Gestor documental integrado con Office 365. Ventajas y beneficios

Gestor documental integrado con Office 365

La creación de documentos ha tenido gran avance en los últimos años. Esto ha llevado a que los usuarios cuenten con múltiples herramientas y entornos dinámicos a la hora de documentar. El desarrollo de las plataformas que permiten esta tarea, tiene la capacidad de relacionarse entre ellas y poder consolidar datos de forma rápida en tiempo real.

Inicialmente los documentos se creaban sobre papel, a lo que se le da el nombre de “documento físico”. El gestionar responsabilidades de aprobación y revisión llevaba a que se deterioraran con facilidad. Posteriormente concluía en la perdida parcial o total de la información. Esto llevó a la búsqueda de formas de garantizar la conservación y disponibilidad de los documentos para la consulta.

Las compañías especializadas en el desarrollo de software, identificaron la oportunidad de brindar a los usuarios una herramienta que permitiera documentar de forma ágil, en un entorno digital. La información que se recopilaba de diferentes procesos o actividades garantizando la permanencia de la información y el rápido accesos a ella.

Esta herramienta es la que se conoce con el nombre de Office. Esta cuenta con diferentes entornos para poder documentar cualquier tipo de información. Por tal razón, dentro de su paquete de aplicaciones da al usuario la opción de documentar con base en textos. Aquí, los caracteres alfanuméricos son el contenido del documento como lo es Word office.

El paquete incluye Excel office. Una aplicación que se basa en tablas que permite cualquier tipo de información. Aún así, el enfoque que se ha dado es al manejo de información numérica, donde se requiere cálculos matemáticos que en algunos casos son complejos para la obtención de resultados; siendo el insumo esencial para áreas financieras.

Ventajas y beneficios de Office 365

Con el fin de abarcar la totalidad de tipos de datos al documentar, el paquete office permite manejar información en la que los gráficos se encuentran en mayor porcentaje que el texto. Esta aplicación permitió trasmitir la información de forma rápida y fácil a los usuarios, permitiéndoles entender en totalidad la información contenida; aplicación llamada power point office.

Contar con una herramienta que permita el uso de forma intuitiva al ingresar y que cuente con ayudas para el manejo, cambio espontáneamente la forma de documentar en todos los ambientes; sin embargo, llevar a todos los niveles corporativos e independientes a que adoptaran estas nuevas metodologías, planteo mas restos al sector tecnológico.

El uso de las aplicaciones del paquete office en más niveles y con mayor frecuencia, elevo de forma exponencial los registros documentados de forma digital. Esto lleva a que los equipos de cómputo incluyeran grandes espacios en memoria para almacenamiento para no limitar en la gestión al usuario en la creación de documentos y en el uso de correos para la divulgación.

Tener equipos con gran capacidad de almacenamiento da gran ventaja en el manejo de información por parte de un usuario. Sin embargo, no eliminó el riesgo asociado a la perdida de la información al momento que el equipo presentara una falla o se perdiera llegando a la pérdida total de la información o dejando expuestos los datos confidenciales en poder de no deseados.

Dentro de los controles que se definen para dar respuesta a estos riegos, las organizaciones adoptaron herramientas de almacenamiento. Por ejemplo, servidores para centralizar la información y tener copias de respaldo en caso de pérdida o daño en algún equipo. Aún así, la restricción de acceso fue permanente al tener acceso a ella solo en las instalaciones de la compañía.

El manejo de la información se convirtió en el activo de gran valor. Llevó a que se crearan organizaciones especializadas en el manejo y almacenamiento; ahora es posible tener equipos con baja capacidad de almacenamiento ya que es posible que toda la información quede en una nube virtual con acceso en tiempo real y con restricciones de acceso garantizado a los dueños por medio del Office 365.

Esto permitió a las organizaciones poder operar de forma remota y gestionar la información en tiempo real con el paquete virtual. La pandemia impulso la búsqueda de alternativas y desarrollo de Office 365. Un usuario continuara de forma segura sus actividades sin importar la ubicación donde las realizara. Adicional a esto se evidencio una reducción en los costos operativos al migrar al manejo de la información en una nube.

Software gestor documental

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar de cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.