Errores comunes en la gestión documental de un SGC ISO 9001

Gestión documental ISO 9001

La gestión documental en la norma ISO9001 es clave. El estándar tiene una estructura metodológica para lograr un alto nivel de satisfacción en el cliente, con los productos o servicios que se entregan. Toda esta metodología debe contar con documentación que la soporte y la instrumente.

La gestión debe ser documentada con el fin de transmitir el conocimiento por medio de un banco de consulta, con documentos que contengan instrucciones y guarden la trazabilidad del comportamiento de los procesos, donde se evidencie los planes de acción implementados para mitigar el impacto negativo por variación del mercado o materialización de situaciones inesperadas o riesgos.

Dentro de los requisitos de la norma ISO9001 tenemos el numeral 7.5 que habla de la Información documentada como apoyo a las actividades de los procesos, dejándola disponible para la consulta de los miembros del equipo de trabajo. La información, al ser comunicada, da a conocer la trazabilidad de la gestión realizada y anticipa a los líderes a los riesgos presentes.

Documentar los procesos es una tarea que requiere la participación de todas las partes interesadas; donde la clave para el éxito es la comunicación que permita a los líderes coordinar las actividades de forma clara. Es posible que la falta de conocimiento y experiencia en este campo, lleve al equipo a tener errores que generan reprocesos, por eso es importante tener en cuenta lo siguiente:

Recurso humano

Se debe tener en cuenta que documentar requiere una persona con formación y experiencia, que defina e implemente un plan de trabajo con actividades ordenadas y con mínima dependencia para no generar atrasos en los responsables de otros niveles.

La probabilidad de reprocesos y demoras es evidente, si no se cuenta con un plan que se encuentre alineado a la realidad de la organización por desconocimiento del estado de los procesos.                           

Comunicación

Informar al equipo de trabajo las responsabilidades que tiene frente a la documentación, es una tarea que el líder del sistema de gestión de calidad debe garantizar, de lo contrario al no tener claridad se da paso a interpretaciones erradas que desvían la atención del equipo y aleja el proceso del objetivo que se debe alcanzar.

En la actualidad es posible contar con aplicaciones tecnológicas que facilitan el flujo de la información del emisor al receptor en tiempo real, garantizado que todas las partes cuentan con instrucciones recientes que se aplican de forma inmediata.

Consulta de documentos

En este punto es importante aclarar que el objetivo es dar a los usuarios, herramientas para el acceso a los documentos fácil y rápido; de acuerdo al presupuesto asignado, el líder en conjunto con la dirección, evalúan el alcance de la documentación y el medio para acceder a ella.

Automatizar la gestión documental es lo más recomendable, sin embargo, es decisión de la organización adquirir aplicaciones tecnológicas que ayuden en esta gestión, para ello es necesario analizar detenidamente los beneficios que se tienen y evitar riesgos como, por ejemplo:

• Pérdida constante de documentos que genera inversión de recursos y tiempo que se traducen en costos.
• Uso de documentos obsoletos por la falta de comunicación o acceso a las nuevas versiones.
• Interrupción en el flujo de los documentos generando demoras en la intervención de los responsables y posterior consulta de las partes interesadas.

Es importante analizar los costos para identificar que opción es la más rentable para la documentación teniendo como base del análisis en acceso, disponibilidad y seguridad.

Mantener trazable la información y las evidencias de la gestión de los procesos, da el insumo para la cultura de mejora continua.

Uno de los errores más frecuentes en la implementación de aplicaciones para automatizar la gestión documental es la falta de capacitación, dando paso a la materialización de riesgos como desconocimiento, atraso en la gestión de tareas afectando negativamente los cronogramas de trabajo.

Software ISO 9001

Para una gestión eficiente de la documentación relacionada con la ISO 9001, es necesario mantener un orden y estructura concretos que ayude a los responsables y otros partícipes en el sistema hacer una gestión eficaz del SGC.

Para conseguir una gestión eficiente, la automatización de los flujos relacionados con la gestión documental se hace especialmente útil. Gracias a ISOTools, las organizaciones consiguen:

• Automatizar los pasos en el ciclo de vida de cada documento.
• Tener control absoluto acerca de cada documento y los partícipes del mismo.
• Centralizar el know-how evitando así la pérdida de información.
• Ahorrar en reprocesos y exceso de tiempo empleado.
• Ahorro en papel gracias a la Transformación Digital del Sistema de Gestión de la Calidad.

Para conocer más puede inscribirse a la demo gratuita que celebramos cada martes en este enlace.