Cómo preparar la auditoría externa del SGC. Claves del éxito

Cómo preparar la auditoría externa del SGC

Para hablar de auditorías, en este caso de auditoria externa, lo primero que debemos tener en cuenta es su procedencia. Las auditorias están presentes desde el inicio de la humanidad. Su fin es el de realizar una evaluación de las acciones realizadas por el hombre en entornos productivos. Sin embargo, solo hasta el estallido de la gran burbuja se hizo importante “auditar a la auditoria”. Las auditorias se realizaban de manera interna y externa. No obstante, los intereses personales por parte de las organizaciones hicieron que estas no fueran confiables en ningún aspecto.

La auditoría: En general, es el proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados.

Auditoria Externa: Es la encargada de examinar y evaluar cualquiera de los sistemas de información de una organización. Da una información de manera independiente sobre los eventos encontrados. La intención de esta auditoria es obtener evidencias objetivas y evaluarlas para determinar el grado de cumplimiento de la organización frente al sistema de gestión el sistema que se esté inspeccionando.

Recurso Humano: Lo primero que se debe tener en cuenta en las auditorías externas es que las personas que las realizan no deben tener ningún tipo de vínculo con la organización. El profesional en este aspecto pedirá información de la organización a auditar. Puede ser referente a documentación de auditorías internas realizadas, documentación de las diferentes áreas en las cuales desea realizar un seguimiento etc. Finalmente coordinar fechas de visita a la organización y por ultimo al haber aplicado una serie de técnicas determinadas emite un concepto de lo encontrado. Generalmente consiste en el estado de la operación de la organización, los hallazgos encontrados, compromisos y en un buen escenario sugerencias para las oportunidades de mejora.

Información: La información que busca un auditor externo dentro de las organizaciones con el fin de hallar respuesta al cumplimiento de la misma frente la norma, corresponde a documentación de los procesos, analiza el desarrollo de esta documentación orientada a la implementación, el cumplimiento, la eficacia y el impacto dentro de la organización, la maduración y las mejoras aplicadas dentro de la ejecución de sus procesos y frente a los diferentes hallazgos encontrados en auditorías internas.

Lo más importante después de conocer estos conceptos es lograr entender “para que” nos sirve la auditoria externa en nuestra organización. La respuesta es que al desarrollar esta actividad lo que nos permite contemplar es una evidencia clara, certera y efectiva. Así, podemos determinar el porcentaje de cumplimiento frente a las normas en nuestra organización. Lo que hace que sea objetivo, es que es una mirada desde afuera con experiencias que ayudan a mejorar la fiabilidad en el sistema.

Para ellos el auditor se debe plantear unos objetivos con el fin de encontrar que tan buena es la implementación de los diferentes ítems encontrados en la norma de un sistema de gestión de calidad. El auditor debe establecer que tan eficaz es el sistema de gestión de calidad enfocado a los objetivos y estrategias planteadas por la organización. Debe generar aportes constructivos donde haga el planteamiento de las oportunidades de mejora bajo el sistema de gestión de calidad. Por ultimo debe dar a conocer las fortalezas de las diferentes áreas y con las oportunidades de mejoras ya planteadas, como se hacen más fuertes. En caso que su finalidad sea la certificación debe tener en cuenta que la organización cumpla con los ítems estipulados por la norma previo a la certificación.

¿Cuándo es necesario realizar una auditoria externa?

Las organizaciones pueden realizar estas auditorías cuando van a realizar un lanzamiento de un producto estrella. El fin es que el auditor de confianza a los stakeholders del producto en el cumplimiento de todos sus procesos respecto a los aspectos exigidos por la norma. Otro escenario se puede presentar cuando la organización desea realizar la certificación de alguna norma.

Los tipos de auditorías existentes son las auditorías al sistema. Su principal función corresponde a que toda la organización se encuentra alineada frente a la intención del sistema de gestión en la organización; auditorias sobre la organización enfocada en la alta dirección; auditorias de las políticas de calidad y auditorias de los procesos.

En conclusión, para realizar una auditoría de calidad se debe tener en cuenta los ítems que en la norma del SGC aplican a la organización. Estos tienen que ser ejecutados y documentados de manera correcta. Los recursos deben estar capacitados en cuanto al funcionamiento de la norma, saber el que, como y cuando de los diferentes aspectos estipulados por la norma.

Una forma adecuada de tener el control para preparación de estas auditorías y en general es ayudarse con Software que cuentan con los aplicativos. Estos ayudan no solo a tener el control de nuestro proceso, si no de almacenar y llevar la trazabilidad de la evolución y maduración de nuestro sistema gracias a las ayudas tecnológicas.

Software para auditorías

Este planteamiento se basa en la lógica del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar, de los Sistemas de Gestión ISO, con lo que ISOTools Auditorías está diseñado para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y reducir tiempos y costos de estos sistemas, a la vez que la organización puede centrarse en recorrer paso a paso su camino hacia la excelencia.

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