Software para sistemas de gestión de calidad: qué características y funcionalidades debe reunir

Software para sistemas de gestión de calidad

El Software para Sistemas de Gestión de Calidad proporciona funcionalidades para controlar los documentos del sistema, gestionar riesgos y no conformidades, disponer de datos estadísticos relevantes, administrar los programas de mejora continua, entre otras tareas requeridas por el Sistema de Calidad.

Algunas funciones son automatizadas. Para otras, el Software para Sistemas de Gestión de Calidad crea entornos de trabajo que facilitan las actividades y promueven la interacción de los empleados. Es el caso de los flujos de trabajo en el que el Software permite asignar tareas y envía notificaciones y alertas, pero son los empleados los encargados de realizarlas.

Existen unas características mínimas que se esperan encontrar en un Software para Sistemas de Gestión de Calidad. Por ello, hemos elaborado una checklist de esas funcionalidades, útil para las organizaciones que trabajan en la digitalización de su Sistema de Gestión.

Pero antes, conviene entender por qué es importante contar con un Software para Sistemas de Gestión de Calidad.

¿Cuáles son los beneficios de un Software para Sistemas de Gestión de Calidad?

El objetivo principal de un Sistema de Gestión de Calidad es garantizar la satisfacción del cliente. Esto implica ofrecer productos que satisfagan las necesidades, pero también las expectativas de los consumidores.

Así simplificado, parece muy fácil. Pero en la práctica es muy complejo. Son muchos los frentes para atender y muchos los temas para revisar. Por eso es necesario implementar un Software para Sistemas de Gestión de Calidad. Este tipo de soluciones ayudan a:

• Garantizar que los productos cumplen con los requerimientos y las expectativas de los consumidores, mejorando la imagen de la marca y asegurando la confianza de los clientes.
• Obtener productos consistentes, eficaces, útiles para la función para la que fueron diseñados y cada vez mejores para los clientes.
• Aumentar la productividad, cerrando brechas de capacitación, mejorando el entorno de trabajo, optimizando el consumo de materiales y recursos y creando procesos eficaces en los que se evite la duplicidad de esfuerzos.
• Disminuyendo o eliminando los reclamos y garantías, como consecuencia del diseño y adecuada implementación de acciones correctivas efectivas.
• Disminuyendo costes, ya que cada empleado hará un uso racional de su tiempo, no se duplicarán tareas, no será preciso resolver problemas de demandas, garantías o devoluciones, entre otros beneficios que tienen impacto financiero positivo.
• Aumentando las ventas y la participación de la organización en el mercado, que la conducirá incluso a llegar a otras latitudes geográficas en un futuro cercano.
• Controlando la documentación, asegurando la trazabilidad y preservando la confidencialidad y la integridad de los documentos.
• Asegurando el cumplimiento. El Software para Sistemas de Gestión de Calidad conserva un repositorio de obligaciones regulatorias aplicables a la organización, que es utilizado por los auditores en cada evaluación del Sistema.

¿Cuáles son las características y funcionalidades que debe reunir el Software para Sistemas de Gestión de Calidad?

Para ofrecer todos los beneficios mencionados, el Software para Sistemas de Gestión de Calidad necesita contar con unas funcionalidades mínimas. Son estas las que se deben verificar antes de contratar o adquirir un producto de esta naturaleza:

• Gestión de auditorías: en este apartado se incluye la programación de auditorías, las listas de verificación que utilizarán los auditores, la conservación y trazabilidad de los documentos que se crean durante la auditoría, entre ellos, por supuesto, los informes finales.
• Gestión de quejas, garantías y reclamos: el Software permite crear casos PQRS, individualizarlos, asignar la tarea de investigación, emitir respuestas automáticas, enviar recordatorios y alertas, controlando así el ciclo de vida completo de la reclamación.
• Gestión de cambios: la plataforma organiza las tareas necesarias para cambiar un proceso, un procedimiento o una característica de un producto.
• Gestión de la cadena de suministro: que incluye calificación de los proveedores, gestión de riesgos de incumplimiento, precios, conformidad con los requisitos de calidad de la organización, entre otros aspectos.
• Gestión de documentos: garantiza la integridad, confidencialidad y seguridad de la información, asegurando la trazabilidad y el cumplimiento de los procesos de cambios y modificaciones y la disposición segura de las versiones anteriores.
• Gestión de Riesgos: ofrece matrices de riesgos, almacena información de las evaluaciones pasadas, estandariza el proceso de Gestión de Riesgos y entrega informes estadísticos útiles para elaborar predicciones y establecer tendencias.
• Gestión de programas de formación y capacitación: permite establecer brechas de formación, entregar la programación de acuerdo con la disponibilidad de tiempo de cada empleado y conservar los datos sobre evaluaciones de absorción y comprensión del conocimiento.
• Gestión de acciones correctivas y preventivas: permite elaborar el flujo de trabajo para el diseño e implementación de la acción correctiva, emitir alertas automáticas, y realizar el seguimiento y monitoreo para comprobar la implementación y la efectividad.
• Gestión de no conformidades: el Software permite identificar desviaciones, rastrearlas y encontrar el defecto para que sea corregido antes de que un auditor lo reporte con no conformidad.
• Gestión de informes: diseñada para facilitar la exportación de informes, en diferentes formatos y compartir evaluaciones de riesgos entre los profesionales competentes.
• Accesibilidad segura: basada en perfiles que reciben privilegios diferentes de acuerdo con su nivel y su función.
• Inteligencia Artificial. El Software utiliza Inteligencia Artificial para mejorar la eficiencia de los procesos de Gestión de Calidad, lo que incluye análisis de datos y evaluaciones de riesgos.
• Alertas y notificaciones automáticas: en todos los procesos y en todos los flujos de trabajo creados por el mismo Software.
• Paneles de usuarios: crea paneles configurables para satisfacer las necesidades específicas de cada equipo de trabajo, que se pueden compartir en toda la organización.

Software ISO 9001

Todas las características enumeradas forman parte del Software ISO 9001. Esta solución, basada en la nube, ayuda a tu organización a reducir costes, eliminar tareas duplicadas, eliminar y minimizar riesgos y, en conjunto, a obtener un impacto real y significativo en la Gestión de Calidad de tu Organización.

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