Digitalización del Sistema de Gestión este 2020

Sistema de Gestión

La única constante irrefutable de la vida es el cambio, desde el punto de vista evolutivo la capacidad de adaptación al entorno es crítica para garantizar la subsistencia, esta realidad no es exclusiva de los seres vivos.

Si comparamos a las organizaciones con los animales, así como algunos animales se extinguen pues no logran adaptarse a los nuevos entornos, las organizaciones pueden extinguirse si no logran descifrar el contexto y alinear su estrategia con las necesidades actuales.

El entorno económico y social hoy por hoy es particularmente variable, normalmente las variaciones del entorno se deben a factores externos que no se pueden controlar, los cuales se presentan sin previo aviso.

El año 2020 se ha visto históricamente afectado por la pandemia del Covid19, en todo el mundo se ha puesto a prueba la capacidad real de las organizaciones de mantenerse activas, conllevando a las organizaciones a reinventarse, e implementar metodologías de trabajo innovadoras, que garanticen la operación minimizando los riesgos de contagio, y en muchos casos optar por el tele trabajo ha sido el salvavidas que ha mantenido a flote muchas pymes.

Este cambio, ha impulsado la transformación empresarial a la digitalización a ritmo acelerado como nunca antes fue requerido, lo cual se ha convertido en un modelo de negocio bastante rentable y que, sin duda, optimiza los procesos en la organización a conectar a todas las partes interesadas de una manera casi simultánea.

Poder contar con un Sistema de Gestión efectivo, que garantice la seguridad de la información, así como el acceso, integridad y confiabilidad, es factor crítico de éxito en este momento, así pues, las organizaciones que se embarquen en la aventura de la innovación digital, para tener procesos digitales automatizados a través de tecnologías de Información y Comunicación (TIC´s), serán sin duda las que lleguen a puerto.

¿Qué es la digitalización de un Sistema de Gestión?

La gestión documental representa una herramienta estratégica, que permite la innovación del manejo de la información, a través de la transformación de la documentación física a digital, en todos los procesos internos y externos de una organización, promoviendo la eficiencia y eficacia de sus actividades en el uso adecuado de las TIC´s, la digitalización y automatización.

Un Sistema de Gestión Documental bajo el enfoque de las Normas ISO

La familia de normas ISO, son consideradas un estándar en la optimización de cualquier proceso organizacional a nivel internacional, por su gran margen de aplicabilidad a cualquier sector industrial, elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización, definen los requisitos y guías metodológicas necesarias para poder implementar un sistema de gestión documental de forma efectiva.

¿Realmente se considera importante digitalizar documentos?

De acuerdo a los avances tecnológicos, no disponer de información, documentos y datos en formato digital, puede significar una gran desventaja y pérdida de recursos, la transición de la información física a digital en una organización, puede parecer una tarea tediosa, sin embargo, trae consigo grandes benéficos.

Principales beneficios al digitalizar un Sistema de Gestión en 2020

• Optimizar los flujos de trabajo; a través de un Sistema de Gestión digital los procesos organizaciones estarán continuamente actualizados, por medio de procedimientos más agiles, efectivos y claros, acorde a la demanda tecnológica necesaria para implementarlo y satisfaciendo las necesidades de los clientes y colaboradores.
• Máxima seguridad en los datos y la información; en una organización la seguridad de la información es fundamental, por medio de equipos tecnológicos la digitalización de los documentos, permitirá que la información y datos confidenciales estén preservados, seguros y disponibles.
• Disminución de los costos; El manejo de la información siempre representara un alto costo, sin embargo, con el uso de información digital se minimizan en gran manera, ya que la información es manipulada de forma automatizada y se reducen los costos en personal, almacenamiento, equipos, herramientas e insumos, inherentes al proceso de recepción, manejo y envió de la información.
• Menor tiempo de procesamiento de la información; uno de los factores que consume mayor tiempo en la jornada laboral, es el manejo de la información, mediante el proceso de digitalización los tiempos utilizados en su procesamiento y disponibilidad, son minimizados por medio de un modelo de gestión automatizado y en muchos casos, con la ayuda de softwares que permiten obtener mayor productividad organizacional.
• Documentación en regla; a través de un sistema de gestión digitalizado, la información siempre estará disponible para su continua verificación, por lo tanto, la organización tendrá mayor confianza en el cumplimiento de los requisitos de las leyes, reglamentos y normas.
• Mejora el proceso de auditoria; las organizaciones requieren ejecutar periódicamente auditorías internas y externas, para verificar el cumplimiento de la organización a los requisitos inherentes a las leyes, reglamentos y normas, por medio de un sistema se gestión digital, se podrá realizar este proceso de forma online o presencial y los documentos se revisaran de forma automática y con mayor veracidad, minimizando asi el margen de error.
• Repositorio de documentos; un sistema de gestión documental ofrece la capacidad de tener disponible en cualquier momento y lugar, la visualización, edición, descarga, distribución e impresión, de cualquier documento organizacional por medio de un repositorio central.

Las organizaciones deberán ajustar sus procesos, por medio de la innovación de sus procesos, para poder adaptarse al mercado actual, es inevitable prever todas las amenazas presentes en el contexto económico y empresarial, por ello disponer de la información, datos y documentación organizacional el cualquier lugar o momento, representa una ventaja significativa.

Cada dia aumenta exponencialmente, la información necesaria para el funcionamiento de una organización, por ello, contar con un sistema de gestión documental que permita el manejo de la información, es de suma importancia, con su implementación se podrá optimizar el modelo de negocio, a través de la promoción de prácticas laborales socialmente responsables que puedan ofrecer un mejor producto y/o servicio.

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