Proceso de Documentación en la Norma ISO 9001: Cómo Establecer y Mantener la Documentación Requerida

Proceso de Documentación en la Norma ISO 9001

La Norma ISO 9001 se destaca como un símbolo de excelencia donde se establecen los estándares para el sistema de gestión de calidad, por lo que se requiere que se implemente una documentación clara y precisa, garantizando la coherencia de sus procesos y la mejora continua. En esos contextos, el proceso documental aparece como la guía principal. Crear y mantener la documentación requerida no es solo un requisito, es un trabajo de comprensión y mejora continua, pero la documentación que se realice no debe ser enorme, debe ser proporcionada el tamaño y actividad económica de la empresa.

¿Qué pasos debemos seguir en el proceso de documentación en la Norma ISO 9001?

Para establecer y mantener la documentación requerida en el sistema de gestión de la calidad, lo primero que debemos realizar es comprender los requisitos de la norma, luego de tener esto claro, procedemos a definir los procesos clave de la organización para así lograr identificar los riesgos que pueden afectar la calidad y así mismo establecer cómo podemos mejorar. Estos procesos pueden incluir la gestión de recursos, la realización del producto o servicio, la medición, el análisis y la mejora continua. Al documentar esta información se deberán establecer los componentes base del sistema operativa, por medio de políticas, objetivos, manuales, procedimientos y registros.

Al definir los principios fundamentales, garantizará que los procedimientos de control de calidad estén debidamente documentados. Es importante documentar el alcance del sistema y como se llevará a cabo su estructura documental, por lo que al tener un manual de calidad nos proporcionará una visión general del sistema de gestión de calidad. Al tener documentación se promueve la coherencia, la consistencia al aclarar las tareas claves y la estructura de la documentación y sus interacciones entre los procesos. Al identificar los procedimientos clave necesarios para gestionar y controlar los procesos identificados, los cuales describen cómo se llevan a cabo las actividades específicas y aseguran la consistencia en la ejecución de las tareas. Así como los registros sirven como prueba del cumplimiento, es importante establecer y definir programas de capacitación, definir auditorias, para así lograr una constante evaluación de sus procesos y realizando las acciones correctivas, preventivas que correspondan.

Fiabilidad y disponibilidad de la información

La capacitación y la actualización de la documentación son importantes para el éxito del sistema de gestión de calidad, si se tiene la documentación en físico es importante establecer los tiempos de actualización y que se esté usando las versiones actuales, pero hoy en día con la tecnología para mantener dichos sistemas actualizados se pueden usar herramientas que nos ayuden a recordar los periodos de revisión y actualización de la documentación, evitando así hallazgos y no conformidades. Pero al tener estas herramientas se deberá cumplir con requisitos de seguridad, el cual debe garantizar la fiabilidad y disponibilidad de la información. Una vez tengamos la documentación controlada y con los resultados de las auditorias y revisiones, podremos conocer los errores y las opciones de mejoras que se deben tener en cuenta al realizar las actualizaciones documentales y de procesos.

Dicha documentación estará en constantes actualizaciones, cambios y mejoras, ya que a medida que pasa el tiempo la empresa va madurando sus procesos. Además, se van generando diferentes riesgos y se debe optar por otros métodos o herramientas de control mejoradas. Por lo tanto, tendrán que ir actualizando su documentación reflejando la realidad del proceso. Un enfoque dinámico garantiza que siempre seamos capaces de responder a los desafíos y cambios en el entorno empresarial. El tener actualizada la documentación también ayudará a mantener la rentabilidad evitando la pérdida de productividad. 

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