Software de gestión ambiental: beneficios y criterios de elección

Las organizaciones que implementan un Software de Gestión Ambiental, para un Sistema que ya ha avanzado en su proceso de madurez, tienen la oportunidad de apreciar con mayor claridad la diferencia que existe entre una Gestión manual, basada en papel o en hojas de cálculo, y una Gestión digitalizada y automatizada.

El Software de Gestión Ambiental es el resultado de la evolución en esta área. Pero también es la respuesta al incremento de regulaciones en cantidad y en rigurosidad. La necesidad de presentar informes completa la batería de razones para pensar en automatizar la Gestión.

Es importante, además de encontrar razones para implementar un Software de Gestión Ambiental, tener un concepto claro de lo que es una solución de este tipo, conocer sus beneficios y contar con una lista de requisitos que faciliten la elección de la plataforma.

¿Qué es un Software de Gestión Ambiental?

El Software de Gestión Ambiental es una solución informática diseñada para automatizar muchas tareas de la Gestión, facilitar la interacción de los usuarios para agilizar y dinamizar el cumplimiento de otras y crear un marco eficaz y seguro, para generar información de calidad para la toma de decisiones.

El Software de Gestión Ambiental, por supuesto, automatiza la tarea de un Sistema de Gestión. Estos Sistemas pueden estar basados en un estándar internacional, siendo el más reconocido ISO 14001.

¿Por qué utilizar un Software de Gestión Ambiental?

Los Sistemas de Gestión Ambiental contribuyen a obtener resultados en cualquier lugar del mundo y en cualquier tipo de organizaciones. Y son muchas las personas que tienen responsabilidades sobre un proceso, deben realizar un procedimiento, supervisar una tarea, tomar mediciones, informar y reportar…

No es un problema exclusivo de grandes organizaciones. La Gestión de los Impactos Ambientales puede resultar compleja aún para pequeñas y medianas empresas. Por eso las organizaciones necesitan utilizar un Software de Gestión Ambiental. Por eso, y por los beneficios que aporta:

1. Mejora la productividad de la Gestión

Muchos Sistemas de Gestión Ambiental son en esencia reactivos a causa del retraso en la identificación de riesgos. La Gestión proactiva necesita información en tiempo real para solucionar problemas antes de que generen repercusiones graves. Obtener indicadores diarios sobre temas tan sensibles para la Gestión, como consumo de recursos naturales y energéticos, es una posibilidad real con el Software de Gestión Ambiental.

2. Reduce los costes de la Gestión

Una plataforma para la Gestión Ambiental automatiza muchas tareas, liberando tiempo de trabajo para los empleados. Aquí ya hay un ahorro de dinero. Pero existen otras formas en que el Software regresa la inversión: eliminación de multas, optimización del uso de recursos como electricidad o combustibles, mejora de procesos o reutilización de materias primas.

3. Facilita la participación de los trabajadores

Los empleados tienen mucho que aportar a los Sistemas de Gestión. Varios estándares promueven la participación de los trabajadores y otros la requieren. Uno de ellos es el de Gestión Ambiental. Sin embargo, esa interacción plantea algunos retos.

Reportar posibles riesgos o informar sobre incidentes, son dos de las formas más efectivas que encuentran los trabajadores para involucrarse con la Gestión. El Software Ambiental permite hacerlo en tiempo real, sin que demande un mayor esfuerzo para el trabajador.

4. Mejora la reputación y la imagen de la organización

Un Sistema de Gestión Ambiental eficaz, productivo y, sobre todo, automatizado, demuestra compromiso con el planeta. Los consumidores, los inversores, los organismos reguladores y los empleados prefieren a las organizaciones que trabajan para minimizar o eliminar su huella ambiental.

La mejora de la reputación impulsa un beneficio adicional: los mejores talentos querrán trabajar en la organización y desearán permanecer mucho tiempo.

5. Procesa grandes volúmenes de información

Los grandes volúmenes de datos y de información no se presentan tan solo en las grandes organizaciones. Empresas de menor tamaño pueden requerir manejar grandes cantidades de datos, especialmente si están obligadas a presentar informes detallados por causa del sector en el que operan.

Procesar datos en hojas de cálculo es dispendioso y el resultado final estará siempre expuesto al error humano. Esto ya no es necesario si se usa el Software de Gestión Ambiental.

¿Qué criterios utilizar para elegir el Software de Gestión Ambiental ideal para la organización?

Los beneficios y las funcionalidades de un Software de Gestión Ambiental explican la amplia oferta de productos desarrollados para esta área. Algunos pueden ser muy buenos, pero no necesariamente para todas las organizaciones.

Es importante saber qué es lo que se busca y qué se espera de la plataforma que digitalizará la Gestión Ambiental en la organización. De las respuestas a las siguientes preguntas se infieren los criterios relevantes para evaluar:

1. ¿Es un software basado en la nube?

La tecnología basada en la nube provee productos listos para usar, sin pasar por largas etapas de implementación, procesos de prueba y error o adquisición de ordenadores y servidores.

Los productos desarrollados y alojados en la nube, por otra parte, son objeto de investigación y mejora continuas. La evolución del software se traslada al cliente de forma directa, sin que tenga que pagar por ella.

Estas plataformas son accesibles desde cualquier dispositivo móvil. Muchas tareas se pueden ejecutar fuera de línea y el software puede ser alimentado con información en todo tipo de formato: texto, audio, vídeo, hoja de cálculo, imágenes…

2. ¿Es una solución configurable?

Se espera que la plataforma se adapte al sistema y a los procesos de la organización. Para que esto suceda, la solución debe ser configurable. La configuración, que es diferente a la personalización, implica diseñar formatos de presentación de informes que resuelvan las necesidades de la organización. Pero también permitir establecer perfiles de acceso, ajustar la emisión de alertas y notificaciones o entregar información de acuerdo con los indicadores utilizados por el equipo de Gestión Ambiental.

3. ¿La plataforma verifica el cumplimiento?

Los productos diseñados para la Gestión Ambiental cuentan con aplicaciones asistidas por Inteligencia Artificial que identifican obligaciones de cumplimiento, elaboran fichas con los requisitos, informan sobre fechas y actividades necesarias para cumplir y evalúan el cumplimiento ambiental.

4. ¿Es una solución escalable?

La tendencia natural de las empresas es al crecimiento. No se espera que, para cada paso que dé la organización, inicie un proceso nuevo para automatizar su Gestión Ambiental.

Son muchos los eventos que hacen que un software sea obsoleto: nuevas ubicaciones, incursión en nuevos mercados, desarrollo de nuevos productos, aumento del número de empleados, incremento de los requisitos regulatorios…

La solución elegida será la que pueda acompañar durante todos estos eventos sin generar traumatismo y sin que esto represente una inversión económica colosal.

5. ¿El proveedor ofrece soporte y capacitación?

Lo ideal de una solución informática para la Gestión Ambiental es que sea fácil de utilizar y amigable para los empleados. Sin embargo, existirán procesos o funcionalidades que requieran algún grado de capacitación.

La puesta en marcha del Software, requerirá soporte. El proveedor debe suministrar soporte durante todo el tiempo, a través de canales ágiles y eficientes.

6. ¿La seguridad de los datos y la información está garantizada?

Los productos desarrollados en la nube ofrecen estándares de seguridad muy altos. El proveedor necesita ofrecer la posibilidad de obtener copias de seguridad periódicas, así como protocolos HTTPs.

Por supuesto, tanto la organización como el proveedor de la solución deben cumplir con el RGPD.

Software ISO 14001

Además de cumplir con los criterios y ofrecer los beneficios mencionados, el Software ISO 14001 construye una matriz para la identificación de riesgos y la evaluación de los aspectos e impactos ambientales, que facilita la relación entre los programas de control operacional y la plataforma.

Es una plataforma completa en sus funcionalidades y resultados y de fácil e intuitiva operación. ¿Cómo obtenerla? Pregunta a un asesor.