La Ley que obliga a las empresas a tener un canal de denuncias ya es una realidad

Esta ley protege a los denunciantes de las posibles infracciones y asegura su privacidad y anonimato   

El pasado 13 de marzo entró en vigor la ley que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Esta ley es extensible a todos los países miembros de la Unión Europea. En el caso de España, la normativa de aplicación será la Ley 2/2023, de 20 de febrero. Esta protección se realizará a través de un canal de denuncias.

Todas las empresas que cuenten con más 50 empleados estarán obligadas a implementar dentro de su organización un canal específico de denuncias. Otras leyes como son la del Código Penal, la Ley de Igualdad, la Ley de Blanqueo de Capitales o la Ley de Protección Integral de la Infancia y la Adolescencia también obligan a implementar un canal de denuncias como requisito indispensable.

Aquellas empresas que hayan decidido transitar con anterioridad por la norma ISO 37301 también habrán tenido la obligación de crear un canal de denuncias interno. Esta solución de Compliance es un estándar que establece los requisitos de un sistema de gestión para poder identificar las principales obligaciones que afectan a las organizaciones y hacer un ejercicio de evaluación de los riesgos de su incumplimiento.

La ley ha sido aprobada con un año de retraso y busca luchar contra infracciones normativas y la corrupción. Se incluyen tanto empresas de índole privada como las pertenecientes a la administración pública. Esta ley quiere proteger a las personas que faciliten dicha información y originar una cadena de información segura y anónima.

¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?

Las empresas con más de 50 trabajadores entre su plantilla, partidos políticos, sindicatos, organizaciones o fundaciones, en las que parte de su financiación proceda de fondos públicos, también estarán obligadas a adoptar esta medida de transparencia. Son, pues, organismos con interés público a los que la legislación pretende favorecer en torno a la rapidez y el esclarecimiento de infracciones. También es una medida para controlar posibles intentos de sobornos, estafas y fraudes.

Las empresas con más de 250 trabajadores tendrán 3 meses desde su publicación en el BOE para adaptarse a la normativa. El resto de empresas obligadas tendrán de plazo para implementar el canal de denuncias hasta el 1 de diciembre de 2023. Las multas por incumplimiento de la ley abarcan desde los 1.001 euros hasta el millón, dependiendo de su gravedad.

Además, en caso de que la infracción sea catalogada de muy grave, las empresas podrían quedar exentas de beneficios como la contratación pública, subvenciones o ciertas ayudas fiscales con una duración máxima de 4 años.

¿Quién y qué es denunciable?

A través del canal que de forma interna dispongan las empresas, en el que se puede encontrar la información necesaria, y los pasos a seguir, podrán denunciar todas aquellas personas trabajadoras del sector público o por cuenta ajena. También podrán utilizar el canal de denuncias toda aquella persona que pertenezca o trabaje en la organización en cuestión. Por último, proveedores, colaboradores o cualquiera que tenga contacto directo con la empresa a denunciar también podrá disfrutar de este derecho.

Se podrán denunciar todas aquellas infracciones que por acción u omisión sean constitutivas de una violación al derecho de Unión Europea (UE), y que supongan también un menoscabo en torno a la economía de la Hacienda pública y/o Seguridad Social.

El canal de denuncias deberá contar con un acceso tanto verbal como escrito, y aunque se solicite cierta información como un domicilio, correo electrónico o algún medio para recibir las notificaciones pertinentes, estas se mantendrán protegidas amparadas por la Ley de Protección de Datos.

Las comunicaciones que se hagan de forma verbal deben tener algún registro consensuado entre las partes y avisado con anterioridad. La ley refleja métodos de grabación en formatos seguros de durabilidad, o bien la posibilidad de una transcripción exhaustiva de la conversación mantenida.

Beneficios del informante

La Ley 2/2023 podrá beneficiar a todas las personas, físicas o jurídicas, que tengan parte implicada en el proceso porque contarán con el amparo legal. Esto significa que quedarán expresamente prohibidas cualquier represalia, amenazas o tentativas. Entre ellas se incluyen despidos, daños en su imagen, tanto personal como laboral, denegaciones, si causas justificadas o actos discriminatorios.

Las empresas deberán establecer ciertos protocolos para facilitar el acceso a este derecho por parte de quien lo solicite.

Canal de denuncias

El canal de denuncias es una gestión más que las organizaciones deben llevar a cabo a la hora de orientarse a los objetivos marcados. El cumplimiento normativo y legal es de suma importancia para evitar riesgos indeseados que supongan un daño en nuestra imagen corporativa, con su correspondiente sanción monetaria. Es esencial para la cultura de continuidad del negocio. Es aconsejable y necesario llevar una planificación en torno a estrategias que nos ayuden a tener solventados los problemas derivados del cumplimiento.

La finalidad de esta nueva legislación es esclarecer los derechos y obligaciones que los contratos de trabajo tienen por defecto, y que se encuentran implícitas en las relaciones laborales. Se ve así reforzada la cultura de información empresarial, ya que el propio trabajador podrá detectar y prevenir amenazas de interés colectivo, o contra un daño individual. Este se verá protegido por una red de confianza.

Las empresas también están obligadas a establecer un sistema tutelado para que el denunciante, y su entorno, tenga una vigilancia específica, y se puedan prevenir incidentes derivados de tales acciones.

La responsabilidad de la implementación

El consejo de administración es el responsable de gestionar el canal de denuncias. Si este no fuera posible, se designaría un equipo de gobierno en acuerdo con los representantes de los trabajadores dentro de la organización. Además, este sistema interno debe contar con un responsable neutral. En este caso, la ley no es determinante de sí, la persona a cargo de este puesto debe solo cumplir esa función, o, por el contrario, puede compatibilizarlo con su desarrollo laboral dentro de la empresa.

Ese responsable debe contar, pues, con un protocolo específico dada la posibilidad de tratar información altamente sensible de la empresa para la que trabaja. No podemos olvidarnos de grado máximo de confidencialidad que debe operar en estos trámites alrededor de toda las partes implicadas. Estas garantías se mantendrán a lo largo de un periodo de mínimo de 2 años, aunque puede ser prorrogable en tanto en cuanto se solicite y visto el estudio del caso.

ISO 37001 y el canal de denuncias

Sistemas de Gestión de Compliance

Con esta nueva incorporación al sistema legislativo, la preocupación de las empresas aumenta en torno al cumplimiento normativo. Herramientas como la norma ISO 37301 pueden ayudar a gestionar de forma correcta estas actualizaciones para evitar sobresaltos futuros. Los Sistemas de Gestión Compliance se posicionan como una buena estrategia para abordar no solo esta disyuntiva, sino todo lo relacionado con el cumplimiento legal y normativo. Con él podremos implementar, desarrollar, evaluar, mantener, auditar y mejorar esta gestión dentro de nuestra organización.

La norma ISO 37301 pertenece al estándar internacional ISO 37001, que en la actualidad es certificable y aplicable a un abanico amplio de empresas, ya que no se tienen en consideración ni la actividad que desempeñe, ni su tamaño, ni su carácter público o privado, o su fin social. Además, estándar cuenta con la norma ISO 37002 que es la encargada de proporcionar la orientación necesaria para la creación de canales de denuncia de irregularidades que sean eficaces  y generen confianza y seguridad a la persona informante.

La estructura de Alto Nivel dentro de esta estandarización facilita la integración de las normas que se deseen. Estas comparten un esquema que es común para la mayoría y que proporciona transversalidad y eficacia al Sistema de Gestión global.

Los riesgos que corre un negocio, empresa u organización a la hora de cumplir ciertos requisitos legales es una desviación que ninguna directiva desea gestionar, por eso se sirven de profesionales que puedan aconsejarles y guiarles en esta tarea. Sin duda, es una forma de mejorar tanto la imagen corporativa como los procesos internos, o externos, que la organización previamente haya establecido para la consecución de los objetivos finales.

Software para ISO 37301

Vivimos en una era de digitalización que se abre camino de manera rápida y decidida para ocupar diferentes ámbitos de nuestra vida que antes eran ajenos a esta realidad. Este contexto podemos extrapolarlo, también, a los sistemas de gestión y a la creación de software específicos para simplificar los procesos que la implementación de ellos acarrea a la empresa.

La plataforma ISOTools, con más de 25 años de experiencia en el sector, se ha mantenido siempre a la vanguardia a la hora de actualizar y apoyarse en diferentes tecnologías para seguir ofreciendo lo mejor a sus colaboradores.

Utilizando la lógica del ciclo PHVA, planear, hacer, verificar y actuar, las soluciones que propone ISOTools se posicionan a la cabeza en cuanto a diseño efectivo, manejo de la documentación, mejoras comunicacionales y reducción de tiempos. Todas estas virtudes suponen un ahorro de costos para las empresas que deciden finalmente trabajar con ISOTools, y tanto es así que ven aumentadas su sostenibilidad como continuidad de negocio, y su competitividad de cara al mercado.

ISOTools tiene entre sus filas un software específico para la ISO 37301 que cubrirá todas las necesidades organizacionales en torno a la nueva Ley 2/2023. De hecho, esta norma obliga a la implementación de un canal de denuncias a cualquier empresa que quiera certificarse con ella, con lo cual es un terreno donde esta plataforma tiene un largo recorrido.