Control operacional en ISO 14001: cómo definir e implementar los controles operativos

El control operacional en ISO 14001, que aparece en la Sección 8 de la norma, es el eje de la tarea más importante que persigue el estándar: prevenir o disminuir el impacto ambiental producto de las operaciones de la empresa.

Es tan relevante el control operacional en ISO 14001, que algunos especialistas lo consideran como la base de todo el sistema de gestión ambiental. Definir controles operativos e implementarlos se convierte así en una tarea estratégica que requiere tomar precauciones adicionales.

El objetivo es asumir el control operacional en ISO 14001 de forma planificada, buscando implementar controles realmente efectivos. ¿Cómo hacerlo y qué tener en cuenta?

Cómo definir e implementar el control operacional en ISO 14001

La primera acción imprescindible para definir el control operacional en ISO 14001 es separar los procesos internos y los externos o externalizados. Son dos frentes que es necesario cubrir, pero que implican asumir enfoques diferentes.

1. Control operativo interno

ISO 14001 proporciona una interesante orientación para garantizar el control operativo. La norma recomienda revisar las actividades de la empresa, las obligaciones de cumplimiento legal y regulatorio y los controles relevantes.

Esto significa que desde la misma definición y construcción de procesos es necesario pensar en la capacidad para alcanzar un control operativo eficiente sobre los aspectos ambientales. Algunas recomendaciones para hacerlo son las siguientes:

• Diseñar e implementar procesos eficientes que entreguen resultados coherentes y consistentes.
• Tener en cuenta el ciclo de vida completo del producto.
• Implementar alguna solución tecnológica para digitalizar la gestión y automatizar tareas del sistema de gestión ambiental.
• Verificar la competencia de todos los empleados.
• Contar con un procedimiento estandarizado para diseñar procesos y para ejecutarlos.
• Contar con indicadores y metodologías para monitorear y medir los resultados de los procesos.
• Documentar los procedimientos y aspectos relevantes.

La norma otorga libertad a las organizaciones para elegir los mecanismos y las mejores prácticas para garantizar el control operacional en ISO 14001 y su eficacia. Dentro de esa libertad, la organización decide qué documentar, qué registrar y qué métodos de capacitación implementar.

2. Control operativo de procesos externos y servicios externalizados

El control operacional en ISO 14001 exige a la organización vigilar los impactos ambientales de sus proveedores, contratistas u operadores de servicios externalizados. La organización necesita identificar, examinar y diseñar acciones para controlar diferentes aspectos:

• Competencia y brechas de formación y capacitación del proveedor o de sus trabajadores.
• Capacidad del tercero para cumplir con objetivos ambientales.
• Competencia del proveedor para definir sus controles y evaluar su eficacia.
• Impacto de la actividad del proveedor sobre el medio ambiente.
• Proporción de control entre la organización y el proveedor.
• Mecanismos de control en el proceso de adquisiciones.
• Oportunidades de mejora continua.

Estos elementos requieren evaluación y documentación. La cercanía geográfica o la similitud de actividades, por ejemplo, determinan un mayor o menor grado de fiscalización sobre los aspectos e impactos ambientales. La organización necesita ejercer control sobre los riesgos y oportunidades y sobre el cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias del tercero.

Finalmente, el control operativo de procesos y servicios externalizados requiere que la organización considere el ciclo de vida del producto o servicio objeto de la tercerización, así como los intereses, impactos o expectativas de las partes interesadas del tercero.

Qué tener en cuenta para implementar el control operacional en ISO 14001

ISO 14001 permite a la organización diseñar e implementar los controles operativos que considere eficaces y funcionales, de acuerdo con sus riesgos, el tipo de industria y el ciclo de vida de su producto. No obstante, la norma señala seis elementos esenciales sobre los cuales se solicita evaluación, control y documentación:

• Requisitos legales, regulatorios y de cumplimiento en general.
• Objetivos ambientales y evaluaciones de su cumplimiento.
• Definición de procesos internos.
• Definición y control de procesos externos, subcontratados o tercerizados.
• Identificación de necesidades brechas de formación y capacitación propias o de proveedores externos.
• Acciones para la mejora continua.

Los requisitos de la norma son la guía para garantizar el cumplimiento y el control operacional en ISO 14001 no es la excepción. Sin embargo, seguir las recomendaciones anteriores garantiza un resultado satisfactorio.

Los procesos documentados son propios de una gestión eficiente y productiva. La documentación representa un desafío para muchas organizaciones que se afronta de la mano de la digitalización. La tecnología es un aliado que permite presentar informes ESG sólidos y transparentes. El desempeño del SGA encuentra oportunidades de mejora continua y controles operativos eficaces siguiendo la última recomendación.

Software ISO 14001

Contribuir al cumplimiento de las normas ambientales vigentes de orden legal, regulatorio o contractual es uno de los beneficios que obtienen las organizaciones que implementan el Software ISO 14001.

La plataforma realiza seguimiento a los procesos de la organización, gestiona tareas relacionadas con los procesos del sistema de gestión ambiental y controla la documentación desde el proceso de creación hasta el de archivo, entre otras funciones. Todo ello con un alto grado de personalización y con capacidad para integrarse con otros sistemas de gestión gracias a su diseño modular.

El software incorpora otras muchas características que puedes conocer sin compromiso. Para ello, solo tienes que contactar con uno de nuestros asesores.