Implementar ISO 14001: guía completa de pasos a seguir

Implementar ISO 14001 es un proceso que surge como respuesta a la necesidad de cumplir con marcos regulatorios en algunos casos y como estrategia comercial en otros. En algunas organizaciones, sin embargo, implementar ISO 14001 nace por un espontáneo y sincero deseo de disminuir los impactos ambientales y mejorar la relación con el planeta.

De una u otra forma, implementar ISO 14001 aparece como una idea solitaria, obtener la certificación es algo que en esta etapa embrionaria no siempre se considera. De hecho, la implementación es un camino complejo que puede hacer desistir de esa idea a quienes la concibieron. No hay razón para ello.

Implementar ISO 14001 es una estrategia que ofrece grandes beneficios, que mejora la reputación de la organización y aporta valor a su imagen de marca. El secreto está en saber por dónde comenzar y qué camino recorrer. Mostrarlo es el objetivo de esta guía de 13 pasos para implementar ISO 14001.

¿Cómo implementar ISO 14001?

El proyecto de implementación siempre debe considerar la certificación. No tiene mucho sentido hacer un gran esfuerzo para no culminarlo con el reconocimiento oficial del sistema de gestión ambiental. En la práctica, el texto de la norma indica lo que hay que hacer para implementar ISO 14001, lo que hacemos a continuación es condensarlo solo unos pasos.

Además de ello, en varios apartados de esta guía se hará hincapié en la necesidad, la oportunidad que representa y los beneficios que aporta la automatización y digitalización del sistema de gestión. La transformación digital y la Inteligencia Artificial ofrecen herramientas que solucionan muchos de los requerimientos del sistema de gestión.

Una vez hecha esta observación, implementar ISO 14001 es un proceso en el que hay que dar los siguientes pasos:

1. Conseguir aval de la Alta Dirección

Implementar ISO 14001 es un proyecto de alto nivel, por eso no basta la iniciativa de un departamento o un área. Hay otras razones añadidas: el proyecto demanda recursos y el único órgano autorizado para entregarlos es la Alta Dirección.

Convencer a la Alta Dirección requiere mostrar el retorno de la inversión. Los argumentos están ahí: los consumidores prefieren a las organizaciones que se preocupan por el planeta, hay mercados que solo admiten empresas certificadas, habrá un mejor aprovechamiento de materias primas e insumos, disminuye el consumo de recursos energéticos y de combustibles, se elimina la posibilidad de sanciones, cierres de la operación o pérdida de licencias, etc.

Los argumentos están ahí. Lo que resta es respaldarlos con cifras, datos y registros. Ese es el aporte preliminar que puede hacer la tecnología en el inicio del proyecto.

2. Establecer las obligaciones de cumplimiento

ISO 14001 solicita a la organización cumplir con todas sus obligaciones regulatorias, legales, normativas o autónomas en el área ambiental. Obtener un inventario completo y detallado de obligaciones de cumplimiento facilitará el trabajo posterior. Es, además, algo que debe conocer la Alta Dirección para tomar la decisión de apoyar el proyecto.

3. Crear la política, identificar los aspectos ambientales y definir el alcance

En este paso para implementar ISO 14001 se realizan tres acciones interrelacionadas que tendrían que avanzar de forma simultánea. La política ambiental es el documento que utiliza la Alta Dirección para afirmar su compromiso con el cuidado del planeta, plantear los objetivos del sistema de gestión ambiental (SGA) y establecer tiempos para alcanzarlos.

De los aspectos ambientales, que también se documentan según ISO 14001, se derivan muchos de los objetivos de gestión. El alcance (también documentado), se define en función de los impactos ambientales y los objetivos expresados en la política de la organización.

Son tres documentos clave para el sostenimiento del SGA que se revisarán y actualizarán de forma preestablecida o cuando se considere necesario. Por ello, es interesante apoyarse en una plataforma que cuente con una función de gestión de documentos que asegure la integridad de la información, su disponibilidad, el acceso a las personas autorizadas, la trazabilidad en los cambios y un proceso ágil de cambios que incluya notificaciones y visibilidad del estado del proceso en todo momento.

4. Evaluar los riesgos

De acuerdo con los objetivos, el alcance y los aspectos ambientales, se realiza una primera evaluación de riesgos. El proceso empieza con los aspectos ambientales, de ellos se desprenden los impactos y de estos últimos los riesgos. Todos los riesgos se deben considerar. Existen otras metodologías, además de la mencionada: lluvias de ideas, experiencias de otras organizaciones, registros históricos de la organización, etc.

Con un inventario de riesgos, lo procedente es evaluarlos para establecer el impacto negativo y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos. Esto permite obtener un listado priorizado sobre el que se trabaja para diseñar estrategias de gestión, que básicamente se enmarcan en cuatro posibilidades: eliminar, mitigar, compartir o aceptar.

Este es el punto álgido del proyecto y es también el que más requiere de tecnología para automatizar el SGA. Implementar ISO 14001 parece ser una tarea que se realiza una vez en la vida en la organización. En la práctica, es un trabajo cíclico, constante y continuo. Es importante que se haga bien desde el inicio y que el sistema se ajuste al uso de Plataformas Tecnológicas Especializadas en Gestión Ambiental.

5. Diseñar e implementar los procesos y procedimientos

El trabajo realizado en el paso anterior permite entender que es necesario ajustar unos procesos y procedimientos, crear nuevos, modificar y eliminar otros. En este paso se ponen en marcha estas actualizaciones.

Algunos de estos procesos y procedimientos se documentan de acuerdo con lo solicitado por la norma. ISO 14001 permite a la organización decidir qué documentar y qué no. Hay unos documentos y procedimiento obligatorios, pero la mayoría no lo son. Contar con una plataforma con módulo de gestión de documentos facilitará la tarea para todos los interesados.

6. Identificar brechas de formación y capacitación

Una primera revisión del funcionamiento de los procesos y procedimientos implementados permite identificar brechas de capacitación. Algunos empleados requieren formación para el desarrollo de su trabajo. Otros, con responsabilidades dentro del SGA, necesitan formación específica sobre gestión ambiental y sobre el estándar ISO 14001.

Desde los resultados de las capacitaciones a los niveles de absorción de conocimiento o las personas que participaron en los programas, todo se documenta.

7. Monitorear el Sistema de Gestión Ambiental

Con el sistema operando, el siguiente paso para implementar ISO 14001 es supervisarlo, monitorearlo y recopilar información que permita medir su eficacia y el nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos de la norma.

Muchos problemas del SGA se pueden identificar en este paso. Eso permitirá solucionarlos antes de llegar a una auditoría que, aunque sea interna, obliga a un proceso burocrático que tiene un coste y que consume tiempo y recursos.

8. Auditar el sistema

La auditoría interna es un requisito de ISO 14001, es algo que agrada a los auditores de certificación y es la mejor forma para encontrar problemas y solucionarlos antes de que salten a la vista del auditor de certificación. En el proceso de implementar ISO 14001, la organización puede realizar tantas auditorías como considere necesarias.

La auditoría interna busca replicar la experiencia que afrontará el SGA en la auditoría de certificación. El objetivo principal es encontrar no conformidades y diseñar acciones para corregirlas. Las auditorías consumen información, datos y registros, de modo que los sistemas automatizados tendrán mejores oportunidades para practicar auditorías eficaces, productivas y rápidas.

9. Implementar las acciones correctivas

Lo que sigue es implementar las acciones necesarias para solucionar los problemas. En algunos casos será necesario realizar investigaciones de causa raíz para solucionar el problema de forma definitiva.

El sistema puede moverse entre los pasos 8 y 9 muchas veces. Se implementan las acciones, se revisan, se audita de nuevo, los problemas persisten o aparecen otros, se implementa de nuevo, se revisa, se regresa a la auditoría, etc. No hay límite para el número de veces de repetición del ciclo. Lo importante es llegar al siguiente paso con un sistema eficaz, productivo, depurado y conforme con ISO 14001.

10. Realizar la revisión de la Alta Dirección

No se puede culminar la tarea de implementar ISO 14001 sin la revisión de la Alta Dirección. Esta evaluación es un requisito de la norma. En algunos casos se toma como un acto protocolario en algunos casos y, en otros, la participación de la Alta Dirección conduce a alguna mejora antes de llegar a la auditoría de certificación.

11. Elegir el organismo de certificación

En algunos países es posible considerar cinco o más organismos certificadores. Otras regiones geográficas disponen apenas de dos o tres. Todas las certificaciones tienen el mismo valor, pero no todos los organismos son iguales.

Los criterios para evaluar son: tarifa, tiempo de atención para la auditoría y severidad en las exigencias. Los tiempos de atención están entre tres y seis meses. Es bueno tenerlo en cuenta, de acuerdo con la premura de la certificación.

12. Afrontar la auditoría de certificación

Si el trabajo se ha hecho bien, lo peor que puede pasar es que el auditor solicite corregir algo o solucionar un problema. Lo requerirá en un informe de auditoría, indicando con claridad el problema, la evidencia de no conformidad y la acción que solicita.

13. Nueva auditoría de certificación

La auditoría de confirmación tiene una ventaja: se limita a revisar los procesos o procedimientos, documentos o evidencia que fueron objetados en la primera parte de la auditoría.

Tres años más tarde, la organización enfrentará una auditoría de recertificación tan exigente como la que afrontó tras terminar de implementar ISO 14001. Por eso, reiteramos, la tarea es continua y constante.

Software ISO 14001

La automatización de los sistemas de gestión es una decisión estratégica fundamental. Elimina la duplicidad de esfuerzos, reduce costes y tiempo, potencia el trabajo de gestión de riesgos, permite tomar acciones en tiempo real y suministra informes útiles para la toma de las mejores decisiones, entre otros muchos beneficios.

Desde la tarea de implementar ISO 14001 hasta las subsiguientes auditorías de recertificación, el Software ISO 14001 estará listo para apoyar la gestión eficaz de todos los riesgos ambientales de la organización.