¿Cómo hacer la implementación de la ISO 45001 en una empresa?

La ISO 45001 es una norma internacional que mejora la seguridad y salud laboral al proporcionar un marco estructurado para la gestión de riesgos y la prevención de accidentes. Sustituye a la OHSAS 18001 y es aplicable a organizaciones de cualquier tamaño y sector. Implementarla implica cumplir requisitos específicos que incluyen la planificación, liderazgo y evaluación del desempeño, asegurando un ambiente laboral seguro y saludable. Este artículo detalla cómo abordar su implementación de manera eficaz y las fases esenciales para lograr una gestión óptima en seguridad y salud laboral.

Cómo implementar la norma ISO 45001

Para implementar la normativa ISO 45001, debemos saber que su estructura se define en dos cláusulas: informativas y con requerimientos. Las cláusulas informativas contienen cuatro importantes, la introducción, el objeto y campo de aplicación, las referencias normativas y los términos y definiciones; mientras que, las cláusulas con requerimientos contienen siete, el contexto de la organización, el liderazgo y participación de los trabajadores, la planificación, el apoyo, la operación, la evaluación del desempeño y la mejora y entre estas ambas cláusulas contienen 28 requisitos de la norma.

Las organizaciones antes de implementar esta norma deben definir correctamente el alcance de su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, pueden decidir si se implementa en la organización en una o varias fases, completamente, o en una o varias partes. Aquí detallaremos por fases y detallaremos el desarrollo de diez fases importantes.

1. Conformidad de la dirección

Para esta fase se debe tener respaldo, apoyo y convencimiento de la dirección o gerencia para que sepan los beneficios y que promuevan este nuevo cambio. Además, es fundamental que la dirección promueva una cultura de compromiso y refuerce la importancia de la seguridad en toda la empresa.

2. Nombramiento de la representación de la dirección

La dirección se asegura de que el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es correcto y cumple los requisitos de la ISO 45001, nombra a uno o varios representantes para informar sobre el avance y desempeño de esta implementación. Los representantes deben contar con la autoridad necesaria para tomar decisiones rápidas y efectivas.

3. Comité de implementación

Es recomendable crear un equipo de trabajo donde distintas áreas participen y que interactúen entre sí para conseguir la idoneidad de su aplicación. Este equipo debe reunirse de forma regular para evaluar el progreso y resolver cualquier obstáculo en la implementación.

4. Procesos

Se determinan las acciones o actividades definidas para obtener el nivel requerido desde la dirección, estos deben ser fácil de entender para la organización; por ejemplo, identificación de peligros, de oportunidades para la SST, consulta y participación de los trabajadores, entre otros. Se deben establecer procedimientos claros y garantizar que todos los empleados comprendan su rol y sus responsabilidades.

5. Manual de gestión

Es recomendable tener una base sobre el que se desarrolle el sistema de gestión como buena práctica. Este documento sirve como referencia para auditorías y revisiones del sistema.

6. Formación

La norma no lo contempla, pero es buena práctica que antes de la implementación se realicen capacitaciones de programas y formaciones para familiarizar a la organización con esta norma. Las formaciones deben ser dinámicas y enfocadas en ejemplos prácticos para asegurar un aprendizaje efectivo.

7. Implementación del sistema 

Se comunica a la organización la fecha de comienzo, en este periodo tendrán seguimiento por parte de la representación de la dirección y el comité de implementación. Es importante comunicar cualquier actualización a todos los niveles para mantener la coherencia y el compromiso.

8. Auditoría interna

La organización define la realización de la auditoría junto con los auditores internos para que de forma planificada puedan analizar los puntos a mejorar de acuerdo con el informe final del resultado de la auditoría interna. Las auditorías deben ser imparciales y buscar oportunidades para mejorar más allá de solo cumplir con los requisitos.

9. Revisión por la dirección

Cuando la implementación finalice, periódicamente se realiza este punto y se documentan las revisiones como evidencias. La revisión debe incluir metas a futuro y acciones correctivas para abordar cualquier problema identificado.

10. Certificación

La empresa debe seleccionar un organismo de certificación que evalúe el correcto cumplimiento de los requisitos de la norma. Esto contribuye a la conformidad y revisión externa e independiente. Es útil prepararse para la auditoría externa mediante simulacros y revisiones previas para garantizar la conformidad.

Ejemplo de implementación ISO 45001

La implementación de ISO 45001 puede comenzar con la conformidad y respaldo de la alta dirección, seguido del nombramiento de un representante que supervise el sistema de gestión. Se forma un comité de implementación que colabora en definir procesos clave como la identificación de peligros y la consulta a los trabajadores. Una vez establecidos, se desarrolla un manual de gestión, se capacita al personal, y se comunica el inicio del sistema. Se realizan auditorías internas, revisiones periódicas por la dirección, y se finaliza con la certificación oficial por un organismo externo.

¿Por qué implementar la ISO 45001?

Según expertos, miles de colaboradores fallecen por situaciones laborales que pueden evitarse. Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT) y la Organización Internacional de Normalización (ISO), más de 2.7 millones de personas están registradas como defunciones causadas por accidentes laborales y 374 millones de accidentes laborales no mortales.

Es por eso que se desarrolló la ISO 45001, basado en la OHSAS 18001, con el fin de que represente un marco de trabajo diferente y que esta normativa pueda ser utilizada a nivel internacional, en cualquier tipo de organización, de cualquier tamaño, para que ofrezca un mejor desarrollo de sistema de seguridad y salud en el trabajo. A continuación, se explicará qué es y cómo implementar la ISO 45001.

Desafíos comunes y cómo superarlos

Este proceso puede presentar varios desafíos que las organizaciones deben enfrentar. Identificar estos obstáculos comunes y desarrollar estrategias efectivas para superarlos es crucial para lograr una integración exitosa. A continuación, te dejamos una lista de los más relevantes:

• Resistencia al cambio: la implementación de ISO 45001 puede enfrentar resistencia por parte de los empleados. Es esencial comunicar claramente los beneficios y proporcionar formación adecuada.
• Recursos insuficientes: asegurarse de que hay suficientes recursos financieros y humanos dedicados a la implementación del SG-SST.
• Integración con otros sistemas: puede ser un desafío integrar ISO45001 con otros sistemas de gestión. Sin embargo, esto puede facilitarse con una buena planificación y coordinación.

La implementación de ISO 45001 es una decisión estratégica que puede transformar la cultura de seguridad de una organización. Es necesario que las empresas pongan el foco en la protección de sus empleados, ya que pasa a ser su activo más valioso dentro de la organización. Sin un entorno laboral seguro y saludable la eficiencia operativa se verá mermada considerablemente, y por ende la empresa perderá valor competitivo en el mercado.

¿Qué es ISO 45001?

La normativa ISO 45001 reduce los riesgos organizativos, fomenta la seguridad y brinda los requisitos básicos para implementar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que permite a las empresas a implementarlo con los requisitos establecidos.

El fin de esta norma es ayudar a las organizaciones a que tengan un lugar seguro y saludable para los trabajadores, así como también para los proveedores, vecinos, contratistas, etc. Y contribuir en prevenir problemas de salud de trabajo o lesiones y continuamente mejorar el desempeño de la seguridad y salud. Los beneficios que aporta implementar esta normativa son estructurar un modelo para facilitar el cumplimiento del deber de protección del trabajador, desarrollar e implementar políticas, objetivos y facilitar mediante el liderazgo y compromiso de la dirección, mejorar la imagen de la empresa, integrar con otros sistemas de gestión para fomentar la cultura preventiva, aumentar los indicadores internos, entre otros.

7 razones por las que implementar un sistema de prevención ISO 45001

1. Minimiza los riesgos laborales
2. Facilita el cumplimiento legal
3. Cumple con las exigencias de clientes o instituciones
4. Mejora la empresa
5. Mejora la imagen de la organización
6. Cumple con las exigencias de algún concurso público
7. Se integra con otros sistemas de gestión que pueden existir en la empresa

Software para empezar a implementar la ISO 45001

ISOTools, el Software para ISO 45001, le proporciona todas las herramientas para cumplir con los requisitos de la norma ISO 45001. Dispone de un potente sistema para gestionar los incidentes. Esto ayuda a minimizar el riesgo de reiteración, permitiendo el cumplimiento y seguimiento de las medidas incluidas en el plan de actividades preventivas. No permita que la gestión de su sistema basado en la norma ISO 45001 le supere en tiempo o forma, y busque la mejor solución.

Además, permite gestionar todo el ciclo de vida de los incidentes acaecidos. Esto es desde el registro, clasificación, comunicación a partes interesadas y análisis causal hasta la definición de los planes de acción necesarios. Estas medidas se podrán evaluar para comprobar su eficacia.

Esta gestión integral que incide en el análisis de causas favorece un conocimiento en la organización que previene de futuros incidentes.