Gestión HSE para grandes organizaciones. Puede ser tan sencilla como en las pequeñas

HSE

Es recurrente y común llegar a pensar que cuando una empresa u organización adquiere un mayor tamaño, las tareas de gestión y organización pueden volverse arduas y complicadas. Estas dudas llegan a incrementarse en el momento en que nos encontramos ante una empresa con varias sedes o multicultural, por ejemplo. Esto puede implicar una toma de decisiones más heterogénea que en el caso de organizaciones de menor tamaño. En este punto puede surgir la duda acerca de la gestión de HSE. Sin embargo, esto puede no ser tan complicado como se presenta a priori.

Los departamentos de HSE dentro de una empresa u organización suelen poner todo su empeño en hacer lo más simple y armonioso posible la organización interna de la misma, antes de que llegue a complicarse. Para llevar a cabo esta misión existe una gran ayuda en la actualidad como son las nuevas tecnologías.

Para hacer más sencilla la gestión HSE en grandes organizaciones, un proceso interno de transformación digital será clave, desde todos los puntos de vista, entre ellos el económico.

Comunicación

A la hora de implementar cualquier cambio internamente, la comunicación será una clave fundamental. El apoyo en la transformación de un proceso preexistente en la organización o ante el desarrollo de uno nuevo son las bases de la gestión del cambio. Siempre con la vista puesta en la mejora continua.

Es cierto que la evolución de los procesos no es algo sencillo. Esto es así dado que es necesaria la reconsideración de determinadas formas de trabajo, en ocasiones teniendo en cuenta que habrá que inducir a los equipos a que se amolden.

La principal labor del equipo directivo será hacer una presentación del proyecto en cuestión a los diferentes equipos de la empresa como algo simple y sin mucha complicación. Habrán de exponerse las razones y objetivos principales del proyecto, respondiendo cualquier cuestión que pueda surgir.

Para ello se puede optar por explicarles cuáles serán los cambios y en que fases que se llevarán a cabo dentro de la empresa u organización, en pro de tranquilizarlos. Esta fase en la que se lleva a cabo una comunicación en profundidad es muy importante. De este modo se conseguirá que todos los equipos dentro de la organización se sientan involucrados en el proyecto. Además, se tratará de resolver cualquier tipo de duda o cuestión que se pueda plantear.

En la actualidad, la mejora continua planteada por las empresas se dirige hacia un modelo de gestión digital, que llegue a facilitar trámites, con amplias opciones de desarrollo. Sin embargo, para determinadas organizaciones este proyecto puede ser un gran desafío si no se cuenta con el apoyo de los trabajadores.

Ventajas de la digitalización

Para lograr la homogeneización de las prácticas internas de la organización será de importancia la digitalización de la misma. Este proceso de digitalización puede ponerse en marcha incluso en la empresa más compleja, aunque para ello habrá que llevar a cabo una profunda reflexión antes de dar el paso hacia lo digital.

Entre las ventajas de los procesos de digitalización pueden señalarse la capacidad de involucrar a todos los grupos, pudiendo dar acceso tanto a clientes, como a empleados o proveedores. Esto permite que cada una de las personas llegue a involucrarse en el proceso, como puede ser una auditoría, una certificación o una gestión de no conformidades entre otros, de manera personalizada.

También cabe mencionar la centralización de todos los datos en una sola herramienta. Entre otras cosas, se evita el extravío de información y el contar con ciertos documentos por duplicado.

La simplificación de la comunicación es otra de las ventajas a considerar, pues al implementar flujos de trabajo es posible que cada uno de los trabajadores pueda informar de lo que precise en cualquier momento recibiendo alertas en tiempo real. Una vez más esto evitará que puedan llegar a duplicarse documentos.

Grandes organizaciones

Como ya se mencionara es posible que el salto hacia la digitalización pueda parecer algo dificultoso y lento en grandes organizaciones, sin embargo las ventajas son claras. Principalmente, el ahorro tanto económico como de tiempo, así como la flexibilidad del equipo.

Todo el personal de la empresa podrá verse involucrado siempre y cuando se otorgue acceso ilimitado para todos los empleados. Los operadores en terreno tendrán la capacidad de informar de cualquier imprevisto con el que se topen. Los mandos intermedios podrán comunicar nuevos objetivos, así como dar órdenes.

Los gerentes tendrán la posibilidad de usar las herramientas estadísticas para poder monitorear, a través de indicadores actualizados, la actividad de la empresa. Finalmente, en caso de que tenga acceso, incluso los clientes, los proveedores y los distribuidores podrán participar de la herramienta respondiendo a cuestionarios de satisfacción, por ejemplo.

Software para el cumplimiento HSE

El Software HSE de ISOTools Excellence es la solución tecnológica utilizada por las empresas y las organizaciones para llevar a cabo el control de la gestión HSE y lograr su cumplimiento. HSESoft tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de cualquier organización. A través del software, se puede gestionar desde el hallazgo de riesgos HSE, hasta la adopción de decisiones.

Si trabaja para una organización o una empresa que tiene la intención de cumplir con los requerimientos del sistema HSE, puede probar una demostración gratuita de HSESoft haciendo clic aquí.