3 Indicadores para la norma ISO 9001 que son esenciales en gestión de la calidad

Los indicadores para la norma ISO 9001 son señales confiables que permiten suponer, antes de una auditoría interna que lo compruebe, que el Sistema de Gestión de la Calidad funciona, está conforme con los requisitos del estándar y alcanza los objetivos propuestos.

Los indicadores para la norma ISO 9001 son herramientas que se emplean para monitorear el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad. También son útiles para identificar problemas y oportunidades de mejora.

Existen muchos indicadores o métricas para evaluar un sistema de gestión. Incluso si se limita la búsqueda a indicadores para la norma ISO 900, el número es abundante. A continuación se profundiza en tres, en los que prestan un mejor servicio a profesionales que necesiten obtener información inmediata sobre la eficiencia del sistema que conducen.

Cuáles son los indicadores para la norma ISO 9001 más eficaces

En el capítulo 9 de la ISO 9001 se solicita que la organización implemente mecanismos o metodologías para evaluar el desempeño del sistema. Inspecciones, auditorías y revisiones forman parte de las técnicas o métodos que puede utilizar la empresa para cumplir con el requisito. Pero también lo hacen los indicadores para la norma ISO 9001.

Por supuesto, los indicadores no reemplazan las otras actividades de evaluación. Pero sí son importantes, particularmente en momentos intermedios entre una y otra auditoría interna del SGC o ante una auditoría de recertificación.

La gran ventaja de los indicadores para la norma ISO 9001 es su capacidad para proveer información inmediata. Pero, como ya se advirtió, existe un número extenso de estas métricas. Tres de ellas, no obstante, destacan por centrarse en la eficacia del sistema

1. La satisfacción del cliente

El primero de los indicadores para la norma ISO 9001 es el más obvio. La satisfacción del cliente expresa en cuatro palabras el sentido y el objetivo de un sistema de gestión, ya que es la más relevante entre las partes interesadas en ISO 9001. Es un indicador importante por otra razón: el mencionado capítulo 9, incorpora una cláusula (9.1.2) que solicita medir y monitorear la satisfacción del cliente.

De esta forma, la satisfacción del cliente, que se puede medir en términos cualitativos o cuantitativos, sirve como indicador de la eficacia del sistema, para satisfacer un requisito de la norma y para entender qué satisface a los consumidores o en qué puntos es posible y preciso mejorar.

El cliente está en el centro de cualquier Sistema de Gestión de la Calidad. Todos los requisitos legales y reglamentarios en ISO 9001 y todos los objetivos, buscan de forma directa o indirecta, mejorar la satisfacción del cliente. Después de todo, sin él no existirá empresa.

2. Eficacia de los procesos

Los procesos en ISO 9001 son engranajes que se articulan para lograr el objetivo máximo: satisfacer al cliente. Los procesos, al igual que los engranajes de una máquina, pueden deteriorarse o salir de su posición. Mientras funcionen como se espera, de acuerdo con el propósito para el que se crearon, la probabilidad de que el sistema falle es casi inexistente.

El indicador, en este caso, es realmente un conjunto de indicadores para la norma ISO 9001. Cada proceso necesita un indicador diseñado para medir la eficacia de ese proceso. El encargado de gestionar ese indicador, de reportar el resultado y de monitorear el desempeño es el dueño del proceso.

El adecuado uso de este indicador o conjunto de indicadores puede hacer que el sistema afronte cualquier auditoría sin ningún problema. Todas las desviaciones se advierten en tiempo real, generando la reacción inmediata, antes de que sea necesario afrontar el proceso burocrático de resolución de no conformidades de calidad.

3. Número de no conformidades y tiempo de resolución

Este podría ser un indicador para medir lo que subsiste tras la aplicación de los dos anteriores indicadores para la norma ISO 9001. Es un hecho que las no conformidades no son deseables porque evidencian fallos estructurales serias del sistema y porque su resolución requiere arduo e intenso trabajo. Sin embargo, aunque no sean muy populares, las no conformidades son instrumentos valiosos para alcanzar la mejora continua.

Las no conformidades aparecen en diferentes presentaciones: una desviación, omisiones en cuanto a documentación en ISO 9001, un fallo operativo, un producto no conforme que no se ha investigado, etc. El punto es que se trata de una no conformidad identificada y tratada, que permanece oculta, creciendo y aumentando la capacidad para afectar al sistema.

Por su naturaleza, las no conformidades suelen aparecer en una auditoría. Un número elevado supone un sistema deficiente y con serios problemas. Este indicador refleja más de un aspecto: rapidez de la organización investigar la causa de la no conformidad, tiempo para implementar una acción correctiva y plazo para verificar la eficacia de esa acción.

Tarde o temprano, todos los sistemas de gestión se enfrentan la resolución de no conformidades. La ausencia total de ellas resulta sospechosa. Podría obedecer a errores en los procesos de auditoría, negligencia de los auditores o complacencia con los auditados. Es uno de los indicadores para la norma ISO 9001 que no puede faltar en un Sistema de Gestión de la Calidad.

Software ISO 9001

La recolección de información que generan indicadores confiables, su procesamiento y evaluación, son actividades que requieren de un soporte tecnológico, si el objetivo es contar con datos oportunos que ayuden a optimizar la gestión.

El Software ISO 9001 es una plataforma tecnológica que utiliza Inteligencia Artificial y Big Data para automatizar sistemas de gestión basados en la norma ISO 9001 y para proveer la información que necesitan los encargados para mantenerlo funcional y eficaz.

Esta solución avanzada permite racionalizar y centralizar toda la documentación y potenciar la mejora continua, aspectos que redundan en un ahorro de tiempo y de costes. El objetivo es optimizar la gestión de la calidad en organizaciones de cualquier tamaño y sector.

Para conocer todas las funcionalidades del software y las ventajas que puede aportar a tu organización, solo tienes que contactar con nuestros asesores, te ofrecerán toda la información que precises sin compromiso.