Auditoría de certificación ISO 9001. Cómo prepararla adecuadamente

Auditoría de Certificación ISO 9001

La auditoría de certificación ISO 9001 es un proceso que aporta en gran medida al desempeño de los sistemas de gestión en la organización, a la mejora en esa interacción entre los procesos y por ende a la optimización de las salidas que cada uno de ellos genera,  constituye una mirada interna, objetiva , que permite evidenciar cómo se están llevando a cabo los procedimientos, actividades y demás operaciones que la misma organización ha determinado para dar cumplimiento a los requisitos y especificaciones.

En este sentido el cumplimiento de los procedimientos, normas, etc, se debe dar a diario, debe estar inmerso en la cultura de la organización, es un tema que debe ser parte del ADN de la misma, ya que de lo contrario será un sistema infructuoso y que no representará beneficio para las partes interesadas.

Dicho lo anterior, en principio la forma adecuada de preparar una auditoría de certificación ISO 9001 es cumpliendo y viviendo la cultura del sistema de gestión de la calidad, interiorizando la misma en cada uno de los integrantes de la organización y claro está teniendo en cuenta el cumplimiento de los debes que indica la norma, mostrar evidencia de cumplimiento de los mismos, a continuación, damos una breve explicación de los mismos y cómo se daría cumplimiento ante el proceso de auditoría de certificación ISO 9001:

Compresión del entorno de la organización: (Numeral 4)

La organización debe identificar, gestionar y realizar seguimiento a los factores internos y externos que puedan incidir en el cumplimiento de sus objetivos, para ello se puede acudir a realizar análisis de contexto con metodologías con el DOFA, PESTEL, y establecer planes de acción sobre aquellos factores que impliquen una oportunidad, y sobre los que impliquen una amenaza.

También se debe tener en cuenta una análisis de las partes interesadas cuales son los requisitos que se deben cumplir y cuál es el nivel de importancia y decisión que las mismas tienen sobre la organización y determinar los planes de acción a los que haya lugar, por ejemplo dependiendo de las actividades de las organizaciones algunas de ellas cuentan con departamentos específicos que se encargan de las relaciones con la comunidad ya que esta constituye en algunos proyectos, empresas un factor determinante para culminar con éxito.

Alcance del sistema de gestión: este debe estar determinado y establecer su aplicabilidad, puede estar declarado mediante un documento.

También es muy importante identificar los procesos que se requieren para lograr un sistema de gestión de la calidad y respecto de estos procesos conocer cómo están relacionados entre ellos, cual es el objetivo, quien o quienes son los responsables de su ejecución , cuáles son los insumos que requieren y cómo se transforman en las salidas del proceso , como se miden los resultados del mismo y tomar acciones frente a estos resultados, qué recursos se requieren para su ejecución, cuáles son los riesgos  y oportunidades asociados al desarrollo de las actividades del proceso, comúnmente esto se expresa mediante un documento.

Capacidad para influir, motivar, planificar el trabajo para el logro de los objetivos de la organización (Liderazgo). (Numeral 5)

Como punto de partida es necesario definir una política y unos objetivos relacionados con la calidad y que deben estar en consonancia con los objetivos estratégicos de la organización, que expresen el compromiso de la organización en estas temáticas, se expresan mediante un documento que debe ser conocido e interiorizado por los integrantes de la organización, para ello se debe realizar la difusión de los mismos y a identificación de cada integrante de cómo el desarrollo de su trabajo aporta al cumplimento de los mismos y el compromiso para lograrlo, se puede aplicar por ejemplo una encuesta dónde quede la evidencia del conocimiento y compromiso por parte de los colaboradores.

Es importante destinar un presupuesto para el desarrollo de las actividades del sistema, esta designación demuestra compromiso por parte de la organización para lograr los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Definir los roles, los encargados de ejercer los mismos y el grado de decisión que estas personas van a tener. Se define mediante perfiles de cargo. Por ejemplo, debe quedar claro que serán los responsables de asegurar la pertinencia, integridad y resultados del GSC. También tendrán que informar de las variaciones que se puedan presentar para el cumplimiento de los objetivos.

Panificación: (Numeral 6)

La organización debe identificar y gestionar los riesgos y las oportunidades que se deriven del desarrollo de sus actividades. Tendrá que priorizar a cuáles se les va a dar un tratamiento y emprender las acciones que sean necesarias para gestionar las prioridades identificadas. Se utilizan las matrices de riesgos y oportunidades y los planes de acción, que además de tenerlos documentados deben ser conocidos por parte de los involucrados.

Además de determinar los objetivos se debe tener un despliegue de actividades para lograrlos y la medición de los mismos, esto se expresa mediante documentos e indicadores asociados.

La gestión de cambios debe estar documentada. Puede ser mediante un procedimiento o un flujograma donde permita realizar la identificación, el análisis y la evaluación del impacto de implementar el cambio. En caso de su aprobación habrá que documentar esas actividades que se deben desarrollar para lograr el mismo.

Soporte para las operaciones: (Numeral 7)

La organización debe garantizar que cuenta con los recursos necesarios para el desarrollo del SGC. Esto se expresa en términos de contar con personas. Se demuestra a través del organigrama, perfiles de cargo y manual de funciones. Estas personas deben, a su vez, ser competentes y conscientes. La infraestructura, en este caso, se evidencia a través de las sedes, licencias de software, maquinaria equipos, etc. Un ambiente adecuado para la operación es intangible y dependerá del análisis que realice el auditor por ejemplo de cargas de trabajo y evaluaciones de riesgos psicosocial.

En este marco también se deben documentar los resultados del cumplimiento respecto de los productos y/o servicios que desarrolla la organización. Será necesario guardar la trazabilidad de estas mediciones.

La organización debe tener claro los canales de comunicación. Para ello, comúnmente, se establece una matriz de comunicaciones donde se especifica lo que se comunica, el momento, el responsable y cómo se realiza.

También se debe tener controlada la información documentada. Habrá que garantizar que es adecuada, que se puede recuperar, que está actualizada y que está disponible para su uso. En este caso lo más recomendable es contar con un sistema automatizado a través de un software.

Operación: (Numeral 8)

En este caso se deben contar con documentos donde se consignen las etapas de la planificación, del diseño y desarrollo, las entradas, los controles, las salidas y los cambios.

Adicionalmente se debe tener un control de los productos y servicios tercerizados. Se pueden tener procedimientos, realizar auditorías a los proveedores de materiales y/o servicios críticos para la operación de la organización.

Documentación del producto o servicio en cuanto a su producción, trazabilidad, conservación, producto postventa, control de los cambios y su liberación. Un aspecto muy importante es el control de las salidas no conformes. Para este último se debe establecer un procedimiento donde se pueda identificar, analizar, tomar acciones, verificar la eficacia e informar al cliente y/o interesados la decisión final.

Valoración del desempeño: (Numeral 9)

Se debe tener un mapa panorama del desempeño del sistema de gestión de la calidad. Para ello se puede acudir a datos y estadísticas. Estos se encuentran al aplicar encuestas de satisfacción del cliente, medición y análisis de indicadores, informes de auditoría o informes de revisión por la dirección.

Mejora Continua: (Numeral 10)

Documentar la identificación, análisis, plan de acción y verificaron de la eficacia que se establecen. Todo ello al gestionar una No conformidad y acción correctiva y las oportunidades de mejora.

En la actualidad lo más recomendable es automatizar toda esta gestión. Esto será de utilidad para facilitar la misma a los responsables y para medir de una manera más adecuada los resultados.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.