Documentación obligatoria según ISO 14001

Documentación obligatoria ISO 14001

La documentación obligatoria es un conjunto de documentos y registros que son necesarios para demostrar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 14001. En este artículo, se describirán los documentos obligatorios que deben ser incluidos en el sistema de gestión ambiental de una organización.

1. Alcance del sistema de gestión ambiental

El alcance es el documento donde se definen los límites teniendo en cuenta las cuestiones externas e internas. Dentro de este documento debemos encontrar los requisitos legales, los centros de trabajo, de las organizaciones, sus productos y/o servicios. Destacamos también la autoridad y la capacidad para ejercer control e influencia.  

2. Política ambiental

Es el documento principal que establece el compromiso de la organización con la gestión ambiental. Esta debe incluir la declaración del compromiso de la organización con la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación y el cumplimiento de la legislación y normativas ambientales aplicables, también debe establecer los objetivos ambientales de la organización y ser revisada periódicamente para asegurar su adecuación y eficacia.

3. Riesgos y oportunidades

Las organizaciones deben identificar los riesgos y oportunidades relacionados con los aspectos ambientales y requisitos legales, para asegurar que el sistema de gestión ambiental pueda lograr los resultados propuestos, prevenir y mitigar efectos no deseados y lograr la mejora continua. Además, la organización debe documentar los procedimientos para identificar y cumplir con los requisitos legales y otros requisitos aplicables relacionados con el medio ambiente.

4. Aspectos ambientales

Los aspectos ambientales son las actividades que realizan los procesos, áreas o departamentos de las organizaciones, las cuales pueden generar un impacto para el medio ambiente, este impacto puede ser beneficioso o adverso. Dichos aspectos e impactos deben estar documentados junto con los criterios utilizados para su determinación.

5. Requisitos legales y otros requisitos

Este numeral de la norma requiere que la organización identifique, comprenda y cumpla con los requisitos legales y otros requisitos aplicables a su sistema de gestión ambiental, y se asegure de que sus actividades se lleven a cabo en cumplimiento con ellos.

6. Objetivos ambientales

Los objetivos ambientales son metas específicas establecidas por una organización para mejorar su desempeño ambiental. Estos objetivos deben ser afines con la política ambiental de la organización, y deben tener en cuenta los impactos ambientales significativos de sus actividades, productos o servicio. Se debe tener en cuenta que dichos objetivos deben ser coherentes con la política, medibles, hacer seguimiento, comunicarse, actualizarse según corresponda.

7. Competencia

La competencia se refiere a las habilidades, conocimientos y capacidades que el trabajador debe poseer para desempeñarse eficazmente en su trabajo. La competencia se logra mediante la educación, la formación, la experiencia y la evaluación periódica del desempeño. Este requisito ayuda a garantizar que todas las personas que trabajan en la organización sean conscientes de su responsabilidad ambiental. Además, estén capacitadas para cumplir con los objetivos ambientales de la organización.

8. Comunicación

Este requisito de la norma nos habla sobre las comunicaciones internas y externas, y lo fundamentales que son estas para garantizar una gestión ambiental efectiva y responsable. La comunicación interna y externa es una herramienta clave para la mejora continua del desempeño ambiental de la organización, aquí la norma le pide a las organizaciones establecer procesos necesarios para las comunicaciones pertinentes al sistema de gestión ambiental.

9. Implementación y Operación Ambiental

Uno de los documentos obligatorios en este apartado de la norma es el procedimiento de control operacional, que describe cómo se controlan los aspectos ambientales significativos identificados en la fase de planificación. También es necesario documentar el procedimiento para la gestión de los residuos y la gestión de productos químicos, si son aplicables. También se debe documentar los procedimientos para la identificación y evaluación de proveedores y contratistas. La finalidad será garantizar que se cumplan los requisitos ambientales de la organización.

Además, se deben documentar los registros ambientales, como los registros de incidentes ambientales y los registros de capacitación ambiental.

10. Preparación y respuesta a emergencias

Este requisito se refiere a la preparación y respuesta ante emergencias ambientales que puedan ocurrir en la organización. Se debe establecer un plan de preparación y respuesta ante emergencias ambientales que incluya procedimientos de emergencia, roles y responsabilidades, formación y capacitación del personal, y pruebas y ejercicios de simulación para asegurar que el plan funcione correctamente.

11. Seguimiento, medición y análisis

Este numeral exige que las organizaciones implementen un sistema de seguimiento y medición que permita recopilar datos precisos y confiables sobre su desempeño ambiental. Esto incluye la identificación de los indicadores clave de desempeño ambiental, la definición de las frecuencias de medición y la asignación de responsabilidades claras para la gestión de la información, es por esto que las organizaciones deben tener información documentada como evidencia de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación.

12. Evaluación del cumplimiento

En esta sección, se indica que la organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para evaluar regularmente el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables. También se incluyen otros requisitos que la organización haya establecido voluntariamente, relacionados con sus aspectos ambientales significativos y los resultados de la evaluación del cumplimiento, incluyendo los hallazgos, las acciones tomadas y los plazos para su implementación.

13. Programa de auditoría interna

Las organizaciones deben definir un programa de auditoria en donde se definan los criterios y alcance e informar los resultados de esta a la dirección pertinente.

14. Revisión ambiental por la dirección

La revisión por la dirección es un proceso que se realiza periódicamente, y que implica la evaluación de los resultados del SGA y su conformidad con la política ambiental de la organización. Durante este proceso, se revisan las acciones tomadas para mejorar el desempeño ambiental, se identifican las áreas que requieren mejoras, y se establecen objetivos y metas para el siguiente período. También implica la evaluación de la eficacia de las acciones tomadas, y la identificación de oportunidades para mejorar el SGA.

15. No conformidad y acción correctiva

En este apartado, la norma pide a las organizaciones tener procedimientos documentados para identificar y registrar las no conformidades, así como para investigar las causas raíz de las mismas.

Documentos no obligatorios en la ISO 14001

La ISO 14001 establece que ciertos documentos son obligatorios, pero también ofrece flexibilidad al permitir la inclusión de otros registros que, aunque no sean estrictamente necesarios, pueden ser muy útiles para mejorar la gestión ambiental. Entre estos documentos no obligatorios se incluyen evaluaciones adicionales sobre riesgos ambientales, registros detallados de auditorías internas, planes de acción específicos para mejorar el desempeño ambiental, y otros documentos relacionados con el cumplimiento de los objetivos. Estos documentos proporcionan un apoyo valioso al proceso de mejora continua, garantizando que el sistema de gestión ambiental sea aún más eficaz y eficiente.

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La norma ISO 14001 es una herramienta útil para las empresas que buscan mejorar su desempeño ambiental y reducir sus impactos negativos en el medio ambiente. Promueve la gestión responsable y sostenible de los recursos naturales.  La ampliación de la información documentada de una organización puede variar de acuerdo al tamaño, tipo de actividad, de sus procesos y productos o servicios.

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