PDCA también en el gestor documental

PDCA

Esta metodología fue difundida por William Edwards Deming en la década de los cincuenta y ha ayudado a las organizaciones a mantener una adecuada gestión de mejoras continúas, debido a que las organizaciones la adoptan por ser una metodología sistemática para dar solución al problema identificado.

Las cuatro etapas de la mejora continua

• P: “Plan”, o planear.
• D: “Do”, hacer o llevar a cabo.
• C: “Check” comprobar, analizar o verificar.
• A: “Actuar”, para corregir los errores.

1. Planear: en esta etapa se debe identificar la o las necesidades clave para lograr crear el plan de trabajo óptimo ante la o las necesidades identificadas. Es necesario un análisis exhaustivo y lograr identificar la o las causa raíz del problema para posterior a ello definir las acciones a tomar para evitar la ocurrencia de la desviación.
2. Hacer: en esta etapa se debe implementar y ejecutar la o las soluciones que se hayan establecido en el paso anterior.
3. Verificar: esta etapa es llamada aprendizaje, debido a que es en este momento en el cual se analiza y evalúa lo ejecutado junto a los resultados, se debe responder a la pregunta ¿funciona las mejoras propuestas? En el caso de ser no la respuesta, se debe evaluar porque no funciono siendo capaces de detectar cuál es la verdadera causa raíz y si existen tareas pendientes que perjudiquen al resultado obtenido.
4. Actuar: en esta etapa se debe tomar decisiones y acciones basadas en la evidencia obtenida. De acuerdo a los resultados obtenidos se establecen los nuevos procedimientos a ejecutar para evitar la ocurrencia y de esta manera obtener una mejora continua del proceso.

Este ciclo PHVA es muy utilizada por las organizaciones para obtener mejoras importantes a través del control eficiente de los procesos internos y externos, esta herramienta reduce las posibilidades de errores en las tomas de decisiones gerenciales.

Cabe señalar que cuando esta metodología es implementada se debe mantener y jamás olvidar el objetivo de mejora continua, debido a que su funcionamiento es identificar y solucionar un problema.

Ventajas del PDCA en el gestor documental:

Dentro del gestor documental, más aún si nos referimos a un Sistema de Gestión ISO, es clave seguir un proceso de mejora continua. Serán el instrumento clave para conseguir un sistema de gestión que maximice el valor que aporta a la organización. Gracias a seguir este ciclo aumentaremos las ventajas que ya de por sí aporta un gestor documental:

Digitalización documental: la documentación física se transforma en digital, lo que facilita su acceso, disminuye posibilidades de deterioro o perdida del documento, difusión más oportuna y disminuye el impacto ambiental. Es por ello que este proceso se debe realizar de una manera organizada y planificada. Un proceso de digitalización difícilmente 

Centralización: dentro de una organización existen diversas alternativas de difundir un documento, lo que a su vez perjudica la comunicación, quedando la información desestructurada y repartidas. El sistema de gestión documental almacena y organiza la información en un solo lugar, adicionalmente la organización puede entregar accesos a los colaboradores correctos y mantener el control de los documentos. La centralización documental termina con la perdida de tiempo en búsqueda de documentos debido a que facilita su acceso.

Flujo de Trabajo: define el correcto flujo de trabajo, lo que permite que los procesos se desarrollen de manera más eficiente y productivas. Esto es posible debido a la automatización de los procesos y el control de ellos, permitiendo el seguimiento de todas las tareas.

Seguridad de la información: al mantener la documentación digital se mantiene la documentación más segura de sufrir algún daño, la información en el gestor documental se resguarda constantemente debido a las copias de seguridad y accesos restringidos a la plataforma. De esta manera, las organizaciones se sienten más seguras de que toda su información se encuentra en el sistema.

Control de versiones: controlan las versiones del documento mediante su historial de versión y mantiene activo el documento en la versión correcta, esto permite disminuir el problema de trabajar con documentación obsoleta.

Debido a la transformación digital, el gestor documental es imprescindible para las bases de datos de las organizaciones, ya que permite hacer todo más fácil y controlable, permitiendo un orden de todos los archivos, lo que a su vez facilita su búsqueda.

Software ISOTools

El software ISOTools hace sencillos los sistemas y modelos de gestión, para lograr una óptima gestión esta herramienta se basa en la metodología PDCA. ISOTools posee la aplicación gestor documental y otras, la herramienta gestora documental de ISOTools nos permite el almacenamiento digital de toda la documentación de una organización (Procedimientos, Matriz, Protocolo, Registro, Instructivo, etc.) adicionalmente facilita el acceso a la documentación en el momento que sea requerido.

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