Claves para ahorrar tiempo y recursos en las auditorías del SGC

Claves en las auditorías del SGC

Uno de las magnitudes físicas más preciadas y complejas para entender por el hombre es el tiempo, cuando hablamos de tiempo podemos entenderlo como esa línea que nos pone un lugar en el pasado, presente y futuro, en los sistemas de gestión no es la excepción y en entorno de las auditorías el tiempo se ve representado por el cambio y las transformaciones que ha sufrido que permite a las organizaciones ahorrar tiempo sin tener que involucra muchos recursos. La gran incógnita es la siguiente:

¿Cómo las organizaciones logran ahorrar tiempo y recursos en las auditorías internas?

Para responder estas preguntas debemos entender el motivo por el que se realizan auditorías en las organizaciones. Las auditorias se realizan con el fin de agregar valor y mejorar las operaciones en la organización. Esto permite llevar acabo los objetivos planteados, y, además, ayuda a que los lineamientos se realicen de manera organizada con el fin que al ser evaluados los procesos se encuentren funcionado de manera eficaz y eficiente.

Anteriormente, debemos saber que los procesos para desarrollar las auditorías eran arcaicos debido a la forma y la época, pero no debemos desconocer que los recursos que se encontraban eran utilizados de forma eficiente. De esta manera, se sacaba el mayor provecho para llevar a cabo las auditorias. No obstante, tomaban mucho tiempo, en traslados, correos, documentación, más uso de recursos físicos y económicos, que volvían tediosa la actividad.

El paso del tiempo, la llega de la pandemia, la actualización e integración de las normas regulatorias del sistema de gestión han permitido mejorar en la ejecución de las auditorías. A continuación, realizaremos un paralelo de los cinco escenarios desarrollados en las auditorias que permitieron economizar tiempo y recursos:

La planificación y establecimiento de los horarios:

• Antes: Este proceso consiste en cómo se va desarrollar la auditoria, identificar las dimensiones del proyecto, el tiempo que se va invertir, los recursos que van a interactuar, ceración de cronogramas, fechas, procesos que se van a auditar y no afectar su operación en el desarrollo. Todos estos procedimientos ejecutados en documentos y formatos físicos, reuniones presenciales, impresiones, desplazamientos, etc.
• Ahora: El uso de la tecnología con ayuda de Software especializados en sistemas de gestión permiten realizar esta planeación de manera más rápida y eficaz. Asimismo, también evita la documentación y las programaciones se pueden simular más rápido debido al software. Las notificaciones se realizan en tiempo real sin necesidad de desplazamientos innecesarios a los puntos, al igual que la conformación en general del equipo y sus actividades.

El comprometer a la alta dirección y al equipo de trabajo

• Antes: Para programar las auditorias se tiene que contar principalmente con el apoyo de la alta dirección. Para ello, los auditores fijaban fechas y notificaban vía mail o incluso de manera telefónica para que ellos pudieran enterarse del desarrollo de la actividad. Se veían escenarios donde estas notificaciones nunca llegaban. El día de la ejecución las organizaciones se encontraban con muchas sorpresas dejando solo momentos de tensión entre otros.
• Ahora: Con el uso de los softwares de sistemas de gestión y tecnología, estas auditorías ya se encuentran planificadas y notificadas a la alta dirección. Se realizan por medio del sistema generando alertas que dan tiempo para la preparación a toda la organización. Las capacitaciones internas permiten que la alta dirección haga ajustes que agilizan el trabajo de los auditores en el momento de la auditoria.

Realizar la Auditoría

• Antes: Para realizar las auditorias es necesario contar con una reunión de apertura. Esta tiene que ser anteriormente de manera presencial. En su realización, hay que tener tacto con los colaboradores para la investigación, elección de formatos, manejo de documentación (físicos), etc. El objetivo principal de esta etapa es la documentación de evidencias y hallazgos.
• Ahora: Con los softwares de sistemas de gestión y las herramientas tecnológicas permiten que el desarrollo de estas reuniones se ejecuten desde cualquier parte del mundo, la ejecución por parte del equipo auditor se limita a tener acceso al software donde se encuentra consolidada toda la información en gestores documentales y demás módulos en los cuales el auditor desea realizar su investigación, el contacto con los colaboradores es más asertivo ya que tienen más control de sus procesos debido a que se encuentran automatizados.

Registro de los Resultados

• Antes: después de recopilada la información en documentos, formatos de todos los tipos, se llegaba a al lugar físico a organizar la información recopilada se identificaban las no conformidades, las acciones de seguimiento y se presentaba el informe general donde se detallaba el alcance de la auditoria, se entregaban en físico con traslados al punto.
• Ahora: Las herramientas informáticas y software cuentan con módulos que permiten ir notificando en tiempo real los hallazgos. Además, también permiten asignar acciones a los responsables de manera inmediata.

Seguimientos

• Antes: ir a las organizaciones y dirigirse a los responsables de los procesos para revisar las acciones correctivas realizadas.
• Ahora: Con la creación de un usuario o usuarios en las herramientas informáticas y software, se pueden hacer seguimientos en tiempo real y realizar las respectivas notificaciones.

En conclusión, las herramientas tecnologías han sido un aliado estratégico para la elaboración de auditorías. Esto ha permitido agilizar los procesos economizando tiempos de ejecución, de traslados entre otros, como también la participación de recursos que interactúan en la misma.

Software para auditorías

Este planteamiento se basa en la lógica del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar, de los Sistemas de Gestión ISO, con lo que ISOTools Auditorías está diseñado para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y reducir tiempos y costos de estos sistemas, a la vez que la organización puede centrarse en recorrer paso a paso su camino hacia la excelencia.

ISOTools es una consultora que ayuda a las organizaciones comprometidas con la calidad y la excelencia a optimizar sus modelos y sistemas de gestión, aportando soluciones innovadoras para la gestión de la estrategia, los procesos y las personas. Además, facilitan su aplicación, haciéndolos accesibles, ágiles y medibles, y aportando resultados en el corto plazo, gracias a una plataforma tecnológica de desarrollo propio.