Mejores prácticas para el seguimiento y mejora del SGC ISO 9001

Seguimiento y mejora SGC

Mejorar continuamente la ejecución de actividades aporta a la operatividad de los procesos y en general a la organización, permitiendo el desarrollo del entorno corporativo y sus partes interesadas; es posible que la búsqueda del cumplimiento de los objetivos se logre en menor tiempo y se mejore el uso de los recursos asignados para este fin.

Actualmente las organizaciones se han involucrado en la implementación de Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 para dar una estructura integral a todos los procesos de la organización. Esta implementación permite mejorar la fluidez en la interacción de los procesos. También permite la definición de objetivos y metas conjuntas para que, funcionando conjuntamente y de forma fluida, mejoren las oportunidades de llegar a lo planificado.

Para conseguirlo es necesario un adecuado seguimiento y mejora del SGC ISO 9001.

Alcance integral para el Sistema de Gestión de la Calidad

El alcance del sistema de gestión de calidad debe estar definido claramente, ya que en algunos casos las organizaciones solo involucran parte de sus procesos dependiendo de las líneas productivas que se desarrollen, sin embargo, al evaluar este punto es posible encontrar que el alcance ya esta dado por un requerimiento de las partes interesadas lo cual lo vuelve obligatorio.

Además, para conseguir una mejora continua real y que impacte de forma significativa en toda la organización, es clave que en el alcance se definan todos los procesos y no zonas aisladas. Si todos los procesos funcionan de forma conjunta y alineada, el impacto se multiplicará.

Dentro de la responsabilidad de la alta dirección se encuentra definir si el sistema de gestión de calidad se certifica o solo se implementa, aquí se debe tener claridad en que independientemente de la decisión tomada, se involucra la organización en un constante seguimiento a los procesos para identificar fallas o mejoras que aporten de forma positiva y mejore el desempeño del equipo de trabajo.

El sistema de gestión de calidad es transversal a toda la organización, esto da paso a que la mayoría del personal se involucre en el gestión y aporte desde los diferentes niveles y se genere cultura de calidad.

Seguimiento y mejora del Sistema de Gestión ISO 9001

El seguimiento a los sistemas o programas que adopta la organización es fundamental para garantizar la continuidad, incluso de la organización y llegar a una mejora continua sistemática, una verdadera cultura de la calidad.

Por supuesto, también es clave para mantener las certificaciones que tantas oportunidades generan en el mercado. En algunos puede perderse la certificación del sistema de gestión al entrar en descuido del sistema por falta de seguimiento y control, lo que nos permite identificar que una vez implementado debe haber continuidad para beneficio de todos.

La implementación del SGC implica el enfoque a procesos y trabajar respecto a los mismos con una estructura estandarizada, definida para ser fácil de operar y entender. Este es el objetivo pero como todo, requiere de seguimiento y mejora para llegar a ser alcanzado.

El seguimiento a un sistema de gestión, actualmente cuenta con gran número de herramientas metodologías para su ejecución. Es importante hacer uso de las que permitan tener eficacia al momento de aplicarlas; dentro de estas tenemos:

Inspecciones para el seguimiento del SGC ISO 9001:

La inspección es una actividad en la que se realiza la revisión rápida de la información de un proceso, evaluado el cumplimiento sin profundizar en los temas con el fin de conocer el estado general del proceso. Para este fin también es recomendable contar con un sistema integrado de checklist fácil que ayude y agilice el proceso de inspecciones.

Es importante documentar toda la información con el fin de tener el insumo que aportara a la toma de decisiones por parte de la alta dirección luego de ser analizada por el equipo que tenga esa responsabilidad dentro de la organización.

Auditorías para el seguimiento del Sistema de Gestión de la Calidad:

La herramienta que integra metodologías eficientes y permite recopilar gran cantidad de información es la auditoria; este proceso requiere que la ejecución este a cargo de una persona que cuente con formación y experiencia en temas de calidad.

La auditoría permite al responsable revisar profunda y detalladamente, la información de un proceso, con base en documentos, registros y actividades las cuales deben tener la evidencia de su realización.

Al aplicar cualquier metodología para el seguimiento, el responsable de la ejecución debe dejar registros que sean legibles y de fácil entendimiento para que la alta dirección pueda planificar los recursos puntuales para la implementación de los planes de mejoramiento.

Software de mejora continua ISO 9001

Para que la definición y aplicación de inspecciones, auditorías y sistemas de control no consuma más recursos que el beneficio que puede generar es importante contar con las herramientas adecuadas y desarrollar la gestión y seguimiento del sistema de la forma más eficiente posible.

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