Análisis de causa raíz: 3 herramientas clave para realizarlo con éxito

Dentro de los sistemas de gestión de calidad basados en ISO 9001, el análisis de causa raíz es una de las herramientas más útiles para solucionar problemas, eliminar la posibilidad de repetición, optimizar procesos, promover una mejora continua real y evidente e identificar riesgos ocultos que no han sido tratados por los expertos en gestión de riesgos.

El manual de procedimiento indica que hay que resolver los problemas y las no conformidades de calidad, diseñando e implementando acciones correctivas eficaces. El desafío está en que algunos fallos de calidad sugieren una solución primaria que apunta a resolver la manifestación evidente e inmediata del problema, que es la que sale a la superficie. Es una solución que no ahonda en su origen real, persistiendo la probabilidad de repetición, salvo que se realice un análisis de causa raíz.

Cómo realizar un análisis de causa raíz

El objetivo del análisis de causa raíz es llegar el origen de un problema. Por supuesto, problemas complejos demandarán investigaciones igualmente complejas. En términos generales, sin tener en cuenta aún la herramienta seleccionada para practicar el análisis de causa raíz, hay unos pasos que es importante seguir:

• Identificar y documentar el problema con precisión: lugar en el que se hizo evidente el problema, señales exhibidas, producto o línea de productos afectados, procesos asociados, consecuencias y gravedad.
• Determinar el alcance del impacto negativo en caso de que el problema no se investigue y se trate con la debida celeridad.
• Señalar factores o condiciones que pueden estar asociados a la generación del problema.
• Asignar la investigación a un profesional experto o a un equipo dedicado capacitado para realizar el análisis de causa raíz.
• Elegir una metodología o herramienta adecuada para realizar el análisis.

La complejidad y el tamaño de la organización, y en consecuencia de los problemas, determinará la necesidad de conformar un equipo o asignar la tarea a una sola persona. El análisis de causa raíz es un tipo de evaluación básico. Pese a ello, en algunos casos puede involucrar aspectos técnicos e incluso científicos tan complejos, que puede ser necesario la participación de expertos de diferentes áreas de la organización.

Qué herramientas se pueden utilizar para realizar el análisis de causa raíz

Entre las herramientas eficaces para realizar el análisis de causa raíz destacan tres. Ninguna requiere un alto consumo de recursos financieros, físicos o tecnológicos. No obstante, es prudente advertir que las solicitudes de información y datos, dependiendo de la complejidad del problema, pueden llegar a ser exigentes.

Los sistemas de gestión de la calidad automatizados con base en una plataforma diseñada con ese objetivo, tendrán la capacidad para resolver con facilidad las solicitudes de información requerida para realizar análisis de causa raíz utilizando cualquiera de las siguientes herramientas:

1. Diagrama de Ishikawa o de espina de pescado

El diagrama de Ishikawa debe su nombre a su creador, el químico industrial japonés Kaoru Ishikawa. Él propuso el modelo por primera vez en 1943 con el ánimo de resolver problemas de calidad en industrias manufactureras en su país. Aunque se puede utilizar para indagar sobre la causa raíz en toda clase de industrias, su mayor uso es en el campo industrial.

El modelo, también conocido como diagrama de espina de pescado, muestra un problema en el extremo del gráfico (cabeza del pez) y, sobre la columna vertebral a manera de espinas, enumera categorías, condiciones, o posibles causas del problema. Cada espina puede subdividirse en cuantas categorías sea necesario. Básicamente, el método solicita lo siguiente:

• Información completa del problema.
• Factores asociados o coadyuvantes del problema.
• Clasificación de las posibles causas: humanas, ambientales, físicas, técnicas o tecnológicas.
• Consideraciones sobre las razones que generaron las causas inmediatas.
• Posibles causas raíz y sus efectos.

Ventajas

Además de la facilidad de aplicación, es importante mencionar que se trata de una herramienta que promueve la participación de personas de diferentes áreas. Además:

• Aporta comprensión integral del problema.
• Muestra la información en forma secuencial, lo que facilita la comprensión.
• Es un punto de partida que puede aportar información útil para utilizar otros modelos.

Inconvenientes

Son pocas, pero es importante mencionarlas:

• De acuerdo con el número de personas que participen, la actividad puede extenderse en el tiempo y en la misma dimensión del gráfico.
• Lo consignado en el gráfico puede obedecer a un aporte subjetivo de una persona, lo que conduce a desviaciones de las conclusiones.
• Es común obtener más de una causa raíz, lo que obliga a complementar o completar la tarea acudiendo a otra metodología.

2. Los cinco porqués

La metodología de los 5 porqués es una herramienta desarrollada por el fundador de Toyota, Sakichi Toyoda. Es muy elemental: se pregunta el porqué de la ocurrencia de algún evento tantas veces como sea necesario hasta encontrar una respuesta que no admita una pregunta más y que, evidentemente, es el origen del problema.

Aunque la metodología no dictamina un número de veces para preguntar el porqué, en la práctica pocos problemas pasan del porqué número cinco. De ahí el nombre del ejercicio. Los requisitos son muy básicos:

• Reunir un equipo que conozca el problema y domine la metodología.
• Realizar una exposición breve, pero completa del problema y sus consecuencias.
• Iniciar las preguntas, prestando especial atención a las respuestas. A una misma pregunta, puede haber dos o más respuestas válidas, lógicas y procedentes que obligan a abrir varias columnas en el esquema.
• Concluir el ejercicio cuando no sea posible preguntar nuevamente y cuando la última respuesta satisfaga los requisitos de los participantes.

Ventajas

La facilidad para realizar el ejercicio, que es indiscutible, es el primero de los beneficios. Además:

• Permite la participación de todas las personas que se requiera.
• Se desarrolla en muy poco tiempo y no tiene límites para preguntar.
• Permite encontrar riesgos adyacentes o emergentes en cada pregunta.
• Es muy útil para mejorar procesos.

Inconvenientes

Algunos profesionales en gestión de la calidad consideran esta metodología básica en extremo y poco basada en evidencia técnica o científica. Consideran que se trata de un análisis de causa raíz sujeto a la percepción poco confiable de un grupo no calificado de personas. Otras objeciones comunes son:

• Las respuestas pueden enfrentar a las personas y conducir el ejercicio a una interminable y poco productiva discusión.
• Diferentes resultados en el mismo ejercicio practicado con diferentes grupos de personas, lo que genera poca confiabilidad en los resultados.

3. Diagrama de Pareto

El ingeniero, economista y filósofo francés, Vilfredo Pareto, propuso la regla del 80/20, base del diagrama de Pareto, que parece ser la herramienta con más soporte matemático para la elaboración del análisis de causa raíz. Utiliza una serie de barras que se ubican sobre un eje horizontal, desde la más alta a la izquierda, hasta la más baja a la derecha.

La longitud de las barras es proporcional al problema, fallo o defecto que se evalúa. Luego, para cada problema se dibuja un punto, tomando como referencia una escala numérica que constituye el eje vertical. Lo que sigue es dibujar una línea que conecta los puntos.

Usualmente, el gráfico evidencia que el 80 % de los problemas, están asociados al 20 % de las causas. Para ejecutar el diagrama es preciso:

• Elegir las categorías de medición, el periodo de tiempo que se evaluará o los límites de cantidad o coste, por ejemplo.
• Recopilar los datos de frecuencia o número de casos que se tomarán como variables del eje vertical.
• Elaborar el gráfico con base en la información recolectada.
• Calcular, dibujar y conectar los puntos con una línea.

Ventajas

Se trata de una herramienta más precisa y menos subjetiva. Algunos de sus beneficios son:

• Identificar problemas con mucha rapidez.
• Obtener un gráfico que permite visualizar la importancia relativa de cada problema.
• Los datos generan credibilidad y confianza para las partes interesadas.
• Ahorra tiempo y recursos.
• Permite el uso de tecnología, como hojas de cálculo o plataformas diseñadas para digitalizar sistemas de gestión.

Inconvenientes

La herramienta que, en opinión de muchos expertos, es la más precisa, también es objeto de algunas críticas:

• Simplificación excesiva de los problemas.
• Evita consideraciones cualitativas que pueden ser importantes.
• Requiere de un análisis previo para identificar los problemas y las causas que se tabularán.

La conjugación de las tres herramientas ayudará a realizar un análisis de causa raíz integral y confiable. La tecnología puede aportar mucho a la efectividad de cualquiera de estas herramientas.

Software ISO 9001

El Software ISO 9001 se ha diseñado para ayudar a las empresas a crear y mantener sistemas de gestión de la calidad que, de forma sistemática y automática, se mejoren a sí mismos. Para ello, la plataforma adopta el ciclo PDCA de mejora continua para la ejecución de cada una de sus funcionalidades.

Esta solución entrega herramientas asistidas por IA y Big Data que trabajan de forma interconectada para afrontar con éxito los desafíos de la gestión y, dentro de ella, aspectos como la gestión de riesgos, el análisis de datos o el ciclo de vida de las no conformidades. Para conocer más en profundidad esta herramienta, contacta aquí con nuestros asesores.