener procedimientos operativos estándar (POE).
• Registrar y gestionar los registros de calidad.
• Proporcionar evidencia objetiva de la conformidad con los requisitos establecidos.
• Facilitar la comunicación interna y externa.
• Garantizar la coherencia en la toma de decisiones basada en datos.

Buenas Prácticas Internacionales para la Gestión Documental:

Identificación y clasificación:

Establecer una estructura de documentación clara y coherente con identificación y clasificación adecuadas facilita la búsqueda, acceso y comprensión de la información clave. Utilizar nombres de archivo consistentes y categorizar los documentos por tipo, proceso o área funcional es fundamental. Además, es recomendable utilizar un sistema de numeración secuencial para un seguimiento más efectivo.

Control y aprobación:

Implementar un proceso de control y aprobación, garantiza la revisión y actualización regular de los documentos. Se deben establecer responsabilidades claras para la gestión de cambios, incluyendo la designación de personas autorizadas para aprobar y firmar los documentos. Establecer un flujo de trabajo para el control de cambios, donde se registren los cambios propuestos, se evalúen, aprueben y se actualicen los documentos de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Distribución y acceso:

Garantizar la disponibilidad y acceso de los documentos pertinentes en los lugares apropiados para el personal autorizado. El uso de herramientas electrónicas como ISOTools ayuda a facilitar el acceso y seguimiento adecuado. Además, se pueden establecer permisos de acceso basados en roles y mantener un registro de las personas que acceden a los documentos.

Retención y disposición:

Establecer políticas y plazos para la retención y disposición de documentos es esencial para mantener un SGC eficiente. Esto incluye identificar y clasificar los documentos según su importancia y definir los plazos de retención adecuados. Asimismo, se deben establecer procedimientos claros para la eliminación segura de documentos obsoletos, garantizando el cumplimiento de las regulaciones y la protección de la información confidencial. Es recomendable contar con un programa de gestión de registros que detalle los criterios de retención y disposición.

Control de cambios:

Implementar un proceso formalizado para gestionar los cambios en los documentos es vital para mantener la integridad y la trazabilidad. Esto implica establecer un sistema de control de versiones que registre las modificaciones realizadas en los documentos, así como las fechas, responsables y justificaciones de los cambios. Además, se deben establecer mecanismos para comunicar y capacitar al personal sobre los cambios implementados, asegurando su comprensión y adhesión a las nuevas versiones.

Conclusiones sobre la gestión documental en ISO 9001.

La gestión documental adecuada es esencial para el éxito de un SGC basado en la norma ISO 9001 y por supuesto para conseguir la certificación en ISO 9001. Siguiendo las buenas prácticas internacionales descritas, las organizaciones pueden mantener un sistema eficiente, garantizando la calidad, trazabilidad y mejora continua. La implementación de una gestión documental óptima no solo cumple con los requisitos de la ISO 9001, sino que también facilita el trabajo diario y mejora la eficiencia organizativa.

Una gestión documental eficiente dentro de un SGC basado en la norma ISO 9001 implica la identificación y clasificación adecuada de los documentos, el control y aprobación de los cambios, la distribución y acceso correctos, y la retención y disposición según los plazos establecidos. Además, se debe implementar un sistema de control de cambios efectivo para mantener la integridad y la trazabilidad. Siguiendo estas buenas prácticas, las organizaciones pueden optimizar su gestión documental y fortalecer su Sistema de Gestión de la Calidad.

Software gestión documental ISO 9001

Con el objetivo de controlar todo el sistema documental de una manera fácil y eficaz, en la gestión del Sistema de Gestión de Calidad con un software para la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.