¿Emergencias en el teletrabajo? Te damos 12 claves para resolverlas

Teletrabajo

La tecnología ha hecho que esta pandemia transcurra con menos precariedad que en épocas de la peste negra y la gripe española. Posibilita la existencia de compras virtuales, telemedicina, teletrabajo, entre otros. Todo esto existía antes del coronavirus, pero la enfermedad lo ha potenciado hasta convertirlo en costumbre. Lo que nos ocupa en este texto tiene que ver con estrategias de contingencia mediante el home office. El teletrabajo tiene grandes ventajas, no obstante, significa un reto importante para la gestión de emergencias que puedan ocurrir, al margen de los contagios.

Con emergencias no nos referimos precisamente a no tener servicio de electricidad, a no contar con dispositivos electrónicos adecuados o a equilibrar la vida familiar con la laboral (aunque puede ser todo un desafío) ¡Nos referimos a emergencias reales!

Una recomendación para cada incidente

Gracias al ensayo y error – lo repetimos, antes de la pandemia el teletrabajo existía de forma incipiente -, diferentes organizaciones a nivel internacional han adoptado estas medidas para la preparación y respuesta ante imprevistos durante teletrabajo:

• Enfoque de procesos: Definir un subproceso de emergencias en teletrabajo derivado del proceso: “Preparación y respuestas ante emergencias”
• Identificación de peligros y evaluación de riesgos: Actualizar la matriz IPERO con actividades de emergencia en teletrabajo.
• Flujograma de la emergencia: Diseñar un flujograma simple de cómo responder a emergencias desde casa: detección, primeros auxilios, comunicación y solicitud de apoyo médico (si es necesario).
• Formación: Brindar formación respecto a; atención de primeros auxilios, actualización de la IPERO y el flujograma mencionado en el punto número
• Plan de comunicación: Hacer un plan de comunicación para recordar a todos los trabajadores la pertinencia y la importancia que tiene el plan de emergencia y su deber de informar cualquier incidente
• Contactos esenciales: Entregar una lista de contactos relevantes para que los colaboradores se comuniquen oportunamente en caso de una emergencia (incluye contacto con las autoridades de la empresa y servicios de salud, policía, bomberos, etc).
• Coordinación con partes interesadas: Solicitar a los contratistas actualización de la información contenida en los puntos 2 y 3.
• Información a las autoridades de la organización: Mantener informadas a las autoridades pertinentes (internas y externas) sobre la ocurrencia de un incidente y el desempeño en la atención del mismo (determinar si la emergencia fue conforme al punto 3).
• Mantenimiento y simulación: Realizar periódicamente una revisión del punto 3 con los colaboradores y pedir que los mismos hagan simulaciones (ahora mismo no se recomiendan simulacros) de una emergencia y se registran los resultados.
• Mejora continua: Proponer mejoras para la adecuación de los puntos 2 y 3.
• Información documentada: La administración del SGSST requiere conservar y mantener toda la información documentada de este subproceso.

Durante el teletrabajo las obligaciones del SGSST se mantienen, las personas en las organizaciones son esenciales para su éxito, entonces estas recomendaciones permitirán reaccionar a estos imprevistos de forma oportuna y aseguran que la organización opere de forma confiable.

Más allá de la emergencia sanitaria

La urgencia que ha supuesto implementar la modalidad de teletrabajo en la mayoría de las organizaciones puede ofrecer datos negativos para la productividad, pero todo esto ha puesto sobre la mesa la posibilidad de que el trabajo se convierta en una realidad más cercana de lo que pensamos.

El teletrabajo ofrece muchas ventajas, como pueden ser:

• Reducción de costes en instalaciones
• Mobiliario
• Energía
• Servicios de mantenimiento
• Reducción de los accidentes de trabajo
• Absentismo laboral
• Aumento de la motivación de las partes interesadas
• Mejorar la conciliación familiar
• Aumentar el compromiso de los trabajadores

La falta de control de los trabajadores, es uno de los principales argumentos que se utilizan para evitar la realización de teletrabajo, que se puede solucionar, a base de confianza y responsabilidad. Además, gracias a la tecnología es posible mantener el contacto de forma constante con los empleados y realizar seguimientos.

La inversión tecnología y la formación que se precisa para implantar el teletrabajo, se ha visto que es necesaria ya que se nos ha planteado una situación de emergencia que ha precisado de estar preparado para evitar, en la medida de lo posible, las pérdidas económicas en la organización.

Puede existir el temor, por parte de las organizaciones, de que el teletrabajo pueda suponer un obstáculo en la construcción de una buena cultura empresarial y dañar el sentimiento de pertenencia a la organización. Esto se puede superar con la conjugación del trabajo a distancia con ciertos periodos de presencia física. De esta forma se puede mantener un contacto y, por lo tanto, vinculación entre el equipo y la empresa.

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