Digitalización de los permisos de trabajo. Nueva era en la gestión HSE

Gestión HSE

En las organizaciones, garantizar la seguridad y salud de los trabajadores, es una de las mayores preocupaciones. Para esto, es fundamental adoptar medidas de prevención y control, entre las que podemos destacar la gestión HSE de los permisos de trabajo.

En general, los permisos de trabajo pueden producir sobre los trabajadores del área HSE (Health, Safety & Environment), cierta preocupación y para la organización inversión de tiempo y dinero.

¿Qué es un permiso de trabajo?

Un permiso de trabajo es un documento en el que quedan recapitulada cierta información sobre la tarea que se va a realizar: de qué trata, qué riesgos o peligros están relacionados con esa actividad y cuáles son las medidas de seguridad que deben aplicarse durante su desarrollo.

Esta información relacionada con los permisos de trabajo, requieren por parte de la compañía de una serie de gestiones que se pueden desarrollar manualmente o a través de la digitalización. Hoy en día, la digitalización es una realidad que se ha ido incrementando durante la pandemia sanitaria que estamos viviendo con la Covid 19 desde el año 2020.

Las empresas que optan por la gestión manual mediante documentos físicos de los permisos de trabajo, tienen una serie de inconvenientes, ya que favorece que se produzcan más errores o fallos y, por lo tanto, el responsable del proceso no se encuentre bien y no cuente con todas las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones.

¿Por qué optar por la digitalización de los permisos de trabajo?

A continuación, destacaremos lo que aporta la digitalización en materia de permisos de trabajo a la organización:

• Simplifica la toma de decisiones de los responsables, ya que, a través de la digitalización, es posible relacionar medidas de prevención y protección según la tarea que va a desarrollar el trabajador.
• Las tareas de auditoría son más sencillas, teniendo acceso de forma inmediata a toda la información y pudiendo revisar los riesgos a los que están expuestos los trabajadores y las medidas que se adoptan.
• Favorece la asignación de acciones concretas a las personas que sean responsables.
• Reduce los tiempos invertidos por parte de todo el personal en la gestión del permiso de trabajo.
• Trazabilidad de las acciones en tiempo real, identificando riesgos y corrigiéndolos de forma inmediata.
• Reducción el riesgo de pérdida de información.

Y es que estos beneficios ayudan a que la organización incremente la productividad, ya que una correcta gestión de los permisos de trabajo consigue reducir en gran medida las horas que implica cumplimentar formularios, transitarlos, almacenarlos a buen recaudo, etc.

Otro aspecto que se ve mejorado es la posibilidad de acceder desde cualquier lugar y 24/7 a la información, algo muy importante cuando, además, la organización cuenta con más de una sede, complicándose la verificación en tiempo real de si se están aplicando los procesos y medidas establecidas.

La información es uno de los activos fundamentales de las organizaciones, como ya hemos visto, la trazabilidad reduce al mínimo el riesgo de pérdida o deterioro de la información al no hacer uso de documentos físicos y sobretodo, garantiza la seguridad de la información, ya que el acceso está restringido a las personas que no están autorizadas.

Una de las necesidades más importantes que tienen las empresas es contar con la información a tiempo para adoptar las medidas que sean oportunas y proteger así la seguridad de sus trabajadores. Por todo esto, digitalizar la gestión de los permisos de trabajo es la opción más acertada y que evita accidentes que en más de una ocasión han provocado la muerte de trabajadores, como, por ejemplo, derrumbes, explosiones, fugas, atropellos, etc.

Digitalización de los permisos de trabajo con el Software ISOTools

ISOTools es un software que le permite digitalizar los permisos de trabajo y que, además:

• Crece con su organización al tener la posibilidad de incrementar de forma progresiva las funcionalidades gracias a su sistema modular. ISOTools puede escalarse al ritmo en el que su organización lo requiera.
• Se adapta a los procesos de la organización debido a su alto grado de parametrización, el mayor del mercado.

En materia de gestión de permisos de trabajo, ISOTools asegura el control de las intervenciones en las instalaciones, comunica las responsabilidades entre los trabajadores, evalúa los riesgos concretos y autoriza las condiciones en las que debe ejecutarse el trabajo.

En definitiva, con la solución de permisos de trabajo de ISOTools logra:

• Organizar la información eficazmente y según la legislación vigente para garantizar el control de las tareas de alto riesgo.
• Reducir la incertidumbre, saber dónde se encuentra el personal gracias a la geolocalización.
• Optimizar el tiempo en la validación de permisos en función de los permisos de usuarios.

Además, no podemos olvidar que la gestión de los permisos de trabajo en ISOTools se puede realizar también desde su móvil o Tablet, gracias a la app que puede descargar tanto para iOs como para Android. Desde estos dispositivos podrá gestionar las tareas relacionadas con los procesos, escanear un código QR y acceder al levantamiento de cualquier registro, adjuntar imágenes y marcar la geolocalización del lugar del levantamiento entre otras funcionalidades.