Buenas prácticas para la implementación de un Sistema de Gestión

Sistema de Gestión

Hoy por hoy, las exigencias del mercado van en aumento de manera exorbitante, por tanto, las organizaciones se enfrentan a un escenario sumamente complejo, debido a las demandas de calidad, rentabilidad, sostenibilidad y continuidad de negocio, donde contar con un Sistema de Gestión (SG) efectivo, sin duda, marcará el rumbo de la organización y podrá convertirse en una excelente ventaja competitiva.

Por tanto, lograr una efectiva implementación del Sistema de Gestión dependerá principalmente de todas las prácticas utilizadas durante el proceso, con el objetivo de crear una base sólida de gestión para la organización, optimizar sus procesos y maximizar su rentabilidad, a través de un modelo de negocio que sea socialmente responsable y totalmente sostenible. Es por ello, que se describirán las principales prácticas de trabajo, que serán un factor clave durante todo este proceso.

¿Cuáles son los pasos para garantizar una buena práctica en la implementación de un SG?

Establecer requisitos de formación

Para poder implementar de forma efectiva un sistema de gestión SG, es necesario una capacitación previa en relación a su contexto, para ello se recomienda realizar estudios, cursos, diplomados, especializaciones que le permitan a los colaboradores conocer toda la información contenida en las normas que componen todo el sistema, además de analizar las siguientes variables:

• Definir requisitos de entrenamiento que se ajusten a las necesidades de la organización, los colaboradores y todos los requerimientos normativos en la implementación de un SG.
• Establecer flujos de trabajo eficientes y seguros, además de minimizar los cuellos de botella que se puedan presentar.
• Identificar las brechas organizacionales de capacitación, para identificar los causales en las problemáticas que afectan los procesos y establecer así, planes de acción que se ajusten a la realidad.
• Seleccionar a entrenadores que se ajusten a perfil laboral.
• Determinar un plan de capacitación efectivo, coordinado, confiable, continuo y sostenible.
• Garantizar todos los entrenadores, recursos y tiempo necesario para implantar un SG, que contenga buenas prácticas de trabajo, para el cumplimiento de las Normas ISO y la obtención de las Certificaciones.

Realizar una Evaluación del desarrollo

Para llegar a cabo este paso de forma eficiente y eficaz, se requiere que se analicen, los resultados de cada evaluación del desempeño organizacional y de los colaboradores, además de documentar y registrar la información obtenida, apoyando de esta forma los procesos de capacitación y auditorias futuras, para ello se recomienda lo siguiente:

• Realizar una comparación de todas las evaluaciones de desempeño.
• Capacitar por lo menos a un 10% de la población de colaboradores, en el área de auditoria interna.
• Cada colaborador auditor debe ajustarse completamente al perfil de su cargo.
• De ser posible, contar con herramientas informáticas que permitan crear una cultura de calidad y los diferentes módulos de capacitación.

Diseñar un Sistema de Gestión y establecer un plan de implementación.

Se requiere definir un modelo de gestión que garantice la optimización de los procesos, mejora del desempeño y eficacia organizacional, partiendo de una efectiva planificación, control y mejora continua, considerado el cumplimiento de los objetivos, además de los requisitos de las Normas ISO que se relacionan al Sistema de Gestión a implementar, en este sentido, es importante considerar los siguientes aspectos:

• Análisis del contexto organizacional. Mediante un diagnóstico de la situación actual se podrá determinar, el grado de cumplimiento en el que se encuentra la organización con respecto a los requisitos de las Normas ISO.
• Establecer la planificación para la implementación del SG. Se deben definir y detallar las actividades del proceso, los responsables y el periodo de tiempo requerido para su efectivo desarrollo durante todas las etapas.
• Diseñar el sistema de gestión. Esta es una de las fases más importantes de todo el proceso. En ella se definen todos elementos clave que conforman el sistema, además de establecerse todo el soporte documental, entre las actividades más relevantes se encuentra definición del alcance, las políticas, los requisitos de los clientes y la metodología de trabajo, todo esto en función de dar cumplimiento a los requisitos presentes en las Normas ISO.
• Implementación del SG. Después de diseñar el sistema, se procede a la etapa de ejecución de acuerdo a la planificación y las prácticas de trabajo predefinidas.

Realizar una auditoria interna

Para poder determinar el grado de cumplimento de los requisitos presentes en todas las Normativas ISO, se requiere ejecutar una auditoria interna. Además se tendrá que identificar las no conformidades y las oportunidades de mejora. Estas permitirán a la organización establecer planes de acción que permitan solventarlas y aprovecharlas según sea el caso.

Lograr la certificación.

Finalmente, después del arduo trabajo y logrado que el Sistema de Gestión cumpla con todos los requerimientos inherentes a los Estándares ISO, se podrá solicitar la certificación. Esto corresponderá a un organismo competente de este área.

Un sistema de gestión sin duda alguna, puede ser implementado por cualquier organización. Debe estar compuesto por un desarrollo por etapas lógicas y organizadas basadas primordialmente en los procesos de mejora continua. Deberán contener las políticas, planificación, implementación y control. Además de ello, todas las actividades necesarias para lograr la certificación, que servirá como referente de prácticas de trabajo productivas, rentables y sostenibles.

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