Planificar la Implementación de un sistema HSE

HSE

El éxito de un proyecto de implementación de un Sistema de HSE, se basa en el cumplimiento de pasos estándar y que se deben llevar acabo en su totalidad. El primer paso es, tener el compromiso de la alta dirección, la cual debe asumir la responsabilidad de suministrar los recursos necesarios para la implementación del sistema en cada una de las etapas que conlleva el proyecto.

Los pasos luego de que la alta dirección este convencida y comprometida de la gestión de HSE, se debe cumplir lo siguiente:

• Preparación
• Diagnóstico
• Determinación de brechas
• Planificación de Acciones
• Determinación de procesos
• Documentación de procesos.
• Auditoria de validación

Estos 7 pasos son la escalera para una implementación exitosa.

Preparación

Esto consiste en capacitar a las personas que serán participes del equipo implementado del sistema de gestión HSE, esta adquisición de conocimientos y competencias pasa por:

• Conocimientos técnicos del Sistema de gestión
• Conocimientos Normativos
• Conocimientos Legales
• Competencias de al menos Auditor Interno de Sistemas de Gestión HSE

Diagnóstico

Se debe realizar una auditoría de diagnóstico, para determinar el cumplimiento que tiene la empresa con respecto a los requisitos, esto en los siguientes aspectos:

• Estructura Documental
• Cumplimiento de requisitos
• Procedimientos documentados
• Registros o evidencias de las acciones.
• Mejora continua de los procesos.

Determinación de Brechas

Es necesario determinar en el informe cuales son las brechas que se tiene por cada requisito normativo, con esta información se parte para confeccionar la carta Gantt o tabla de acciones para cumplir con todas las exigencias que el Sistema exige.

Planificación de Acciones

Se debe trazar un plan de forma inequívoca que lleve a buen puerto el proceso de implantación, esto debe comprender:

• Definición de Proceso
• Acciones Que Realizar
• Responsables
• Recursos necesarios
• Controles y seguimientos
• Medición de la Eficacia

Determinación de procesos

Es necesario identificar los procesos que componen a la organización, esto con el fin de saber las grandes etapas de la empresa, sus relaciones y sobre todas las actividades que se realizan en cada una de ellas, esta última a su vez indica los alcances, el inicio y el final de cada uno de ellos, dejando en claro quienes son los dueños de los procesos y sus hacedores.

Nota: Siempre se debe mapear una organización antes de empezar a procedimentar y colocar políticas.

Documentación de procesos

Como su nombre lo indica en la manera en que creamos procedimientos, instructivos, formatos o formularios, los cuales documentan a los procesos mencionados en el punto anterior, aquí esta el detalle de la actividad y la evidencia de como se ejecutó y su resultado.

Auditoria de validación

Antes de exponer nuestro sistema a un ente o casa certificadora, debemos validar el grado de cumplimiento del sistema de forma interna. Para ello primero entendamos que es una auditoria:

Según la 19011:2018: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Al finalizar la auditoria, los hallazgos (Desviaciones del Sistema con respecto al criterio de auditoria que pudiesen ser No conformidades u Oportunidades de Mejora) deben ser tratados según su magnitud y repercusión en el sistema.

Una vez solventadas las No conformidades es el momento en que se puede presentar el sistema de gestión de al ente certificador para que así de forma imparcial certifique el grado de cumplimiento del sistema de gestión de HSE.

Es recomendable durante todas las etapas del proyecto contar de una mano experta que puede ser Mutualidad, Asesores Privados o entes reguladores que ofrezcan el servicio, esto claramente obedecerá a cada país donde se realice el proyecto, la finalidad de este acompañamiento es garantizar que la implementación esta dentro de los requisitos legales y que se mantiene también cumpliendo con otros requisitos.

Recordemos que la excelencia operativa se basa en el circulo de la mejora continua o ciclo de Deming

Planificar – Hacer – Verificar – Actuar.

Por último:

No hay mejor o peor empresa

Que las personas que la integran.

Kaoru Ishikawa.

Software HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma.

Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.