Software para gestionar ISO 27001: funcionalidades clave que debe tener

Afrontar la carga documental y operativa que implica la implementación del estándar es la razón por la que muchas organizaciones optan por apoyarse en un software para gestionar ISO 27001. Es la herramienta más eficiente para cumplir con los requisitos que exige un sistema de gestión de Seguridad de la Información en lo que respecta a documentos, asociados con la complejidad de los riesgos que se espera tratar.

Es el primer desafío que necesitan afrontar los equipos de implementación de la norma. El número de documentos, el control de versiones, el flujo del proceso de aprobación y la estimación del periodo de vigencia son, entre otros, retos que se espera resolver con ayuda de un software para gestionar ISO 27001.

Problemas de gestión de documentos que resuelve un software para gestionar ISO 27001

El software para gestionar ISO 27001 busca resolver los desafíos que plantea la implementación y mantenimiento de un SGSI basado en la norma internacional. Entre ellos, los que requieren atención inmediata en la etapa de implementación son los que conciernen a la gestión de documentos. Los cinco más relevantes son los siguientes:

1. Accesibilidad de los documentos

La facilidad de acceso a los documentos es clave para la operatividad de un sistema de gestión documental. Sin embargo, en sistemas no automatizados puede convertirse en un reto. No solo la accesibilidad, sino poder disponer de información actualizada y perfectamente organizada, cuestiones que resuelve un software para gestionar ISO 27001.

2. Falta de un procedimiento claro de creación, modificación y aprobación

Los documentos que no siguen una ruta jerárquica de aprobación y que no están sujetos a ningún control representan un riesgo de no conformidad y de difusión de información errónea, sin mencionar la posibilidad de duplicidad o de incumplimientos.

3. Acceso ilimitado a los documentos

Un sistema de gestión de Seguridad de la Información requiere documentos públicos, documentos de acceso limitado y documentos reservados solo para la Alta Dirección. Muchos de esos documentos exigen un elevado nivel de privacidad y control, de ahí que el acceso ilimitado a todo tipo de documentos del sistema sea uno de los problemas que se espera resuelva un software para gestionar ISO 27001.

4. Falta de control de versiones

En un sistema de gestión de SI, el número de documentos que necesitan actualización constante es alto. Cuando se acumulan varias versiones de un mismo documento, la probabilidad de trabajar con una versión desactualizada es muy alta. Destruir o eliminar las versiones desactualizadas no es la solución porque la trazabilidad de los cambios a veces es requerida por el sistema.

5. Errores de comunicación

En ocasiones, los documentos no llegan a las personas indicadas o llegan de forma parcial. En algunas organizaciones, la comunicación se basa de forma exclusiva en cuentas de correo electrónico que pueden enviar un documento importante a la bandeja de spam o en las que el usuario puede eliminar información esencial por accidente.

Cómo aborda los problemas un software para gestionar ISO 27001

El software para gestionar ISO 27001 automatiza las tareas del sistema, entregando soluciones efectivas a la organización:

1. Acceso seguro y ágil a los documentos

Un software para gestionar ISO 27001 asegura facilidad de acceso sin exponer la confidencialidad y la seguridad de la información. Lo consigue disponiendo una ubicación única y centralizada en la que es posible buscar un documento utilizando palabras clave, autor, tema o fecha de creación, entre otros criterios. Si el documento es de consulta restringida, solo las personas con credenciales podrán acceder a él.

2. Flujos de creación de documentos sistemáticos

La creación de documentos es uno de los procesos que primero debe estandarizarse en la etapa de implementación de ISO 27001. El flujo habitual considera cinco etapas: redacción del borrador, revisión del documento, aprobación, publicación (cuando esto procede) y almacenamiento.

3. Privacidad y control de acceso

La facilidad para encontrar un documento y acceder a él es una funcionalidad importante en un software para gestionar ISO 27001. El acceso ilimitado y sin restricciones, como se ha indicado, es un problema. La plataforma permite crear perfiles de usuarios con determinados privilegios, dependiendo de su posición en la empresa y su rol en el sistema de gestión.

4. Control de versiones de documentos

Almacenar con seguridad las versiones de un mismo documento es una funcionalidad que no se puede dejar de exigir en un software para gestionar ISO 27001. Se espera que la versión accesible sea la actual, pero puede ser necesario revisar la trazabilidad de los cambios. Entonces, es preciso que las versiones anteriores estén disponibles con la misma facilidad que las actuales.

5. Comunicación segura y transparente

Además de solucionar los problemas de envío equivocado, pérdida de información accidental o extravío, el software para gestionar ISO 27001 permite establecer interlocución entre dos o más personas sobre el contenido de un documento, archivando estas charlas en carpetas y asociándolas al documento discutido para consulta futura.

Software ISO 27001

El Software ISO 27001 provee las funcionalidades mencionadas y otras más relacionadas con la gestión de documentos en un SGSI. Pero esta solución también es capaz de automatizar gran parte de las tareas del sistema, facilitando las auditorías e inspecciones y promoviendo la mejora continua.

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