Mejores prácticas con la gestión documental ISO 9001

Gestión documental ISO 9001

La gestión interna en la organización está orientada, al cumplimiento de los objetivos que define la dirección para potencializar las estrategias y garantizar la continuidad del negocio, en beneficio de todas las partes interesadas; para lograrlo es importante, que las actividades se ejecuten de forma correcta y oportuna de acuerdo a lo definido en la información documentada.

Es importante, para no cometer errores en la gestión documental de la ISO 9001, que la documentación sea clasificada en niveles de acuerdo a la significancia, en el aporte al usuario para el desempeño de su trabajo; para la definición de la estructura documental, el líder debe, identificar el orden en el que se almacenarán los documentos y la dependencia que existe entre ellos para facilitar la consulta y tránsito de la información entre los procesos.

Dentro de las referencias normativas actuales, encontramos el numeral 7.5 de la norma ISO9001 que permite al líder del sistema de gestión de calidad, hacer la búsqueda y aplicación de buenas prácticas para el manejo de la información documentada, integrando metodologías que permitan dar orden a la estructura de documentos y obtener los resultados esperados para la consulta.

Planificación de la documentación del SGC ISO 9001

El punto de partida para documentar es la planificación, donde se define las responsabilidades que tendrá el equipo de trabajo para garantizar la seguridad y conservación de los documentos de la organización con base en los requisitos del sistema de gestión documental y que debe integrar el cronograma de actividades con fechas de inicio y fin para el cumplimiento de las tareas definidas.

Planificar este proceso es el primer paso; recordemos que todo sistema de gestión permite adoptar herramientas, para el seguimiento al cumplimiento de las tareas y al mismo tiempo identificar fallas u oportunidades de mejora, que garanticen la eficacia del sistema de gestión de calidad.

Como complemento, el líder debe analizar el entorno identificando las fortalezas y debilidades que puedan afectar la operatividad del proceso documental que represente perdidas de los recursos asignados. Es importante tener en cuenta los siguientes puntos:

Comunicación

Definir el plan de trabajo garantiza que los involucrados, conozcan y entiendan de forma clara, la responsabilidad que asumen frente al sistema de gestión; es fundamental que el líder comunique constantemente al equipo de trabajo, los cambios que puedan afectar el proceso, evitando que los riesgos asociados a las actividades se materialicen impactando negativamente los resultados.

Las fallas en la comunicación dan paso a un gran número de interpretaciones en las instrucciones delegadas al equipo, donde la mayoría de ellas pueden ser incorrectas y generar incumplimiento en el cronograma y los objetivos planteados.

Seguimiento

Mejorar continuamente la ejecución de las tareas, permite a los líderes hacer seguimiento e identificar los puntos críticos de acuerdo a los resultados obtenidos. Es fundamental identificar los aspectos de alto impacto que requieran concentrar, en mayor proporción, los esfuerzos del equipo en la aplicación de controles para no afectar los tiempos planificados por reprocesos en el sistema de gestión.

Responsabilidad

El éxito de la gestión documental tiene su origen, en el compromiso que adquiere el equipo de trabajo con el cumplimiento de los plazos definidos para la ejecución de las tareas; es importante que los responsables cuenten con los requisitos mínimos de formación y experiencia que le permitan desempeñarse de forma eficaz y obtenga los resultados esperados.

Los recursos requeridos para este proceso deben ser solicitados de forma anticipada a la alta dirección, con el fin de evitar demora en la implementación por falta de ellos. El diagnóstico inicial es el documento que respalda esta solicitud, sin embargo, se debe tener en cuenta:

• Ser reciente.
• Realizado por un profesional con la formación y experiencia.
• Alcance.
• Observaciones y conclusiones claras.

Tener en cuenta estos aspectos permitirá a la organización el éxito en la gestión documental.

Incluir en el presupuesto herramientas para la automatización hace que el sistema de gestión de calidad sea eficaz a ser eficiente; actualmente en el mercado existes muchas alternativas que se ajustan a las necesidades de cualquier organización.

Software ISO 9001

Todas las actividades relativas a la implementación y gestión de un Sistema de Gestión de la Calidad pueden ser tan complejas o sencillas como lo sea la organización, pero siempre es de ayuda un Software de gestión ISO 9001.

ISOTools es una plataforma tecnológica que a efectos de ISO 9001 ejerce de motor de mejora continua, además de guía y fuente de eficiencia para las organizaciones. Es la herramienta clave para la gestión de la calidad y la simplificación de las gestiones relacionadas.