Cómo simplificar la gestión de permisos de trabajo en su sistema HSE

Permisos de trabajo

Los permisos de trabajo, según la norma ISO 45001, son información documentada que evidencia el resultado de una actividad. Suelen estar asociados a la planificación de actividades que no son rutinarias. En el caso de las actividades rutinarias se cuentan con las herramientas que permiten identificar los peligros y los riesgos que van asociados a ellas, en las que se ve una línea de proceso u operaciones que se repiten constantemente dentro de una organización.

Los permisos de trabajo se hacen cuando así lo demanda la legislación laboral en materia de seguridad y salud. Esta legislación suele ser bastante amplia y exigente.

El porqué de los permisos de trabajo radica en que el empleador debe proteger eficazmente la vida y salud de los trabajadores. Esto significa que una empresa u organización debe tomar todas las medidas que sean necesarias para cuidar a sus trabajadores y a los contratistas.

Procesos

A nivel de procesos es necesario controlar la incertidumbre para garantizar resultados. La buena planificación de una tarea va a generar que los procesos no supongan un impacto negativo en la organización.

La gestión de permisos de trabajo no solo afecta a temas de seguridad y salud, sino que también afecta a la continuidad operacional y al proceso en sí mismo de la organización. Por ello es muy importante involucrar a las personas que están participando de la toma de decisiones acerca de cómo ejecutar los procesos y de quiénes van a participar.

En el momento mismo de la ejecución de la actividad no rutinaria o de alto riesgo hay que tener en cuenta cuáles son los controles y quién va a ser el responsable de dirigir la actividad. La ausencia de ello no solo podría generar un daño a las personas, sino que también podría tener un impacto económico y de imagen social para la organización.

El enfoque de procesos que se le da a la gestión de permisos de trabajo, poniéndolo en el centro, es muy relevante. Es tarea de la organización la identificación de peligros y la evaluación de riesgos, mediante el establecimiento, implementación y mantenimiento de procesos para la identificación continua y proactiva de los peligros.

En la ISO 45001 no existe como tal un punto específico que hable de permisos de trabajo. La norma se limita a decir que es necesario identificar los peligros y evaluar los riesgos asociados para definir una jerarquía de controles que asegure el cuidado y protección de los trabajadores. Los permisos de trabajo son una forma de cumplir este requisito normativo.

Cuándo hacer los permisos de trabajo

Basado en lo establecido por la ISO 45001 los permisos de trabajo deberán hacerse cuando se ejecuten actividades o existan situaciones que no son rutinarias, donde no hay un procedimiento establecido. En estos casos el permiso de trabajo pasa a ser una herramienta válida para cumplir el proceso de identificación de peligros y los riesgos asociados.

La realización de permisos de trabajo debe considerar una planificación previa. Esta prevención debe hacerse no desde prevención de riesgos, sino que debe hacerlo el dueño del proceso que tiene conocimiento de cuál es el servicio contratado, de cuáles son las características de la actividad no rutinaria que se va a desarrollar. En este sentido, el área de prevención de riesgos pasa a ser un apoyo técnico como especialistas en el método.

Durante el desarrollo de la actividad sería ideal que la empresa pudiera asumir que la persona encargada de la prevención de riesgos se encontrara de forma permanente en el lugar en el que se ejecuta la actividad, controlando que todo lo establecido en el permiso de trabajo se cumpla.

En los procesos de validación, de aprobación y de firma participan tanto el área de prevención de riesgos, como los dueños del proceso. En este punto se verifica si se cuenta con todo lo establecido en la planificación para poder ejecutar la tarea. La digitalización en estos casos es un elemento importante pues ello permite un mejor análisis de la información y una mejor trazabilidad.

Después de la ejecución de la tarea el orden y la limpieza son asuntos vitales. Una vez que se deja el lugar de trabajo, el equipo debe considerar este aspecto. Esto significará cerrar correctamente el ciclo.

El permiso de trabajo no finaliza cuando se termina la tarea, este se cierra cuando se asegura que la condición del área en la que se estuvo trabajando está tal y como se encontró antes del inicio de la actividad. Finalmente, tras ello podrá darse el cierre del permiso de trabajo y la persona que lo solicitó podrá verificar que fue correctamente ejecutado.

Hacia la digitalización de los permisos de trabajo con el Software ISOTools

ISOTools es un software que le permite digitalizar los permisos de trabajo y que, además:

• Es capaz de crecer a la vez que su organización al tener la posibilidad de incrementar de forma progresiva las funcionalidades gracias a su sistema modular.
• Se adapta a los procesos de la organización debido a su alto grado de parametrización.

En cuanto a la gestión de permisos de trabajo, ISOTools asegura el control de las intervenciones en las instalaciones, comunica las responsabilidades entre los trabajadores, evalúa los riesgos concretos y autoriza las condiciones en las que debe ejecutarse el trabajo.

Además, la gestión de los permisos de trabajo en ISOTools se puede realizar también desde su móvil o Tablet, gracias a la app que puede descargar tanto para iOs como para Android. Esto permite gestionar las tareas relacionadas con los procesos, escanear códigos QR y acceder al levantamiento de cualquier registro.