7 beneficios claves de realizar auditorías virtuales

Auditorías virtuales

Hoy por hoy, la tecnología está dando avances a pasos agigantados, particularmente en tiempos de crisis, donde las auditorias virtuales juegan un papel fundamental en la evaluación del cumplimento de las estrategias en un sistema de gestión (SG), dadas las circunstancias, el Covid-19 ha incrementado la urgencia de reestructurar la metodología convencional de las auditorias, en efecto realizar auditorías virtuales hoy más que nunca es un factor clave para minimizar el riesgo de contagio

En los últimos años el sector industrial ha evolucionado de forma apresurada, dando como resultado la incorporación en el mercado de nuevas tecnologías y metodologías para el garantizar la continuidad de los negocios, por medio del uso de la transformación digital de la industria (Industria 4.0) y el desarrollo continuo de las tecnologías de comunicación e información (TICs).

En este contexto, las organizaciones se enfrentan a una continua automatización constante de sus procesos, así como a la necesidad de innovar y optimizar sus recursos, a fin de mejorar su productividad, por medio de estrategias que permitan una gestión oportuna, para ello, la auditoria virtual permite enviar, recibir y compartir información, ejecutar entrevistas y realizar las observaciones necesarias en tiempo real y sin necesidad de movilizarse físicamente, lo cual minimiza los gastos.

¿Qué es una auditoria virtual?

Es la aplicación del procedimiento de auditoria según los estatutos considerados en las normas técnicas e internaciones, mediante un proceso controlado, sistemático, independiente y documental, realizado a través de medios tecnológicos y de forma online, con el objetivo primordial de determinar el grado de cumplimiento de los criterios a auditar.

En la última edición de la norma internacional ISO 19011:2018 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, se establece el concepto de auditoria virtual en su anexo A.16 Auditoría de actividades y ubicaciones virtuales, y se define que debe seguir el proceso estándar de cualquier auditoría, solo que, a la vez se usa la tecnología para verificar las evidencias objetivas, en este sentido se establecen dos tipos de auditorías:

• Auditoria Virtual con interacción humana: Representa las auditorias que requieren la interacción del equipo auditor y el personal auditado mediante herramientas tecnológicas de comunicación y a tiempo real.
• Auditoria Virtual sin interacción humana: Este tipo de auditoria elimina la interacción con el personal de la organización a auditar, ya que, se hace solo con los equipos, documentos e infraestructura tecnológica.

¿Cuáles son los principales beneficios de realizar auditorías virtuales?

Existen múltiples beneficios en la implementación de una auditoria virtual en una organización, a continuación, se refieren siete (7) beneficios imperdibles que se obtienen a través de esta nueva vertiente:

Ahorro de dinero y tiempo

Toda la información necesaria para realizar el proceso de auditoria debe estar disponible en la nube, por ello, los costos financieros sin duda representan la mayor ventaja, dado que, se ahorra en tiempo y gastos de traslado del personal auditor.

Eliminación de traslados nacionales e internacionales

En algunas oportunidades, existen lugares de difícil accesibilidad, bien sea, por razones de ubicación, por protocolos de seguridad internos de la organización o simplemente por auditorias que se requieren a nivel internacional, necesitando de visas y/o permisos especiales, para ello al realizar este procedimiento de forma virtual se suprimen totalmente este tipo de acciones.

Optimización en el servicio

El grupo auditor aumentara su eficiencia, considerando que desarrollaran sus actividades desde la comodidad de su lugar de trabajo, disponiendo así, de todas las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones de una mejor forma logrando de esta manera una mayor productividad. Mediante la evaluación objetiva de las competencias y habilidades necesarias para optimizar el servicio en próximas auditorias.

Incremento de los protocolos de seguridad de la información

Debido a que todo el proceso de auditoria debe realizarse virtualmente, se necesita que la información este totalmente resguardada mediante un protocolo de seguridad que garantice la integridad y confidencialidad de los datos, para ello, la organización debe reestructurar todo el sistema de seguridad de la información.

Aumento del uso de herramientas TICs

Es necesario que tanto el personal auditor como los colaboradores de la organización, manejen eficazmente todas las herramientas tecnológicas requeridas en el proceso de auditoría, por ello se debe implementar una mayor capacitación en esta área, para garantizar las competencias y habilidades necesarias de todas las personas involucradas, ya que, las reuniones y entrevistas se realizan de forma online por medio de plataformas como Skype, Google Meet, Zoom, Jitsi Meet y Whereby, las cuales son utilizadas con regularidad.

Mejora la coordinación en las fechas de reuniones

Todas las actividades que se planifiquen para las auditorias, se pueden ajustar de forma óptima según la disponibilidad de todo el personal clave involucrado, minimizando las brechas de diferencias horarias y distancia.

Disminución de logística

Para el desarrollo del proceso de auditoria en una organización, se necesita tener disponibilidad de equipos, materiales y un espacio destinado como lo son las salas de conferencia, además de la posibilidad de ser interrumpidos por el flujo de trabajo de los colaboradores, por ello, al realizar este proceso de forma online no se requerirá de ningún tipo de logística, salvo las herramientas tecnológicas necesarias para tal fin.

En este contexto, las auditorias virtuales, evitan el uso de un sin número de recursos, minimizando los costos financieros y optimizando los procesos de revisión documental previo y posterior a la auditoria, sin mencionar, la ventaja de contar con un sistema de seguridad de la información que controle el acceso a los datos y la navegación, además de, realizarse desde cualquier lugar, sin que la ubicación de la organización auditada represente una limitación.

Finalmente, debido a que uso de la auditoria virtual viene en aumento, las entidades u organismos de certificación deben adaptarse a este nuevo escenario, teniendo en cuenta que existen normas que definen las directrices necesarias para auditar de forma online los sistemas de gestión en una organización, como lo tipifica la última versión de la norma internacional ISO 19011:2018, con el objetivo de poder llevar a cabo esta transición de forma personal a electrónica.

Plataforma digital para la realización de auditorías virtuales

El Software ISOTools es totalmente recomendado para las empresas que quieran los óptimos resultados en la realización de auditorías virtuales de sistemas de gestión basados en norma ISO.

Es decir, agiliza y optimiza los procesos de manera que se reduce el tiempo dedicado al sistema de gestión, pudiendo llevar a cabo su seguimiento sin miedo a no superar la auditoría, ya sea interna o de certificación.