No conformidades en ISO 45001: identificación y acciones a implementar

Identificar no conformidades en ISO 45001 es una de las acciones más relevantes en un sistema de gestión SST. La mejora de las condiciones de Seguridad y Salud de los Trabajadores depende en buena medida de encontrar, evaluar y solucionar esos problemas.

Las no conformidades en ISO 45001 son incumplimientos de requisitos. Significa que la organización no está ejecutando algún requerimiento que la norma solicita. Es posible que una no conformidad indique solo una deficiencia documental. Sin embargo, en muchos casos puede estar en el origen de eventos indeseables posteriores, como accidentes o casi accidentes.

Cómo identificar no conformidades en ISO 45001

Las no conformidades en ISO 45001 son incumplimientos parciales o totales de un requisito o una solicitud de la norma. Pero no todos los problemas de seguridad y salud en el trabajo son no conformidades. Un incidente o un accidente pueden ocurrir por una negligencia de un empleado, un riesgo que ha escapado al control del equipo o una conjunción de circunstancias inusuales.

Nada de eso significa que no sea posible que un accidente sea resultado de una no conformidad que no ha recibido la atención adecuada. Trabajar para identificar no conformidades en ISO 45001, además de ser un requisito de la norma, es una forma de mejorar la seguridad de los trabajadores. Existen diferentes métodos para ello.

1. Investigar los incidentes

Los incidentes no tienen consecuencias tan dramáticas como los accidentes. Esto lleva a que no siempre se investiguen a fondo, a veces ni siquiera se reportan. Es un grave error. La investigación a fondo de un incidente suele delatar una no conformidad con los requisitos del estándar de seguridad y salud en el trabajo.

2. Atender los comentarios de los empleados

La participación de los empleados en la Gestión SST es un requisito de la norma. No escuchar la voz de los trabajadores hace que muchas no conformidades pasen inadvertidas. La fuente inmediata de información sobre como mejorar la seguridad y cómo obtener un sistema de gestión eficiente, que se mejore a sí mismo de forma continua, está en los trabajadores.

3. Trabajar con los informes de auditoría

El objetivo inmediato de una auditoría interna a un SG-SST es identificar no conformidades en ISO 45001. Y la parte sustancial de los informes de auditoría son las no conformidades. Por ello, informes y auditor son los mejores aliados para identificar no conformidades en el sistema.

Cómo solucionar las no conformidades en ISO 45001

Identificar las no conformidades en ISO 45001 es una parte de la tarea. La otra, la que realmente impactará en el bienestar de los trabajadores, es corregirlas o eliminarlas.

Las no conformidades en ISO 45001 inician un proceso administrativo definido por el mismo estándar. Es un proceso que se puede considerar complejo, pero también es sistemático y efectivo. De hecho, pasa por varias fases:

1. Identificar con claridad la no conformidad

Si el origen es un informe de auditoría, el auditor entregará la información completa sobre la no conformidad y el requisito que se incumple, de forma parcial o total. Cuando la fuente es otra, es importante completar la información antes de continuar con el proceso.

2. Buscar la causa raíz

Incluso en informes de auditoría profesionales, es poco probable que el auditor asuma la investigación de la causa raíz de una no conformidad y la declare dentro del informe. Esa es tarea del equipo encargado de la seguridad y salud en el trabajo. Los sistemas de gestión automatizados y digitalizados, ofrecen información inmediata, alertas y notificaciones que ayudan a culminar la investigación con resultados productivos.

3. Diseñar acciones correctivas

Las acciones correctivas que se propongan e implementen serán tan drásticas como la gravedad del problema. Muchas no conformidades en ISO 45001, de las que se conocen como normativas, se solucionan produciendo un documento, comunicando algo a alguien o iniciando un programa de capacitación. Otras requerirán cambiar un proceso o eliminarlo y sustituirlo.

4. Comunicar las acciones

La implementación de acciones correctivas sin comunicarla a las personas indicadas puede causar más problemas de los que pretende solucionar. La comunicación busca explicar los cambios y las razones por las que se efectúan. Por su puesto, también se espera retroalimentación.

5. Revisar y monitorear

El siguiente paso es revisar el resultado de la acción correctiva con el fin de verificar que se han resuelto las no conformidades en ISO 45001. Es una tarea que puede requerir un periodo de tiempo y puede ocurrir que la acción implementada no resuelva el problema o lo haga de forma parcial. En tal caso, se diseña e implementa otra acción y el ciclo se reinicia de acuerdo con el modelo PDCA.

6. Documentar la tarea

Todo el proceso, desde el primer paso, se debe documentar con precisión. Esa información que se conserva es valiosa para la siguiente auditoría interna o de certificación.

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