Planteamiento de inquietudes (Raising concerns) en la norma ISO 37301

ISO 37301

La norma ISO 37301 – Sistema de gestión de cumplimiento, que permite la certificación, fue publicada el 13 de abril del 2021, nos invita a reflexionar sobre varios puntos concernientes a las responsabilidades y transparencia organizacional. También se refiere al tratamiento de inquietudes sobre la política y/u obligaciones de cumplimiento. El tema no es menor, puesto que las irregularidades son frecuentes, sistemáticas y generalizadas. Si no fuese de esta forma, el estándar no tendría sentido. Pero la pertinencia de la norma se demuestra a diario, cuando numerosas empresas son multadas o cerradas por haber vulnerado la ley.

Otras son arrasadas por el descrédito y la mala fama, en cuanto los empleados dejan saber que las empresas vulneran sus derechos. Instagram, Facebook y Twitter se han convertido en repositorios de quejas sobre compañías que no cumplen con contratos y acuerdos, acoso sexual laboral, sobrecarga de trabajo que se convierte en ansiedad y depresión (dos de las causas más recurrentes de ausentismo laboral) y muchos fenómenos más.

Las políticas de cumplimiento no siempre son redactadas de manera clara acerca de los roles, responsabilidades, alcance, importancia, consecuencias de incumplimiento, objetivos y exigencias. La creación de una política no puede deberse al afán de contar con un requisito más para poder afirmar, orgullosamente, que implementamos la norma ISO 37301. O que tenemos una política de cero tolerancias al no cumplimiento.

La política es un documento que requiere ser conocido no solo por la totalidad de trabajadores de la organización, sino por las partes interesadas. También amerita ser expresada en términos sencillos, con el propósito de facilitar su comprensión. Por último, la política no es un papel elegante, sino la formalización de lo que, efectivamente, va a llevarse a cabo. Toda política bien hecha debe, además, “fomentar la presentación de inquietudes y prohibir cualquier forma de represalia”, según el apartado 5.2 de la norma ISO 37301. Pero ¿cómo atender de forma adecuada tales inquietudes?

Proteger a quienes dudan

La duda es sana. Y si se presenta, es menester tratarla de forma idónea. Primero que todo, es vital que el clima organizacional sea de confianza. Que se permita cuestionar a los líderes y directivos, puesto que los grandes incumplimientos, fraudes y estafas se cometen desde instancias en que se manejan recursos, contactos y poder. También es fundamental que existan personas dentro de la empresa que estén facultadas para orientar a quienes presentan inquietudes. Si la organización es pequeña y no dispone de un departamento legal, es importante que el (la) encargado (a) del área sobre la que surge la duda brinde una guía al respecto.

La norma ISO 37301 proporciona información precisa y puntualiza que “la organización debe establecer, implementar y mantener un proceso para alentar y permitir la presentación de informes, en caso de que haya motivos razonables para creer que la información es verdadera, de violaciones intentadas, sospechadas o reales de la política de cumplimiento o las obligaciones de cumplimiento”.

Como ya es costumbre en las normas ISO, el citado estándar ofrece elementos puntuales que debemos atender para abordar las inquietudes como un proceso que debe:

• ser visible y accesible en toda la organización;
• tratar los informes de forma confidencial;
• aceptar informes anónimos;
• proteger de represalias a quienes denuncien;
• permitir que el personal reciba asesoramiento.

La norma, además, apunta la importancia de asegurarse de que todo el personal conozca los procedimientos de presentación de informes, sus derechos y protecciones y pueda utilizarlos.

El fin de los poderosos incuestionables

Los tiempos están cambiando. La época de empresas y funcionarios intocables llega a su fin. Tal vez esto solo sea una ilusión y caigan viejos infractores para que se erijan nuevos corruptos, como si se tratara de Ouróboros, la legendaria serpiente que se muerde la cola y alude a un ciclo sin fin. Independientemente de que seas pesimista funcional (las cosas están mal, pero sigo adelante) o un optimista a prueba de todo, es un hecho que en tiempos no muy lejanos (unos 10 o 5 años atrás) no habría sido posible descubrir marañas intricadas como las que unieron a Facebook y Donald Trump. Como las que hundieron a Odebrecht y enlodaron a Daewoo Motors, Volkswagen y otros grandes referentes de éxito. El incumplimiento cae por su propio peso, arrastra abolengos, reputaciones, esfuerzos, dineros y recursos. Las consecuencias son indetenibles, acaso inexorables. Por eso vale la pena atender las inquietudes de empleados bienintencionados que buscan apoyar la gestión del cumplimiento antes de que el brazo de la ley toque nuestra puerta con todo su rigor.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

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