Auditoría de recertificación en ISO 9001. ¿Qué esperar y cómo prepararla?

Recertificación ISO 9001

La recertificación en ISO 9001, en particular, tiene una validez de 3 años. Para que las organizaciones sigan obteniendo sus logros y afianzando sus procesos de calidad, la renovación de la certificación ISO es más que importante.

Se da el cumplimiento a la Norma ISO 9001, estableciendo estándares internacionales de gestión, mejores prácticas, herramientas, metodologías, operaciones, monitoreo y evaluación de procesos y el fomento a la Mejora Continua.

Los Sistemas de Gestión contribuyen al éxito organizacional al permitir que se mejore la gestión y que de garantía en el control de todos los procesos y que se conviertan en resultados tangibles según sea el proceso de la organización.

Para preparar esta etapa de recertificación hay que tener en cuenta varios pasos, por ejemplo, auditorías internas, llevar a cabo varios análisis de cumplimiento de metas individuales y colectivas y generar acciones correctivas.

Es importante considerar los siguientes puntos para preparar nuestra auditoría de certificación.

Presentar a la Organización

Tomar un tiempo de la reunión de inicio para mostrar la compañía. Esto puede realizarse a través de resultados positivos producidos. Así se evidencia al auditor que se han logrado buenos resultados y que las posibilidades a futuro con respecto al sistema de gestión son efectivas.

Claridad y honestidad con el auditor

Los auditores en la mayoría de los casos han estado en la posición del encargado de la empresa auditada. De modo que, tiene la ventaja a la hora de descubrir cualquier tipo de excusa o explicación orientada a no exponer una evidencia. Es de gran interés ser sincero y franco, haciendo que la auditoría transcurra en un ambiente tranquilo y amable. En el caso de la presencia de algún error menor, si el auditor se da cuenta que se ha hecho un buen trabajo, estas equivocaciones no serán tan graves.

Entendimiento del plan de la auditoría

Las auditorías suelen contar con un horario definido. Conocerlo antes del inicio proporcionará cierta excelencia. Al momento de la auditoría de certificación es probable que haya algunas incertidumbres. En estos casos, puede ser provechoso poner hincapié en puntos que en una primera instancia pueda parecer que den alguna debilidad pero que, en cambio, no sea así.

Conocer el sistema de gestión

Debemos de conocer en su totalidad el sistema de gestión para poder mostrar cualquier evidencia rápidamente. De vez en cuando, los auditores piden documentos y al no entregarse de manera inmediata, se dedican a revisar exhaustivamente cualquier otro que tengan a mano. En consecuencia, facilita mucho el trabajo y la búsqueda de las evidencias, contar con un software de gestión.

Entregar solo la documentación solicitada

Es importante que se le entregue al auditor únicamente el documento que solicita, al presentar toda la carpeta, el auditor podrá chequear otros documentos. Si se entrega una carpeta completa que sea ante la seguridad de que toda la información esté precisa. 

Organización del equipo

Se tendrá que indicar a cada persona del equipo cuándo le tocará la ejecución del encuentro o la reunión con los auditores. Se deberá entrenar a todas las personas para que respondan de forma sencilla, con cercanía y sin dudas.

No contradecir al auditor

Se desaconseja entrar en desacuerdo con la persona que se está comisionado para llevar a cabo la auditoría de certificación. No se trata de aceptar todo lo que el auditor diga, sino de contestar de manera educada y afable, haciendo uso de la inteligencia emocional. Se le puede comentar por qué no se está de acuerdo con algún punto, pero esto solo una vez que el auditor se prepare a comunicar cuales son las No Conformidades.

Notificación de no conformidades

Durante el curso de la auditoría no podemos quedarnos con ninguna duda. Hay que tener claro por qué nos están poniendo una No Conformidad y cuál es su origen, para luego poder cerrarla. El auditor no dará la solución a la no conformidad, sin embargo, sí que tiene que quedar claro qué es lo que está fallando y cuál es su posible causa, para poder plantear su rectificación con posterioridad.

Entender qué me están preguntando

Al tener absoluto conocimiento de qué es lo que está preguntando el auditor, evitaremos presentar evidencias que no corresponden. Para esto, se podrá pedir de forma cortés al auditor que nos explique cualquier tema que no haya quedado del todo clara, o que ponga un modelo de lo que se está solicitando o interrogando. En resumen, hay que mantener un buen diálogo con el auditor para aclarar cualquier duda y evitar entregar cualquier documento que no sea el que se ha solicitado.

En particular, es de esperar que la organización: Ha establecido un sistema de gestión de calidad que es adecuado para sus productos y procesos, y apropiado para su ámbito de recertificación de ISO 9001, gracias a la mejora en la gestión de la calidad, aporta una imagen nueva al mercado. Esto demuestra que la organización se preocupa por la forma en que es vista por sus clientes, y les enseña que pretende mejorar continuamente y está abierta a nuevas oportunidades y asociaciones.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.