Pasos para la certificación de ISO 9001

Certificación de ISO 9001

Los sistemas de gestión han tomado diferentes enfoques, clasificándose por temáticas de acuerdo a la actividad comercial de la organización. Sin embargo, existen algunos que aplican en el desarrollo general de las actividades en los diferentes procesos. De esta manera, se genera cultura en el equipo de trabajo para la correcta gestión.

ISO es una organización que se encarga de crear y emitir normas, donde se encuentran documentados los requisitos que una organización debe cumplir para implementar y/o certificar un sistema de gestión. Aquí es importante contar con un responsable que tenga experiencia en el manejo e interpretación de los requisitos, teniendo para este caso la norma ISO9001 donde se documenta el sistema de gestión de calidad.

Implementar sistemas de gestión en la organización trae beneficios a nivel operativo administrativo y comercial, el aporte de todas las partes interesadas, ayuda al logro de los objetivos definidos por la alta dirección y que representa beneficios en el plazo acordado, de acuerdo a la disponibilidad de recursos destinados para este fin.

El sistema de gestión de acuerdo a la necesidad que se tenga para adoptarlo, tiene varios enfoques al momento de implementarlo:

Recordemos que los requisitos de cumplimiento obligatorio tienen su origen en documentación legal. Está definida por el gobierno de cada país y que trae sanciones económicas. El caso más impactante es el cierre de la operación, el no cumplirlas en totalidad. En un panorama inicial, los requisitos normativos son voluntarios, sin embargo, las partes interesadas lo convierten en obligatorio.

Requerimiento ISO 9001

El requerimiento se refiere a la implementación del sistema de gestión de calidad por solicitud de las partes interesadas para realizar acuerdos comerciales o de otro tipo que benefician a toda la organización, siendo de obligatorio cumplimento.

Mejoramiento ISO 9001

Es la decisión individual de la organización para dar herramientas a los equipos de trabajo para una operación eficaz, aportando una estructura ordenada para la ejecución correcta de las actividades en los diferentes procesos.

El objetivo del sistema de gestión, independientemente de la razón de para implementarlo, es mejorar continuamente la ejecución de actividades identificando. Además, corrigiendo fallas que se presenten en la operación normal de la organización. Y, aplicando herramientas de mejora continua para el manejo de eventos correctivos o de tratamiento de riesgos para la eliminación o mitigarlos.

Implementar un sistema de gestión requiere la asignación de recursos humanos financieros y de infraestructura. Estos se identifican con la aplicación de varios pasos ejecutados de forma secuencia para evitar la pérdida o reprocesos en la búsqueda del mejoramiento.

El sistema de gestión de calidad requiere conocer el estado real de los procesos de la organización. El objetivo es definir el alcance que tendrá de acuerdo a los recursos disponibles para tal fin; la identificación es posible con la aplicación del diagnostico inicial. Esta tiene como base la inspección documental y física de los procesos para recopilar información y poder enfocar los esfuerzos equitativamente.

Con base en la información anterior el responsable de la implementación debe definir los procesos que conformaran la estructura organizacional. Además, documentará las actividades que hacen parte del proceso.

La estructura de documentos

La estructura de documentos permitirá describir detalladamente, la forma en la que se operará permitiendo clasificar por niveles la responsabilidad que se asume de acuerdo al impacto de los riesgos relacionados a cada actividad. Es importante resaltar que, al conformar lo equipos de trabajo, debe haber un líder que oriente al cumplimiento de los objetivos.

Al cumplir con lo documentado en los procedimientos podemos decir que el sistema está en funcionamiento; a partir de ese momento se debe recopilar información de la operación. Posteriormente se convierte en cifras que permitan usar una herramienta estadística para ver el comportamiento del proceso e identificar desviaciones que se estén presentando.

Actualmente existe un numero alto de metodologías de seguimiento. Las auditorias son usadas con mayor frecuencia por el nivel de información que permite recopilar para el análisis. La aplicación debe ser realizada por un profesional que cuente con la experiencia y formación en el tema para que se tenga una correcta interpretación de la información.

Es fundamental documentar las fallas y/o mejoras que se identifiquen en la auditoría. Esto permite a la organización implementar acciones enfocadas a solucionar las fallas o mejorar la forma de realizar las actividades con el fin de tener procesos eficaces que a corto o mediano plazo aportaran positivamente al cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Las organizaciones deciden si certifica o solo implementan un sistema, sin embargo, un punto que siempre estará asociado es el seguimiento que debe ser programado para mejorar continuamente lo implementado aplicando acciones de mejora de tipo correctivo cuando ocurre u evento o preventiva anticipándonos a su ocurrencia.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.