7 razones para abandonar Excel en la gestión HSE

Gestión HSE

En el día a día, aún existen muchas organizaciones que usan Excel para gestionar diferentes sistemas, como por ejemplo HSE (Health, Safety and Environment).

La primera versión que conocimos de Excel, fue para Mac en 1985. Desde entonces, es una herramienta que se ha ido desarrollando hasta como la conocemos hoy.

Con Excel puedes elaborar tablas y formatos en el que se incluyan cálculos matemáticos a través de fórmulas y, además, se pueden emplear elementos que denomina funciones (suma, promedio, buscar, etc.)

Llevar la gestión HSE de una organización no es nada fácil, por este motivo, es necesario seleccionar una solución que simplifique todo lo que conlleva la Salud, la Seguridad y el Medio Ambiente de la organización.

En muchos casos, la primera opción para las organizaciones es el Excel, ya que da soluciones a ciertos aspectos de la gestión HSE, sobre todo, a pequeña escala. Con el tiempo, pequeñas, medianas y grandes empresas se van dando cuenta que tienen que abandonar Excel en la gestión HSE para alcanzar resultados óptimos.

Pero os preguntaréis, ¿cuáles son las 7 razones para abandonar Excel en la gestión HSE? A continuación, vamos a tratar estas razones por las cuales no deberíamos decantarnos por utilizar Excel en la gestión HSE de nuestra organización.

1. Para sacar el máximo rendimiento a Excel, es necesario conocer todas sus funcionalidades y, por tanto, hay que recibir formación e invertir dinero o dedicar tiempo a aprender por uno mismo.
2. Cuando se quiere identificar un dato concreto, es complicado y necesita de tiempo que al final repercute en la productividad.
3. Los archivos generados tras el tratamiento de datos en la gran mayoría de las ocasiones son pesados, y conforme vamos incluyendo más información, más espacio ocupan y más se ralentizan.
4. Si necesitamos tener la trazabilidad del archivo, aunque aporta cierta información, su consulta no es intuitiva.
5. La información de un archivo Excel no podrá almacenarse de forma sincronizada con la nube a no ser que se emplee el programa online, será necesario guardarlo en la nube cada vez que llevemos a cabo ciertas actualizaciones o de lo contrario, la información podrá perderse.
6. Un archivo Excel que es almacenado en un computador no podrá visualizarse de forma paralela desde otro sitio a no ser que te traslades el archivo a través de email, disco duro externo, etc.
7. La confidencialidad de los datos no está asegurada. Este aspecto es determinante para no optar por Excel. No podemos olvidar que las organizaciones manejan información muy sensible y la organización tiene que contar con una solución que le permita establecer los permisos de cada usuario con respecto a cada documento de información, evitando sanciones.

Una alternativa a Excel, es hacer uso de una plataforma tecnológica en la nube, como es el caso de ISOTools.

Software ISOTools para la gestión HSE

Si necesita que su organización tenga el control total en la gestión HSE, es decir, desde el hallazgo en terreno hasta el análisis de datos para adoptar decisiones, es importante que conozca el Software ISOTools.

ISOTools le va a permitir:

• Evitar sanciones y multas por incumplimientos legales en salud, seguridad o medio ambiente.
• Trabajar en campo mediante tecnología mobile y conocer cuáles son los resultados en tiempo real.
• Mantener el control de la gestión HSE, disminuyendo incidentes y accidentes laborales y ambientales.

La Plataforma Tecnológica ISOTools facilita a las organizaciones las gestiones relacionadas con la planificación, reporte, actuación, monitoreo, medición y análisis de datos.

A través de su módulo de Programas de Control Operacional, va a poder planificar las actividades vinculadas con la salud, seguridad y medio ambiente, como, por ejemplo, las inspecciones, capacitaciones, revisiones de Equipos de Protección Personal, etc. Todas estas actividades las podrá desarrollar en terreno, conociendo cuál es su grado de avance.

ISOTools cuenta con una app mobile que puede descargar en cualquier tipo de Smartphone, a través del cual se ejecutan lisas de chequeo que han sido previamente configuradas. Estos check list pueden realizarse hasta sin tener conexión a internet y podrás adjuntar evidencias en varios formatos (audios, anotaciones, imágenes, vídeos, etc.). Por tanto, desde el propio dispositivo mobile podrás reportar cualquier accidente que tenga lugar, desencadenando un sistema de alertas a responsables.

Uno de los aspectos de más relevancia en HSE es la gestión de riesgos. ISOTools simplifica estas tareas relacionadas, favoreciendo que se pueda llevar a cabo todo el ciclo completo de riesgos, desde la identificación, evaluación de riesgos, establecimiento de controles e incluidos los planes de mejora. A través de su intuitivo diseño, podrás ver en tiempo real mapas de calor, facilitando la consulta de información.

Mediante el Dashboard de ISOTools, las organizaciones tendrán el control de sus indicadores y pueden establecer la generación de reportes automatizados, los cuales nos informaran de desviaciones y grado de cumplimiento en tiempo real.

Es el momento de minimizar la incertidumbre y tomas las decisiones más adecuadas, para ello, podéis hacer uso de Business Intelligence de ISOTools. Haciendo uso de potentes gráficos, se consultará la información que ayudará a la adopción de decisiones. Solicita más información sobre ISOTools haciendo clic aquí y comienza a tener información de interés sobre los procesos HSE de la organización.