La preparación de la Auditoría Interna

Auditoría Interna

Lo primero para que el proceso de auditoría interna tenga éxito es lograr que tanto la alta dirección como los empleados la apoyen.

Para que la alta dirección apoye el proceso de auditoría es importante motivarla mostrándole el beneficio que esta tendrá para la empresa. Es fundamental hablar no solo de resultados y mejoras, sino enfocarlos desde el punto de vista financiero. Traducir las mejoras en euros, dólares o pesos es siempre un argumento efectivo. Plantear frases como “de las diez acciones de mejora implementadas tras la auditoría interna realizada en el proceso de logística, hemos comprobado un ahorro de 350.000 euros en tres meses” o “la falta de un procedimiento adecuado en tal proceso se ha identificado como motivo principal de dos problemas que han costado a la empresa un total de 1,2 millones de euros”.

Evidentemente, no todas las conclusiones que se deriven de una auditoría interna producen beneficios económicos tan directos y cuantificables, pero si focalizamos la auditoría a no revisar el escrupuloso control de los puntos de la norma, sino a mejorar la eficacia de los procesos, observaremos un alto porcentaje de mejoras que generarán una importante recuperación de la inversión.

El saber cuantificar y comunicar los éxitos asociados al proceso de auditoría interna generarán más apoyo al proceso de auditoría.

Para que los empleados apoyen el proceso de auditoría interna es muy relevante involucrar a los auditados, haciéndoles comprender que su papel es fundamental en el proceso de auditoría interna. Para ello es fundamental que el personal esté adecuadamente formado. Esta formación puede ser una mera inducción que complemente otras formaciones que reciba el empleado o que formen parte de reuniones de departamento.

¿Cuáles son los puntos a tratar en la formación a los empleados?

1. Objetivo de la Auditoría Interna. Los empleados suelen asociar el proceso de la auditoría con palabras tales como inspección, reprimenda, nadie me tiene que decir como hacer mi trabajo, o ahora toca sacar papeles y papeles. Es crucial asociar el concepto de auditoría a mejora continua y hacerles comprender que el auditor es la mitad del proceso de auditoría, que es el auditado quien conocer perfectamente su proceso y debe de aportar su experiencia y conocimiento.
2. Comprender que el cliente de la auditoría son ellos mismos y no la gerencia.
3. Hacer comprender que deben de ser sinceros y no intentar ocultar cosas que están haciendo de forma incorrecta. Para ello no se debe “castigar” al empleado en función del número de no conformidades detectadas en su proceso.
4. El empleado tiene que entender que las desviaciones detectadas serán el punto de inicio para realizar un proceso de acción correctiva. El auditor interno debe además animar al auditado a proponer esas mejoras y, sin necesidad de que el auditor lo detecte, identificar los problemas que desean que se resuelven.

Es muy importante además como en el caso de la dirección comunicar los éxitos del proceso de auditoría interna, haciendo partícipes a los empleados de la mejora conseguida.

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