¿Cuándo es necesario automatizar el Sistema de Gestión?

Sistema de Gestión

Los sistemas de gestión son una conocida herramienta diseñada para que las organizaciones desarrollen su actividad económica. Su fin es el de entregar a las partes interesadas el mejor servicio. Este modelo permitió pasar de la creación de un elemento, a la creación en masa de muchos elementos con la misma calidad, es decir, de la operación en masa. En su desarrollo se puede evidenciar que al aumentar el crecimiento de la organización, aumentan las herramientas que controlan, sustentan y respaldan su operación.

Con la llegada de la cuarta revolución industrial o industria 4.0 que trae consigo la producción con herramientas inteligentes que integran a las organizaciones con los recursos y los sistemas de gestión. Es cuando debemos empezar a ver necesario automatizar nuestro sistema de gestión.

Otros factores que nos permiten automatizar nuestros sistemas de gestión es cuando contamos con un sistema físico demasiado robusto como la documentación; también es muy importante automatizar cuando los recursos empiezan a tomar más tiempo de lo usual para tener un sistema de gestión actualizado.

Beneficios de automatizar este sistema

En esa medida también es importante preguntarse ¿Cuáles son los beneficios de automatizar el sistema de gestión?

• Fácil implementación: debido a la gran cantidad de software estandarizados y configurables de alta calidad, se puede instalar un sistema de gestión en las organizaciones muy fácil. Cuenta con todos los módulos que se consideren necesarios para llevar a cabo las acciones del sistema de gestión que se adapten a las necesidades y requerimientos, planteados desde sus objetivos, con el fin de cumplirlos.
• Integración Sistemas de Gestión: En la actualidad las organizaciones no solo cuentan con un sistema de gestión, sino con varios sistemas. Para ello los sistemas de gestión se pueden integrar con el fin de realizar procesos más eficaces y eficientes prestando un servicio que, de confianza a las partes interesadas, esto se logra a los software automatizados que se adaptan fácilmente en las organizaciones, finalmente esa es la misión de contar con sistemas de gestión bien implementados y seguros.

Otros beneficios

• Organización a nivel documental: Sabemos que uno de los principales elementos de los sistemas de gestión son los documentos, los cuales deben estar al día. Cuando estos documentos se encuentran automatizados en software por gestores documentales, su control y manejo son eficientes, de fácil acceso y de manipulación controlada solo por los responsables de sus documentos, haciendo de los mismos una información confiable, confidencial e integra.
• Optimización del tiempo: La automatización del sistema de gestión permite tiempos de ejecución y de respuesta más rápidos. También permite notificaciones no solo de manera interna si no externa en línea. Esto permite que el flujo de la información y el desarrollo de los procesos sean efectivos. Permite a las organizaciones a estar preparadas para auditorias. Asimismo, resguardar su información para continuación de negocios y permitir detectar a tiempo posibles riesgos para aplicación de controles y estar en constante mejora.

• Confianza y comunicación con las partes interesadas: Al contar con sistemas de gestión automatizados permite que las partes interesadas tengan confianza de la organización. Así, se puede tener un control y trazabilidad de sus procesos. Además, permite que la comunicación sea directa, haciendo así simple la relación con los mismos.

Cuándo automatizar el Sistema

En conclusión, es necesario automatizar un sistema de gestión cuando a la hora de implementar nos encontramos con facilidades que permiten que el sistema se acople a los requerimientos de los objetivos y estrategias de la organización. Esto permite integrar los sistemas de gestión en software confiables y seguros. También cuando el nivel documental físico se nos vuelve incontrolable, es necesario contar un gestor documental digitalizado que sea de fácil control y adecuada seguridad. Cuando permita optimizar el tiempo a todo nivel en la organización, haciendo posible desarrollar los procesos en menos tiempo, pero con mayor eficiencia. Esto serían algunos de los factores principales, entre otros elementos.

Se debe tener en cuenta que debido a los diferentes cambios que ha sufrido el mundo y debido a que la tecnología se ha impuesto a los diferentes métodos utilizados en los sistemas de gestión, se hace casi obligatorio que todas las organizaciones sin importar su tamaña a la fecha tengan automatizados por lo menos un 80% de sus sistemas de gestión. Con este porcentaje sus sistemas hace que sean más fiables.

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