Cómo mejorar el control documental de un SGC con una herramienta digital

Control documental de un SGC

La gestión documental forma parte del día a día de cualquier empresa y sobre todo del responsable de SGC, sin importar el tamaño o la actividad en la que se desempeñe la empresa, llevar un adecuado control documental de un Sistema de Gestión de Calidad es fundamental para mantener el SGC a pleno rendimiento. También, se establece una colaboración óptima del propio sistema entre diferentes áreas de la organización, donde se dispone de la información, registros y formatos actualizados a tiempo real para la correcta toma de decisiones.

Finalmente, el control documental digitalizado está diseñado para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y reducir tiempo y costos, logrando así un impacto real sobre los resultados.

Inconvenientes de no digitalizar gestión documental

La falta de un adecuado control de documentos en el Sistema de Gestión de Calidad puede desencadenar una serie de dificultades para la empresa y stakeholders, esto incluye un impacto negativo en la economía de la empresa. A continuación, expondremos algunas de ellas:

Análisis de datos complejos

La gestión de examinar, o simplemente buscar entre cientos o miles de registros, en muchos casos resulta retador para quien los realiza y muchas veces no se consigue encontrar la información o hacer un tratamiento completo de los datos. Esto podría ocasionar menos eficiencia en la gestión documental, aumentando tiempos y recursos.

Gestión documental descontrolada

Puede generarse caos al realizar el control en formato no digitalizado, mantener un acceso no centralizado implicaría el aumento de recursos y tiempo destinados a la gestión en el SGC, así como al no aprovechamiento de oportunidades de mejora. Por ejemplo, se vería implicado la falta de disposición de la documentación actualizada tanto como para la toma de decisiones como para realizar acciones sobre ellas, con lo cual los empleados trabajarían sobre información obsoleta o no actualizada, incluyendo la duplicidad de las mismas.

En última instancia, al no llevar el control documental de SGC correctamente puede implicar la pérdida de la certificación y las consecuencias económicas que pudiera llevar asociadas.

Mejora del control documental a través de la digitalización

La mejora de control documental mediante la digitalización es una gestión por la cual hoy en día la mayoría de las empresas apuestan. Esta mejora en el control de documentos en un Sistema de Gestión de Calidad aporta acceso a la información de cualquier empleado autorizado, simplificando su gestión, lo cual hace posible el procesamiento y recopilación de los documentos con mayor rapidez. De esta manera, se puede abordar problemas en el acto antes que se produzcan algún tipo de incidente.

Por otra parte, a través de una herramienta digital se garantiza un correcto control de los documentos con el cumplimiento de la normativa ISO 9001 y el mantenimiento de la certificación siempre que el resto de la gestión se realice adecuadamente. Con la transformación digital del SGC conseguiremos mejorar los siguientes ítems dentro de la organización:

• Determinación del acceso, distribución, utilización y recuperación de la información: Se fortalece la accesibilidad a las personas autorizadas, así como también el uso y restauración de la información.
• Almacenamiento y mantenimiento de la compresión de la información: Se mantiene la legibilidad de la información y el correcto acopio de los documentos, así se mantienen actualizados con la información y responsables correspondientes.
• Control de cambios: Facilidad al introducir la información de mejoras en los procedimientos, estos deben verse reflejados en los documentos del sistema de gestión y mantenerse actualizados.
• Disposición de la información: Se asegura la correcta distribución de los documentos para las diferentes áreas de la empresa que los requiera. Así se puede disponer de la información en tiempo real.

El uso de una herramienta digital para mantener controlado el Sistema de Gestión de Calidad no solo sirve para gestionar la información, sino que también ayuda a mantenerla controlada. Nos evita analizar datos complejos, nos ayuda a mantener a disposición la información de forma segura y fiable. Por último, nos garantiza la correcta distribución, utilización y acceso de la documentación informada.

Actualmente, las empresas, sin importar el sector, apuestan cada vez más por la transformación digital como una visión global de una continua mejora para toda la organización, que promueve la adaptabilidad a los nuevos modelos de gestión establecidos en el mercado.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad con un software para la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema, garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Gracias a la Transformación Digital de los Sistemas de Gestión podrá desarrollar un cumplimiento normativo según ISO 9001, facilitando el proceso de mejora continua en la organización con base en la automatización de procesos y la ganancia de eficiencia.