¿Qué hace que un sistema de control de documentos sea eficaz?

La gestión y el control de documentos son elementos esenciales para la seguridad y privacidad de la información. Las organizaciones dependen de sistemas de control de documentos confiables, seguros y eficientes, también aquellas que cuentan con sistemas de gestión de Inteligencia Artificial.

El control de documentos garantiza disponibilidad, accesibilidad, trazabilidad, seguridad e integridad de los documentos y, por extensión, de la información que contienen. Cuando todos estos elementos están presentes, no se pierde tiempo, no se generan conflictos, la productividad crece y el entorno de trabajo es cordial. Por supuesto, el cumplimiento es un agregado que no es desestimable.

Qué debe tener un sistema de gestión y control de documentos para ser eficaz

El control de documentos implica asegurar una ubicación en la que las personas indicadas puedan acceder, si su perfil de seguridad lo permite, a la información que requieran. El control de documentos también se ocupa de verificar que la versión a la que accedan sea la actual. Además, entran en su ámbito de acción los procedimientos y protocolos necesarios para actualizar o revisar un documento.

De manera genérica, existen ocho funcionalidades que no pueden faltar en una solución o en un sistema para el control de documentos eficaz:

1. Protocolos y procedimientos para documentos específicos

Los documentos que se producen en una organización se podrían clasificar en grupos muy diferentes: manuales de procedimiento, legales, contratos, políticas o instrucciones de trabajo, por mencionar algunos entre los más recurrentes. Aun dentro del mismo grupo, un documento es diferente a otro.

El sistema de control de documentos necesita prever estas diferencias y configurar flujos de creación y revisión acordes con el tipo de documento, pero también crear protocolos de seguridad de la información y accesibilidad coherentes con la importancia y la confidencialidad del documento.

2. Configuración de etiquetas y metadatos

Cuando los documentos se gestionaban en papel, la etiqueta con la que se marcaba la carpeta era la clave para encontrar el documento con rapidez. En un gestor digital, esa función la cumplen los metadatos. Estos son palabras clave que servirán para que el sistema almacene el documento en un lugar determinado y para que los usuarios los encuentren con prontitud, apenas marcando alguna de las palabras clave.

El nombre del autor del documento, dos o tres palabras clave sobre el contenido o el área que lo genera son ideas para crear metadatos que permitan categorizar y almacenar un documento con seguridad y acceder a él con la debida rapidez.

3. Integración con diferentes herramientas ofimáticas

Atrás quedaron los tiempos en los que los documentos se elaboraban en un procesador de texto y se almacenaban en una carpeta en el disco duro del ordenador. El sistema de control de documentos tiene la autonomía para crear un documento, pero es importante optar por un gestor integrado con herramientas como las que conforman el pack de Office: Word, PowerPoint o Excel.

El sistema también puede interactuar y extraer información de aplicaciones utilizadas en áreas como contabilidad, comercial o recursos humanos, asegurando la trazabilidad, el seguimiento del protocolo para creación y actualización y la preservación de los metadatos cuando se trate de la segunda opción.

4. Protocolos estrictos para creación, revisión, actualización y aprobación

La gestión de documentos tiene competencia en las etapas previas a la creación del documento, durante la redacción y aprobación y después, cuando es preciso almacenarlo y controlar la versión, si es que es una actualización. El sistema necesita un proceso estricto de creación, revisión, actualización y aprobación. El protocolo necesita considerar algunos aspectos básicos:

• Personas autorizadas para crear documentos nuevos, actualizar los existentes y personas que los pueden reemplazar en esa función ante la ausencia no programada.
• Ruta que debe seguir la aprobación de un documento, con el nombre y el cargo de quien aprueba y su suplente, en caso de ausencia.
• Opciones de enrutamiento para la aprobación para documentos que necesiten verificación de legalidad, de cumplimiento o de la Alta Dirección.
• Secuencia para el envío de documentos para aprobación inicial y para revisión o actualización.
• Flujo de aprobación para documentos que deben ser revisados por un grupo, determinando el número de personas mínimo que requiere la aprobación.

5. Capacitación de los empleados

El control de documentos automatizado puede identificar necesidades de capacitación para algunos empleados, de acuerdo con el contenido de un documento que se crea o se actualiza. El sistema puede advertir la necesidad de capacitación, mucho antes de que el documento entre en vigor, mientras espera a ser publicado.

Es importante que el sistema de gestión de documentos alerte sobre la necesidad de formación, sobre quién debe tomar el programa y cuáles serán los contenidos que se entregarán en esos cursos.

6. Protocolos para revisiones, cambios y actualizaciones

Es inevitable revisar y actualizar los documentos, aunque algunos lo requieren con menor periodicidad. No obstante, es importante crear un protocolo que vaya desde la solicitud hasta la aprobación final, determinando quién está autorizado para solicitar cambios y revisiones, especificando en qué momento el nuevo documento reemplaza al anterior y asignando un número consecutivo a la actualización.

7. Filtros para visualizar documentos

Las organizaciones que deben tratar con un gran número de documentos pueden tener problemas para ubicarlos, para obtener un listado de los que requieren actualización inmediata o de todos los documentos que conforman el arsenal del sistema de gestión de la calidad, por ejemplo.

La capacidad de filtrar documentos por palabras clave, por fecha de creación, por autor, por tema o por área asociada será importante en un sistema de gestión de documentos. Es, además, una herramienta eficaz para verificar la actualidad de los documentos.

8. Niveles de autoridad y accesibilidad

La seguridad de los datos, la integridad de la información y la capacidad para establecer trazabilidad de los cambios son elementos esenciales en un sistema de gestión de documentos. Es importante asegurar que solo las personas autorizadas acceden a la información, solicitan revisiones o aprueban cambios.

Software ISO 42001

El desarrollo tecnológico ha supuesto un salto cualitativo en el control de documentos, de manera especial con la incorporación de sistemas de gestión basados en la IA. En este aspecto, el Software ISO 42001 es una herramienta de gran utilidad para aquellas organizaciones que desean implementar sistemas de gestión de inteligencia artificial.

El software incorpora, entre otras muchas, funcionalidades entre las que se encuentra la gestión de la información y la documentación de procesos y procedimientos relacionados con el SGIA. El objetivo es facilitar un uso ético y responsable de la IA y tratar con efectividad los riesgos que puede conllevar. Si deseas más información, puedes recibir aquí asesoramiento personalizado.