Alcance de ISO 45001. ¿Cómo definirlo correctamente?

Definir correctamente el alcance de la norma ISO 45001, es esencial para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Este alcance debe considerar tanto cuestiones internas como externas de la organización, influencias sobre las actividades controladas y documentarse adecuadamente. Además, ISO 45001 introduce más requisitos que su predecesora OHSAS 18001, lo que favorece una integración con otros sistemas de gestión y mejora la seguridad laboral y el cumplimiento legal.

¿Qué es el alcance de ISO 45001?

En principio, para poder adoptar este estándar se tiene que considerar, que se ha tenido que tomar un proceso de traslado a la nueva norma ISO 45001, lo cual se compone como un significativo paso estratégico para toda la organización. Por consiguiente, lo importante es adecuarse a las nuevas exigencias de la norma ISO 45001, la cual especifica dentro de sus requisitos, establecer el alcance, buscando en todo momento que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y la estrategia adoptada por las empresas logren una concordancia y puedan transitar juntos, a fin de obtener y concretar los objetivos de la organización.

Así, para determinar el alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se debe contener el análisis de todo tipo de cuestiones internas como externas de la organización, ya que eso simboliza un fundamento muy importante para la toma de decisiones futuras, que al final será lo que avale el éxito de la empresa en la ejecución de su sistema.

La información deberá estar debidamente documentada, puesto que, el manejo de la documentación de la ISO 45001, es esencial para la apropiada gestión del sistema.

Pasos para establecer el alcance del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

1. Identificación del contexto de la empresa: analiza las características de la organización, como el tamaño, las actividades, y los entornos internos y externos que puedan influir en la SST.

2. Determinación de requisitos legales y normativos: identifica las normativas locales e internacionales, así como las obligaciones legales en materia de seguridad y salud ocupacional.

3. Definición de límites y aplicabilidad del sistema: especifica los procesos, áreas geográficas y partes interesadas cubiertas por el sistema de gestión de SST. Determina si abarcará a toda la empresa o solo a ciertos departamentos o funciones.

4. Identificación de riesgos y oportunidades: evalúa los riesgos de seguridad y salud laboral y las oportunidades de mejora que pueden surgir de la implementación del sistema de gestión.

5. Establecimiento de objetivos y metas de SST: define los objetivos que la organización quiere alcanzar en materia de seguridad y salud, alineados con los requisitos legales y las expectativas de las partes interesadas.

6. Comunicación y consulta con las partes interesadas: involucra a empleados, contratistas y otras partes interesadas en el proceso para garantizar que se cubran todas las perspectivas relevantes y se fomente un entorno colaborativo.

7. Documentación del alcance: formaliza el alcance del sistema de gestión de SST en un documento que describa los límites, exclusiones, los procesos y las actividades incluidas.

Ejemplos de Alcance en la ISO 45001 

• Fabricación Industrial: el alcance del sistema de gestión de SST cubre todas las operaciones de producción, almacenamiento y mantenimiento dentro de las instalaciones de la planta, así como las actividades de los empleados y contratistas que trabajan en estos procesos. No incluye las oficinas administrativas.
• Construcción: el sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo abarca todas las fases del proyecto de construcción, desde la preparación del terreno hasta la entrega final, incluyendo el uso de maquinaria pesada, la gestión de residuos y la seguridad de los empleados y subcontratistas en la obra.
• Sector Salud: el alcance del sistema de gestión de SST aplica a todas las áreas de un hospital, como las salas de urgencias, quirófanos, laboratorios y áreas de atención al paciente. Se enfoca en la protección del personal médico y administrativo contra riesgos biológicos, químicos y ergonómicos.
• Logística y Transporte: incluye las operaciones de carga y descarga, gestión de almacenes, transporte terrestre y la seguridad y salud de los conductores y operadores de maquinaria. 
• Educación: el sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo cubre las actividades dentro del campus, como las aulas, los laboratorios, talleres, los servicios de mantenimiento y seguridad del personal docente, administrativo y estudiantil.

Factores internos y externos que afectan el alcance de SST 

• Factores internos:

  • Tamaño y estructura de la organización: el número de empleados, la distribución de responsabilidades y la complejidad de las operaciones influyen en la implementación del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Actividades y procesos internos: las operaciones específicas, como el uso de maquinaria, manejo de sustancias peligrosas o exposición a riesgos ergonómicos, determinan los controles y procedimientos necesarios.
  • Cultura organizacional: la percepción de la importancia de la seguridad y salud en el trabajo por parte de la alta dirección y los empleados impacta la efectividad del sistema.
  • Recursos disponibles: la capacidad de asignar personal capacitado, tecnología y presupuesto para la gestión de SST afecta la cobertura y profundidad del sistema.
  • Nivel de formación del personal: el grado de capacitación en temas de seguridad y salud de los trabajadores influye en la adopción y el cumplimiento del sistema.

• Factores externos:

  • Requisitos legales y normativos: las leyes y regulaciones locales e internacionales obligan a las empresas a cumplir estándares, lo que condiciona el alcance del sistema de SST.
  • Condiciones del entorno laboral: factores como el clima, la geografía o el entorno urbano o rural pueden influir en los riesgos y las medidas preventivas.
  • Expectativas de partes interesadas: los clientes, proveedores, trabajadores y entidades reguladoras pueden imponer requisitos específicos que deben ser considerados en el sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Avances tecnológicos y sectoriales: cambios en la tecnología o las mejores prácticas del sector pueden requerir actualizaciones en los procedimientos de seguridad y salud.
  • Factores socioeconómicos: situaciones económicas o sociales, como recesiones o cambios demográficos, pueden impactar la disponibilidad de recursos y la motivación para invertir en seguridad laboral.

Documentación del alcance de ISO 45001 

La documentación del alcance en un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo según la norma ISO 45001 es un paso clave para definir los límites y la aplicabilidad del sistema dentro de la empresa. Esta información debe estar documentada y accesible para asegurar una correcta implementación. A continuación se describen los elementos clave que deben incluirse:

1. Descripción general de la empresa: detalla el tipo de empresa, actividades, productos o servicios y el contexto en el que opera, proporcionando una visión general de cómo se relaciona la Seguridad y Salud en el Trabajo con sus operaciones.
2. Áreas y procesos incluidos: define áreas, departamentos y procesos cubiertos por el sistema de gestión de SST, destacando si el alcance cubre toda la empresa o no.
3. Exclusiones justificadas: si algún área o proceso no está cubierto por el sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, se debe documentar la razón de la exclusión, asegurando que no comprometa la seguridad ni el cumplimiento de los requisitos normativos.
4. Factores externos e internos: explica los factores internos y externos que influyen en la determinación del alcance, lo que ayuda a justificar los límites establecidos.
5. Normativas aplicables: indica las leyes, reglamentos y normativas internacionales que la empresa ha decidido cumplir como parte de su sistema de gestión de SST, para asegurar la conformidad con los requisitos legales.
6. Objetivos y metas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: se recomienda incluir cómo los objetivos y metas de seguridad y salud se alinean con el alcance, para que las actividades cubiertas estén orientadas a lograr los resultados.

Esta documentación sirve como guía para el desarrollo del sistema y asegura que todas las partes interesadas entiendan los límites y las responsabilidades en la empresa.

Disposiciones para establecer el alcance de un Sistema de Gestión de SST

Primeramente, la empresa solicitante a implementar un sistema de SST, debe establecer visiblemente cuáles son los términos y la pertinencia del Sistema de Gestión de SST, pues solo de esta manera podrá concretar el alcance verdadero del sistema.

Debemos pensar que no resulta lo mismo aplicar el alcance de un Sistema de Gestión de la SST sobre el área operaciones de una empresa, que sobre el área de, mucho menos, sobre toda la organización.

Por lo mismo, es importante definir una serie de aspectos de análisis al momento de establecer dicho alcance. Así pues, es indispensable que las empresas:

• Piense en las cuestiones internas y externas que se indican en el apartado 4.1 de la norma.
• Considere los requisitos de la norma especificados en el apartado 4.2.
• Tenga en cuenta las tareas desarrolladas en el trabajo, planeado o realizado.

Consideraciones dentro del alcance de la norma

Es importante que el Sistema de Gestión de SST incluya todas las actividades, productos y servicios sobre los cuales la empresa tenga control o conserve dominio, ya que todos esos elementos podrían ejercer una huella significativa en el desempeño de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la organización a la que se aplica el sistema.

Es fundamental, que el alcance se halle siempre disponible como información documentada para que sea revisado cuando sea solicitado. Estimar que la nueva norma ISO 45001 es un instrumento muy práctico para diligenciar la administración adecuada de requisitos legales que son adaptables a la seguridad y la salud ocupacional y la prevención de incidentes. Por lo cual, la norma muestra muchos más requisitos que la anterior norma OHSAS 18001, lo cual permite mejorar las prácticas sobre seguridad y salud en el trabajo.

Además, debido a la distribución de esta norma descrita en el Anexo SL, nos encontramos con una inclinación con relación a la nueva orientación de todas las nuevas normas de Sistemas de Gestión desarrolladas por la familia ISO, puesto que están diseñadas para acceder una mejor unificación con el resto de normas, suministrando, por tanto, dicho proceso en empresas que ya lo han realizado otros sistemas de gestión adicionales, como pueden ser los sistemas de calidad y de gestión ambiental.

La norma indica al contexto de la empresa, la cual se podría pensar en una orientación original, ya que se dice de la necesidad de pensar en el contexto, accionista económico, de la organización en donde se despliega y la relación con todas las partes interesadas, ya sean internas como externas.

De esta manera, forma este artículo adentro del apartado 4 de la norma, propone un análisis del contexto general de la empresa, donde se debe valorar su visión, misión, oportunidades y amenazas, así como las fortalezas y debilidades, ya que todos estos factores evaluados permitirán identificar los problemas y necesidades que, en el tiempo, pueden representar un impacto en la planificación del Sistema de Gestión de SST.

Es por esto, que la nueva norma califica como necesidad el hecho de establecer las cuestiones internas y externas que pueden ejercer cierta influencia en el propósito de la organización y su gestión estratégica, a conservar un adecuado liderazgo dentro del estándar ISO 45001, puesto que, todo ello logra impactar claramente a la competencia de la empresa para conseguir algún efecto planificado en su sistema de gestión.

De esta forma, el análisis del contexto externo es esencial, ya que, al no tener revisión del mismo, se debe valorar una sucesión de elementos como directrices sociales, políticas y económicas, tal cual los cambios tecnológicos, legales, orientación al mercado, etc.

Herramienta para gestionar y documentar el alcance de ISO 45001

ISOTools, el Software para ISO 45001, le proporciona todas las herramientas para cumplir con los requisitos de la norma ISO 45001. Dispone de un potente sistema para gestionar los incidentes. Esto ayuda a minimizar el riesgo de reiteración, permitiendo el cumplimiento y seguimiento de las medidas incluidas en el plan de actividades preventivas. No permita que la gestión de su sistema basado en la norma ISO 45001 le supere en tiempo o forma, y busque la mejor solución.

Además, permite gestionar todo el ciclo de vida de los incidentes acaecidos. Esto es desde el registro, clasificación, comunicación a partes interesadas y análisis causal hasta la definición de los planes de acción necesarios. Estas medidas se podrán evaluar para comprobar su eficacia.

Esta gestión integral que incide en el análisis de causas favorece un conocimiento en la organización que previene de futuros incidentes.