Diagnóstico inicial de ISO 9001 para la certificación

Diagnóstico inicial de ISO 9001 para la certificación

El cumplimiento en el mundo corporativo ha tomado contextos que permite a la alta dirección, priorizar la asignación de recursos que se requieren para implementar actividades o programas que lo logren; cabe aclarar que hay cumplimiento obligatorio cuando lo emite el gobierno y voluntario cuando es normativo.

Sin embargo, los dos modelos en algún momento, comparten la naturaleza de ser obligatorios e involucran a la organización en el pago de sanciones económicas por incumplimiento, en algunos casos llegando a la solicitud de paro o cierre de la operación por el impacto que puede tener en terceros negativamente por los productos o servicios que ofrece.

Cuando la organización decide implementar el sistema de gestión de calidad con base en la norma ISO9001, el primer paso es el diagnostico; el cual consiste en revisar detalladamente cada uno de los procesos para verificar la forma en la que se están ejecutando las actividades y si estas son efectivas para la obtención de resultados que beneficien de forma general a la organización.

Para la ejecución de un diagnóstico es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Etapas certificación

• La ejecución del diagnostico requiere de una planificación donde se describa detalladamente en un cronograma que se va a inspeccionar y en que fecha y hora con el fin de optimizar el tiempo que se destinara a esta tarea.

• Es necesario definir el método que se usara para la recolección de la información. las listas de chequeo permiten clasificar por grupos los ítems que se desean evaluar y asignar campos para evaluar el cumplimiento y complementarlo con observaciones que servirán al equipo para identificar rápidamente el estado del proceso.

• El diagnostico al momento de la aplicación se debe hacer con base en los requisitos de norma ISO9001 con el fin de identificar que nivel de cumplimiento se tiene y poder documentar hallazgos correctivos o de mejora que aportaran al sistema de gestión que se implementara.

• Por ultimo se requiere definir planes de acción que permitan cerrar los hallazgos identificados, donde es importante que participen todos los niveles de cada proceso retroalimentándose continuamente y que el equipo adquiera la habilidad de identificar fallas que se presenten en la operación normal.

Medio de ejecución para la certificación

La ejecución del diagnostico tiene varias formas para llevarlo a cabo, dentro de ellas esta:

• La Revisión en campo se realiza en las instalaciones físicas de la organización y por medio de observación se verifica la forma en la que los integrantes del proceso ejecutan sus actividades; esto permite identificar fallas u oportunidades de mejora.

• Realizar entrevistas a los lideres de proceso y recopilar la mayor cantidad de información con el fin de identificar los aspectos más relevantes en los que se debe concentrar los esfuerzos.

• Otro medio que permite la identificación del estado de los procesos es la revisión documental. Aquí se requiere tener acceso a la base de documentos de la organización y verificar que actividades se encuentran definidas y soportadas con base en los registros.

Recursos de la certificación

• La ejecución del diagnostico debe estar a cargo de una persona con la formación y experiencia en sistema de gestión para que interprete de forma correcta cada requisito y tenga conocimiento de la estructura de los registros que evidencian la realización de las actividades.

• Las organizaciones han evolucionado y adoptado herramientas tecnológicas que facilitan la ejecución de actividades, la aplicación de una lista de chequeo es posible hacerla con un equipo portátil donde solo al dar clic se evalúe el cumplimiento por ítem y con el uso de la voz redactar un hallazgo.

• Es importante que la alta dirección conozca y planifique los recursos financieros que se requieren para la implementación de programas o mejoras en infraestructura para el sistema de gestión de calidad que por medio del diagnostico se identificara.

En recomendable hacer uso de varios medios con el fin de ampliar el alcance de revisión y así tener consolidada la mayor parte de la información para evitar planificar sobre supuestos sino solo situaciones evidenciadas.

Software ISO 9001

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