Claves de auditoría interna de ISO 9001. Cómo verificar el cumplimiento del SGC

Auditoría interna de ISO 9001

Es de vital importancia cumplir con los requisitos mandatarios de un Sistema de Gestión que permitan reducir los riesgos a los cuales se ve enfrentado el negocio de la cada compañía. También es necesario poder tener un adecuado canal de comunicación para poder gestionar las oportunidades que se presentan a la empresa.

Las principales claves para una auditoría de calidad son las siguientes

La mejor forma para realizar una auditoría ISO 9001 y que esta sea exitosa, es que la organización o los auditados puedan estar atentos y colaboren con quienes serían los auditores internos. Los auditores externos contarán con la información sobre cómo han identificado:

• El entorno de la organización: Se debería saber como se ha identificado el entorno.
• Las expectativas de las partes interesadas.
• La manera de abordar los riesgos y oportunidades: En este punto, debemos estar claros, ya que la organización puede solamente aplicar el pensamiento basado en riesgos, por lo tanto, debo saber cómo son esas planificaciones y acciones para abordar el riesgo, o si no, por el contrario, si ya ha trabajado y ha colocado una gestión de riesgos en los diferentes procesos, productos y servicio que trabaja la organización.
• Las nuevas fuentes de evidencia con la información: Esta se puede tener en diferentes parámetros, algo que es importante destacar, es que la Norma 9001 me solicita en cada uno de sus capítulos, la información documentada requerida, esta se puede tener en documentos como, manuales, procedimientos, instructivos, etc., pero a su vez, también me pide la evidencia objetiva, me está pidiendo los registros, tenemos que solamente pedir ciertos procesos si no que investigar del entorno y todos los puntos anteriores.

Otro punto importante a considerar es:

Analizar los diferentes informes de auditorías internas y externas.

• Información de los Hallazgos.
• Estadísticas de cómo proceden y se comportan de las No Conformidades.

Proporcionar como está la información documentada de referencia al equipo de auditoría

• Manuales.
• Instructivos, procedimientos.
• Información documentada que se encuentre en servidores.
• Controles, donde estarán ubicados cada uno de estos controles, por ejemplo, de operaciones. Control de documentos, todo donde tenga el control de los procesos.

Una auditoría 9001 objetiva

Para poder tener una auditoría objetiva hay que ampliar los puntos que tiene que considerar un auditor para minimizar el riesgo. Todo ello tanto en el contexto de la organización como por las partes interesadas pertinentes.

Esto para que una auditoría esté siempre dentro del contexto de la organización. Habrá que entender dónde voy a hacer la auditoría, qué tipo de organización, ya que puede que tengamos una organización de un mismo sector, pero tener contextos diferentes y riesgos y oportunidades distintas, por ende es vital entenderla para poder auditarla.

Es importante considerar la planificación del programa y la planificación del proceso que se prepara el plan de auditoría. Aquí se apunta sobre el auditor líder, donde se prepara ese plan con base en chequear los riesgos en función de lograr los objetivos que la auditoría que tengo definida.

Además, es importante definir las tareas del equipo auditor en la auditoría ISO 9001. Esto es así porque no todos tienen las mismas habilidades, o bien cuando preparo la documentación de trabajo, se debe chequear información de evidencias, de hallazgos para poder enterarme de los distintos contextos, por eso debo prepararme previamente.

Una vez hayas revisado el cumplimiento de los requisitos, estos deben verificarse con contenido gráfico que pruebe que se están cumpliendo. El beneficio de esto es que puede relacionar estos documentos demostrativos con las componentes de entrada. También podrá ratificar o fortalecer que se está haciendo correctamente y sin oposiciones.

En tanto, para poder realizar la verificación del Sistema de Gestión de Calidad, será importante analizar las características de calidad que se identificaron en los objetivos de calidad.

Verificar un Sistema de Gestión de la Calidad significa revisar y chequear en qué medida el resultado planificado ha sido alcanzado. Además, habrá que cuantificar la eficiencia implica investigar la cantidad de recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos que fueron dirigidos para la generación del resultado.

En definitiva, certificar el trabajo realizado mediante registro. Estas verificaciones deben estar preparadas y formuladas en la planificación del proyecto. Como todos estos términos (revisión, verificación y validación de la ISO 9001), se debe tener un registro de la verificación y de las acciones a ejecutar.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad con un software para la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema, garantizando la obtención de óptimos beneficios.