Transformación Digital HSE: Gestión de Contratistas/CAE

Gestión de Contratistas/CAE

Cada día las relaciones interorganizacionales en la relación clientes-proveedor-contratista, son mucho más estrechas y la eficiencia que el mercado demanda, nos hace estar sujeto a una gestión de colaboración entre unos y otros.

En el mundo de la seguridad y salud en el trabajo, dichas relaciones se han gestionado de forma tradicional mediante la Coordinación de las Acciones Empresariales, de ahí la importancia de la gestión de contratistas/CAE.

El CAE, en España, el Real Decreto 171/2004, desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.

Por lo que podemos resumir que la coordinación de las actividades empresariales en el marco de la Seguridad y salud en el trabajo, como aquellas disposiciones de coordinación que los distintos responsables establecen para que la integridad de la salud de los trabajadores se atienda desde el punto de vista preventivo.

En cuanto a la gestión de contratistas se puede contemplar la coordinación de las actividades empresariales, pero también aspectos de la propia gestión como los requisitos que se tienen que presentar para poder iniciar una actividad, las demandas de acciones respecto a eventos de riesgos, o bien en la colaboración durante la investigación de accidentes.

La gestión de contratistas/CAE es necesario que las empresas contratistas entre dentro de los programas de auditorías y en los planes, de forma que pueda establecer una operación que se encuentra desempeñando y los cumplimientos con respecto a todos los requisitos.

Riesgos

El análisis de peligros y la evaluación de los riesgos, es necesario que se contemple la gestión de contratistas/CAE ya que se encuentran dentro de la operación y pueden existir accidentes que están relacionados con causas personales u organizacionales.

Los planes de acción que se derivan de los hallazgos, de los accidentes, del cumplimiento legal, etc. es necesario que se encuentren contemplados por parte de las organizaciones contratistas, de forma que se permita establecer y realizar seguimiento a los mismos.

El control de entradas y salidas de contratistas también es un factor muy importante, ya que no es posible aplicar las medidas oportunas si no sabemos que el contratista ha accedido a la organización. Esta vigilancia toma mucha relevancia en la circunstancia en la que estamos en estos momentos con respecto al COVID-19.

Con el software ISOTools se pueden llevar a cabo la gestión de contratistas/CAE de una forma mucho más automatizada y sencilla. Queremos explicarle el funcionamiento de la herramienta, aunque nos gustaría indicarle que hablamos de una herramienta totalmente parametrizable según el procedimiento que ustedes sigan en su organización.

ISOTools cuenta con una aplicación denominada Gestión de contratistas. Si accedemos a dicha aplicación encontramos un panel de control primario en el que podemos observar la gestión que realiza de los contratistas de una forma rápida. Además, la persona responsable de ciertos contratistas cuando acceda solo podrá ver esos contratistas, evitando que la información pueda ser vista por una persona que no deba y permite que la persona responsable solo se centre en su trabajo. Con un sistema de semáforo podrá ver si se llevan a cabo los requisitos, el estado, etc. esto también hace que el trabajo sea mucho más fácil de llevar a cabo y se pueda visualizar de una forma rápida.

Gestión de Contratistas/CAE – Gestión de contratistas

Cuando queremos añadir un nuevo contratista introducimos cierta información básica, pero a lo largo del tiempo podemos ir rellenando dicha información. La herramienta nos va indicando la información que necesitamos para tenerla completa.

Gestión de Contratistas/CAE – Gestión de contratistas

Vamos a ver el ejemplo de los requisitos, ya que es algo muy interesante. Se pueden ir introduciendo requisitos, indicar cual ha sido la fecha de emisión, la fecha de entrega, la fecha de vencimiento, cual sería la siguiente renovación y el estado. Todas las fechas indicadas nos ofrecen alarmas para que no haga falta que accedamos a revisar todos los días para ver la fecha en la que cumple una fecha. Esta alarma llega tanto al responsable del contratista como al contratista, para que facilite la documentación necesaria. De esta forma tendremos un control muy exhaustivo de los contratistas.

Toda esta información puede ser visualizada en forma de gráfico, tanto los requisitos como los pendientes.

Gestión de Contratistas/CAE – Gestión de contratistas

Esto también facilita mucho la labor a la hora de presentar informes a los superiores, ya que se pueden utilizar diferentes filtros con los que obtener la información que se necesite en cada momento.

En cuanto a la comunicación, siendo uno de los temas más importantes de la organización, ISOTools dispone de una herramienta en la que se establecen los requisitos que hemos decidido definir y se puede ir rellenado con la información solicitada.

En este ejemplo vemos como tenemos los datos de un trabajador y respondemos a un check list sobre los síntomas que se pueden presentar por el COVID-19.

Gestión de Contratistas/CAE – Requisitos

El software ISOTools es una herramienta que permite conseguir la excelencia a las empresas, ya que, mediante las nuevas tecnologías ligadas a los enfoques a procesos, enfoque a resultados y el enfoque estratégico de las organizaciones se puede llevar a cabo una gestión excelente ligada a la seguridad y salud en el trabajo.