Guía para la gestión de documentos en ISO 42001 y preparación de auditorías

La gestión de documentos en ISO 42001 merece especial atención en aquellas organizaciones que trabajan bajo esta certificación, que se esfuerzan en mantener su cumplimiento y que se preparan para afrontar una auditoría de terceros.

El estándar sobre gestión de sistemas de inteligencia artificial marca un hito en los esfuerzos por normalizar el uso de la nueva tecnología, garantizando las mejores prácticas éticas y la responsabilidad social, además del cumplimiento legal.

La gestión de documentos en ISO 42001 es una de las piezas clave, de ahí la relevancia de contar con una guía que ayude a afrontar el proceso con eficiencia, así como a preparar las auditorías internas y la de certificación.

¿Qué es ISO 42001?

ISO 42001 es un estándar internacional que establece requisitos para gestionar los riesgos y también las oportunidades relacionadas con el uso o desarrollo de sistemas de inteligencia artificial (IA). La norma se ha diseñado para integrar el sistema basado en esta certificación con los diferentes procesos de la organización y con otros sistemas como el de seguridad de la información o seguridad y salud en el trabajo.

ISO 42001 se enfoca en el uso responsable, ético y transparente de sistemas de inteligencia artificial, externos o desarrollados por la organización. El estándar también se preocupa por el cumplimiento legal y la protección de derechos de las personas.

¿Por qué es importante ISO 42001?

Estandarizar la gestión en cualquier área es importante. ISO 42001 reviste, no obstante, una relevancia especial: aborda temas sensibles para la sociedad moderna como protección de datos, inclusión, ética, protección de derechos de autor y de derecho al trabajo, entre otros relacionados con el uso de la nueva tecnología.

La norma se alinea con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de Naciones Unidas, que impulsan el uso sostenible y responsable de la inteligencia artificial. ISO 42001 promueve la innovación y el crecimiento de la organización con base en el uso de IA, afrontando una preocupación generalizada en la sociedad: la pérdida de empleos por el uso de la inteligencia artificial.

La nueva norma, en pocas palabras, asume el compromiso de aprovechar la tecnología para el bien común, convirtiéndola en una herramienta útil para afrontar los desafíos globales.

¿Cómo desarrollar la gestión de documentos en ISO 42001?

La efectiva gestión de documentos en ISO 42001 es un requisito de la norma que resulta además muy útil para preparar las auditorías, internas o de certificación, así como para garantizar el cumplimiento.

La gestión de documentos en ISO 42001, por otra parte, requiere implementar procesos complejos. Un sistema eficiente debe cumplir tres requisitos fundamentales:

1. Disponer de una ubicación centralizada para la documentación

La ubicación centralizada garantiza que todos los documentos se encuentren en el mismo lugar. Ese lugar debe ser accesible para las personas indicadas, de acuerdo con perfiles de seguridad creados con antelación.

2. Asegurar la actualidad de los documentos

Es un aspecto de singular relevancia dentro de la gestión de documentos en ISO 42001. El motivo no es otro que un documento desactualizado genera una no conformidad o un problema grave para el sistema de gestión.

En ocasiones, los documentos no se actualizan en el momento oportuno porque alguien lo olvidó o porque no se sabe a quién corresponde la obligación. Es importante que la tarea se automatice y se emitan alertas sobre la inminencia de una desactualización, enviando notificaciones a las personas indicadas y generando flujos de trabajo automáticos.

3. Controlar los documentos

Utilizar una versión desactualizada de un documento, suministrar varias ediciones de un mismo documento o perder el rastro de las modificaciones son eventos negativos que se deben evitar. En ese sentido, resulta de gran utilidad contar con una plataforma que automatice la gestión y, en particular, cuente con funcionalidades eficaces para controlar los documentos, gestionar con seguridad las revisiones y aprobaciones y controlar la trazabilidad de los cambios.

Cómo prepararse para una auditoría en ISO 42001

El objetivo de las auditorías es verificar que los diferentes elementos del sistema se han documentado e implementado adecuadamente. Prepararse para ello requiere de organización y de un enfoque integral que incluya varias acciones:

• Auditorías internas que ayuden a detectar brechas y solucionar los problemas antes de que tenga lugar una auditoría externa.
• Comprobar que todo el personal conoce los procedimientos y funciones del sistema para garantizar su cumplimiento.
• Revisar que la gestión de documentos en ISO 42001 ha sido correcta y está actualizada.

Software ISO 42001

La gestión de documentos en ISO 42001 es una de las funciones que incorpora el Software ISO 42001 de ISOTools. Esta plataforma, basada en la nube, también aprovecha el potencial de la Inteligencia Artificial para automatizar muchas de las tareas propias de la gestión de sistemas normalizados.

La plataforma es capaz de vigilar procesos, analizar brechas, generar flujos de trabajo automáticos, asignar tareas y revisar su cumplimiento, entre otras muchas funcionalidades. Es, además, un software intuitivo, sencillo de utilizar y flexible, de modo que se adapta a las necesidades de todo tipo de organizaciones.

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