El proceso de evaluación EFQM: definición de puntos fuertes y áreas de mejora

Evaluación EFQM

El proceso de evaluación EFQM tiene dos versiones, según si se lleva a cabo mediante la utilización de memoria o si se lleva a cabo de forma directa sobre la organización. Otra variable que hace que se modifique dicho proceso es si la evaluación tiene el objetivo de obtener un sello de excelencia en la gestión o bien si simplemente utiliza como herramienta interna la mejora. En la utilización de un modelo como herramienta de mejora interna, cabe la posibilidad de realizar una evaluación EFQM realizada con personal interno o con personal externo.

El proceso de evaluación, ya sea interno o externo, y utilizado para obtener un sello de excelencia, siempre debe cumplir con el proceso establecido.

Se deberán realizar dos tipos de evaluaciones, una cualitativa, en la que se describan los puntos fuertes y áreas de mejora que son detectadas durante la evaluación de la empresa, y una evaluación cuantitativa, en la que se decida la puntuación. Finalmente, se identifican los temas que se van a tratar durante la visita a las instalaciones de la empresa.

Cuando se practica la evaluación individual, se deberá realizar una ejecución puesta en común de todo el equipo que realiza la evaluación. El fin perseguido es llegar a un buen consenso final.

Una organización que se presenta para obtener un sello EFQM deberá elaborar una memoria descriptiva de cada uno de los subcriterios del modelo EFQM. Esta memoria será objetivo de evaluación por parte del equipo evaluador.

¿Cuáles son las fases que lleva a cabo el evaluador?

Lectura detalla de la memoria de la organización

Cada uno de los evaluadores deberá realizar una memoria de la empresa a la que evalúa.

Detección y definición de los puntos fuertes y áreas de mejora.

Siguiendo el orden establecido por la memoria, de la comparación entre la orientación que el subcriterio lleva a cabo en el modelo EFQM y la descripción del subcriterio de la memoria, se detectan primero y después se redacta el informe con las áreas de mejora y los puntos fuertes.

Puntuación de cada subcriterio

El evaluador, siguiendo el proceso, deberá realizar una puntuación de cada uno de los subcriterios establecidos en la memoria de la empresa y aplica las diferentes matrices de evaluación.

Identificación de los puntos de vista

Los temas que se deben identificar para llevar a cabo la visita se encuentran destinados a verificar lo que se encuentra en la memoria, a aclarar lo que no está claro en la memoria, a comprobar los diferentes enfoques y a comprobar si la empresa puede o no servir de modelo de referencia en algún aspecto. Por esto, el evaluador tiene que describir para cada subcriterio los aspectos que deberá proponer para que se tengan en cuenta. A la hora de seleccionar los temas para la visita, el evaluador puede preguntarse como afectará la contestación del representante de la empresa a este tema según los puntos fuertes y las áreas de mejora.

¿Cuáles son las fases que lleva a cabo el equipo evaluador?

Reunión de consenso de resultados

Se lleva a cabo el consenso, ya que todo el equipo evaluador, donde la figura del evaluador líder, se hace imprescindible, debido a que dirige el proceso y coordina el equipo.

Elaborar un plan de visita

El equipo evaluador, liderado siempre por un evaluador senior, define el plan de evaluación in situ, que contendrá todos los aspectos críticos según la evaluación documental llevada a cabo. Se establecerá la información mínima necesaria para que el equipo directivo de la empresa evaluado se pueda programar. Se solicitará establecer una sala para llevar a cabo la reunión del equipo evaluador.

Evaluación in situ o visita al centro de trabajo

El equipo evaluador se presenta en las instalaciones de la empresa con el objetivo de la visita de confirmar la validez de la memoria de evaluación. Es necesario hacerse a la idea del clima laboral de la empresa. Todos los datos que se consigan en la visita servirán para conseguir la puntuación final de la organización y ayudar a conseguir las evidencias necesarias con las que proporcionar a la empresa evaluada un informe en la que se aporte el máximo valor.

Elaborar el informe final

Cuando se realiza la visita y las comprobaciones pertinentes, el equipo evaluador dirigido por el evaluador principal será el encargado de redactar el informe final. Servirá de base para la introducción al informe final. Dicha introducción incluye las cuestiones fundamentales que subyacen y caracterizan el rendimiento de una empresa.

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