Impacto de la automatización en los programas de compliance ISO 37301

Programas de Compliance

El mantenimiento de altos y robustos estándares éticos se suman a la adhesión a leyes nacionales e internacionales, reglamentos, requisitos, códigos y contratos que debe observar una organización. El compliance es una de las actividades primordiales, puesto que las empresas con productos y negocios alrededor del mundo se adhieren, aplican y se ciñen a leyes y regulaciones en vigencia, ya sea donde operan o realizan transacciones. Para ello implementan prácticas y estándares de integridad/gobernabilidad en los negocios que realizan. Pero son tantas las legislaciones y normas y son tan importantes que ni siquiera el “no cumplí porque no tenía conocimiento de esas reglas”, es una excusa para las autoridades regulatorias.

Es primordial el cumplimiento de las regulaciones, tanto externas como las propias de la organización. Y es que el seguimiento y cumplimiento de los principios es mandatorio. No obstante, es dificultoso para los empleados comprender las regulaciones/leyes de varios países. Entonces, ¿Cómo saber cuál es el total de requisitos existentes, ¿Cuántos de ellos aplican a la organización, ¿Cómo cumplirlos y saber a qué riesgos nos exponemos si no cumplimos?

Contar con un departamento encargado del compliance es ideal, aunque podría resultar costoso en términos económicos. Y, por supuesto que existen herramientas de control como las auditorías, entrenamiento general, cuestionarios de consulta… Pero hoy hablaremos de una de las herramientas más potentes y eficaces: los programas de compliance automatizados. Lo ideal es que estos sistemas sean:

• Simples y escalables, para permitir alinearse con las estrategias y la dinámica de los procesos.
• Flexibles, para permitir operar desde lugares remotos (comités de crisis, teletrabajo, etc.).

Además de facilitar la implementación y certificación de la norma ISO 37301 – Sistemas de gestión de compliance, un software automatizado contribuye al mantenimiento del sistema de gestión. El impacto en el compliance es relevante porque la organización puede simplificar las actividades administrativas y comunicativas (el software se encarga de actualizar las tareas, chequear que se cumplan en el lapso pautado y reasignar las tareas, en caso de que no fuesen entregadas a tiempo). Con estas actividades necesarias pero engorrosas cubiertas por la tecnología, el personal puede centrarse en mejorar e innovar.

Un programa de compliance ISO 37301 completo 

Las automatizaciones tienen un impacto real y comprobable en la eficiencia, puesto que podemos eliminar el error humano que impregna las actividades cotidianas. El software puede ejecutar las transacciones de forma más rápida y fluida. Además, nos permite consultar a través de varios dispositivos (teléfonos, tables, laptops, ordenadores de la oficina, entre otros). Gracias a las automatizaciones podemos centralizar la información, mantenerla vigente y apoyarnos en ella para tomar las mejores decisiones. Un software podría ayudarnos a:

• Identificar las actividades en cuyo ámbito puedan ser cometidos los incumplimientos que deben ser prevenidos.
• Establecer los protocolos o procedimientos que concreten la adopción de decisiones y de ejecución de estas.
• Disponer de modelos de gestión de los recursos financieros adecuados para impedir la comisión de los delitos que deben ser prevenidos.
• Imponer la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del sistema de gestión de compliance.
• Establecer un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las medidas adoptadas.
• Realizar una verificación periódica de los acuerdos y compromisos, y de sus eventuales cambios, cuando se pongan de manifiesto infracciones relevantes de sus disposiciones, o cuando se produzcan cambios en la organización, en la estructura de control o en la actividad desarrollada, que los hagan necesarios.

No podemos olvidarnos de la gestión de riesgos, políticas y procedimientos que podemos mantener actualizadas gracias a las automatizaciones. Otros aspectos relevantes tienen que ver con la capacitación y comunicación, monitoreo y auditoría, investigaciones e informes, premios y sanciones, y revisiones.

Controles que transforman

Las automatizaciones son útiles para determinar cómo abordar el riesgo de incumplimiento. Las organizaciones que pasan por alto el impacto potencial del incumplir corren peligro. Cualquiera sea el país, la industria o el tipo de organización, el incumplimiento implica un riesgo global. Cada región, gobierno o proyecto tiene sus propias complejidades, variables y oportunidades propias. Por eso es vital contar con automatizaciones que nos ayuden a fijar y vigilar los controles a nivel de empresa, de procesos y de transacciones.

Las finanzas de la organización reciben un impacto positivo al automatizar el SGC, puesto que un software implica la mejora, ella conlleva a la satisfacción de los clientes y a la capitalización de esas ventajas.  

Software Compliance ISO 37301

Implementar un sistema anticorrupción y aplicar una lista de verificación para un sistema de compliance como esta resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta tecnológica avanzada que estructura el sistema y facilita cada tarea.

Así lo hace el  Software Compliance de ISOTools específicamente diseñado para abordar cada componente de un sistema antisoborno con éxito. Esta solución ofrece funcionalidades apropiadas, por ejemplo, para una gestión óptima de los ciclos de tareas y flujos de documentación, para la aplicación ágil de la debida diligencia o para alentar la denuncia a través de canales que protegen el anonimato y facilitan las investigaciones

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